Как уже говорилось выше, каждый раздел Единого государственного реестра прав идентифицируется кадастровым номером, который соответствует кадастровому номеру объекта. Отсутствие кадастрового номера объекта недвижимости не является основанием для отказа в государственной регистрации прав. В этом случае идентификация объекта осуществляется по условному номеру, который присваивается учреждением юстиции по регистрации прав и определение структуры и порядка присвоения которого отнесено к компетенции субъекта Российской Федерации.

Ст.12 ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» устанавливает, что каждый раздел Единого государственного реестра прав состоит из трех подразделов, в которые вносится строго определенная информация.

Подраздел I содержит краткое описание объекта недвижимого имущества на основании документов, удостоверенных организациями, осуществляющими кадастровый и технический учет объектов недвижимости на территории регистрационного округа.

Существует 4 формы подраздела I: для земельного участка; здания или сооружения; жилого, нежилого помещения и прочих составляющих здания или сооружения; участка лесного фонда.

Если объект прекращает свое существование (например, в связи со слиянием объектов), то связанный с ним раздел Единого государственного реестра прав закрывается, на листе реестра проставляется штамп о ликвидации объекта, в котором указываются дата ликвидации и имя регистратора, заверенные его подписью, а в графу «Запись о ликвидации (преобразовании) объекта» заносятся реквизиты документов, на основании которых происходит закрытие раздела.

Подраздел II формируется из записей о праве собственности и об иных вещных правах на основании сведений, содержащихся в правоустанавливающих документах.

В данном подразделе присутствуют следующие графы:

- «номер регистрации» - данный номер присваивается отдельно каждому регистрационному действию и формируется при приеме документов на государственную регистрацию прав на основе входящего номера, указанного в книге учета входящих документов; записывается следующим образом: номер субъекта Российской Федерации – номер регистрационного округа – номер книги учета входящих документов – порядковый номер записи в книге учета входящих документов (например, 18-01.26-13/2001-12);

- «вид права» (указывается право собственности или иные вещные права);

- «доля» (заполняется, если объект находится в общей долевой собственности);

- «правообладатель» – в этой графе, если владельцем права является физическое лицо, указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, адрес постоянного места жительства; если же владельцем права является юридическое лицо, то указываются его полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического местонахождения;

- «документы-основания» (указываются основные реквизиты тех правоустанавливающих документов, на основании которых принято решение о государственной регистрации).

В случае если объект находится в общей долевой собственности, то право каждого сособственника регистрируется в Едином государственном реестре прав в виде отдельной записи, если же регистрируется право общей совместной собственности, то все сособственники указываются в одной записи.

В подраздел III вносятся записи об ограничениях (обременениях) вещных прав. Этот подраздел разбит на специальные части, каждая из которых заполняется по мере регистрации соответствующих ограничений (обременений) прав:

- подраздел III-1 – для записей об аренде;

- подраздел III-2 – для записей об ипотеке;

- подраздел III-3 – для записей о сервитуте;

- подраздел III-4 – для записей о сделках;

- подраздел III-5 – для записей об аресте (запрещении заключения сделок с имуществом);

- подраздел III-6 – для записей о прочих ограничениях (обременениях);

- подраздел III-7 – для записей о безвозмездном пользовании участком лесного фонда (леса).

На листе записей об аренде заносятся данные об арендуемом объекте недвижимости или его части (в случае аренды участка лесного фонда также указываются виды лесопользования), сроке аренды, арендодателе и арендаторе.

На листе записей об ипотеке заносятся данные о заложенном объекте недвижимости, сроке ипотеки, сумме обеспеченного залогом обязательства или данные о порядке и условиях определения этой суммы, залогодателе и залогодержателе.

На листе записей о сервитуте заносятся данные об объекте и условиях сервитута, сроке сервитута, гражданине, юридическом лице или объекте, в пользу которого установлено право ограниченного пользования.

На листе записей о сделках заносятся данные об объекте недвижимого имущества, с которым совершается сделка, цене сделки (на основании договора), указываются стороны сделки и сторона, для которой право может наступить при выполнении условий сделки, а также условия сделки, в результате которых может возникнуть или прекратиться право, подлежащее государственной регистрации.

На листе записей об аресте заносятся данные о содержании ареста (запрещения заключения сделок с имуществом), лице, в отношении которого действует наложенный арест.

Лист записей о прочих ограничениях (обременениях) предназначен для регистрации иных видов ограничений (обременений), которые не вошли в иные части подраздела III, например, о регистрации доверительного управления имуществом, опеки, связанной с недвижимым имуществом и т.п. В него заносятся данные о содержании ограничения (обременения), его сроке, лице, права которого обременяются (ограничиваются), и о лице, в пользу которого ограничиваются (обременяются) права.

При регистрации договора концессии (безвозмездного пользования) участка лесного фонда на листе записей о безвозмездном пользовании участком лесного фонда (леса) указываются данные о сроке концессии, лесхозе, лесопользователе, а также видах лесопользования.

В случае прекращения права или ограничения (обременения) права на листах реестра в графе «Особые отметки регистратора» проставляется штамп погашения регистрационной записи. Если при этом регистрируется переход права, то в штампе погашения указываются номера листов реестра, на которых зарегистрирован этот переход. Если же право либо ограничение (обременение) права прекращается полностью и без перехода к новому правообладателю, ссылка на новую регистрационную запись не проставляется. При этом в Единый государственный реестр прав вносится запись о прекращении права, ограничения (обременения) права, в которой, в графе «Документы-основания», указывается сведения о документах, на основании которых было прекращено право или ограничение (обременение).

Правила ведения Единого государственного реестра прав предусматривают также внесение записей об изменениях, не влекущих за собой прекращения или перехода права. Для этих целей предусмотрен специальный лист, на который и вносятся такие сведения. К таким сведениям, в частности, относятся перемена фамилии, имени, отчества, места жительства физического лица, наименования юридического лица или его юридического адреса, уточнения площади объекта, изменения при незначительной конструкции здания и пр.

Для внесения сведений об изменениях, не влекущих за собой прекращения или перехода права, на листе, к которому относится изменение, в графе «Особые отметки регистратора» проставляется штамп о внесении изменений в регистрационную запись. На штампе указываются дата внесения изменений и имя регистратора, заверенные его подписью. При внесении еще одного изменения ставится дополнительный штамп о внесении изменений.

На каждый объект недвижимого имущества открывается дело правоустанавливающих документов. В дело помещаются все документы, поступающие для государственной регистрации на этот объект.

Следует отметить, что в деле хранятся, в основном, копии документов, поскольку п.5 ст.18 ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» установлено, что после государственной регистрации подлинник возвращается заявителю. Документы подшиваются в дело по мере их поступления. Наличие документа в деле отражается в описи, находящейся в деле. Если один и тот же документ следует поместить в несколько дел, то документ может быть помещен в одно из дел, а в другом ставится отметка о том, где хранится недостающий документ. Дела правоустанавливающих документов также идентифицируются кадастровым номером объекта, а, кроме того, дополнительно могут идентифицироваться и его адресом. )