Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в течение квартала.

В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги.

Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон сделки.

Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки, перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени отчет содержит информацию только по "открытым" сделки.

При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их исполнения.

Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий. Наиболее важными являются следующие группы:

· платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право собственности на проданные им ценные бумаги;

· ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках).

Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок существует риск непоставки/неплатежа.

Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того, бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует получение и списание денежных средств с бухгалтерией.

Как только все стадии расчетов по сделке выполнены, сделка считается завершенной и должна быть исключена из журнала незавершенных сделок.

В журнале отражены все "открытые" сделки, существуюшие на данный момент времени.

В целях получения наиболее полной картины обо всех открытых сделках предлагается объединить в одном журнале покупки и продажи, так как стадии расчетов по ним одинаковы, но осуществляются в другой очередности. При возрастании объема операций компания может предпочесть отслеживать открытые покупки и открытые продажи раздельно .

При начальном занесении в отчет данных об открытой сделке заполняются следующие поля:

· дата сделки;

· номер контракта;

· тип сделки (покупка/продажа);

· номер счета клиента/ контрагента;

· количество ценных бумаг;

· код ценной бумаги;

· наименование ценной бумаги;

· итоговая сумма сделки.

Данные для перечисленных выше полей поступают из тикета. Итоговая сумма калькулируется в журнале сделок.

Каждое из последующих пяти полей журнала отражает стадию расчетов по сделке:

· подготовка контракта (составление и заполнение характеристик сделки);

· документы для перерегистрации (даты подготовки и отправки контрагенту пакета документов, необходимых для перерегистрации права собственности в реестре, или даты получения этих документов от контрагента в зависимости от того, кто из сторон осуществляет перерегистрацию);

· перерегистрация ценных бумаг (сторона сделки, ответственная за перерегистрацию ценных бумаг);

· оплата итоговой суммы сделки (сторона сделки, осуществляющая оплату итоговой суммы сделки);

· оплата регистрационного сбора (сторона сделки, ответственная за оплату полной суммы регистрационного сбора в реестр).

Каждое из вышеперечисленных полей, соответствующих стадиям расчетов по сделкам, подразделяется на три части, содержащие следующие данные:

· сторона, ответственная за осуществление данной стадии;

· плановая дата осуществления данной стадии в соответствии с условиями сделки;

· дата фактического исполнения данной стадии расчетов.

Журнал незавершенных сделок может быть организаван следующим образом:

Рассмотрим заполнение журнала на примере, использованном ранее:

10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у компании Нева Плюс (№ контракта - 1846). Перерегистрацию акций осуществляет компания Нева Плюс. Компания Пример-Инвест предполагает подготовить контракт 11 июня, перерегистрация планируется на 13 июня, оплата суммы сделки - на 15 июня.

Рассмотрим Журнал незавершенных сделок компании Пример-Инвест.