Журнал сделок является ежедневным журналом, в котором фиксируется основная информация о заключенных компанией сделках. Журнал объединяет записи о дилерских и брокерских операциях.

Источником данных для осуществления записей в журнал сделок является тикет.

Каждой заключенной сделке соответствует одна запись в журнале сделок. Информация о сделках заносится в журнал в день совершения сделки в хронологическом порядке.

Журнал сделок должен содержать следующую информацию о сделке:

Дата сделки

Дата подписания договора

Дата перерегистрации ценных бумаг

Дата оплаты суммы сделки (дата прихода денежных средств на счет продавца)

№ договора

Наименование продавца

№ счета продавца в системе внутреннего учета

Наименование покупателя

№ счета покупателя в системе внутреннего учета

Ценная бумага

Цена

Валюта платежа

Количество ценных бумаг

Общая сумма сделки

Брокерская комиссия

Регистрационный сбор

Итоговая сумма сделки

Централизованные архивы бэк-офиса включают картотеку имен и адресов, картотеку ценных бумаг и Архив операций. Централизованные архивы ведутся с целью обеспечения хранения информации, необходимой для многих сделок, в удобном для доступа месте.

Картотека имен и адресов содержит информацию о всех клиентах и контрагентах компании.

Картотек ценных бумаг содержит информацию о всех ценных бумагах, с которыми компания проводит операции от собственного имени или от имени клиентов.

Архив операций содержит информацию обо всех операциях, включая сделки, получение и выплату денежных средств и движение ценных бумаг.

Картотека имен и адресов клиентов содержит подробную информацию о клиентах брокерской или дилерской компании, необходимую для проведения операций на рынке. При внесении данных в картотеку имен и адресов каждому клиенту присваивается индивидуальный номер счета, который используется во всех остальных документах.

Картотека имен и адресов клиентов содержит следующую информацию, необходимую для обслуживания счета:

полное наименование клиента,

номер и тип счета,

юридический и почтовый адрес,

номера паспортов для клиентов - физических лиц,

номер лицензии на проведение операций с ценными бумагами для юридических лиц (при необходимости),

реквизиты банковского счета клиента,

инвестиционные инструкции,

налоговый статус клиента,

инструкции по осуществлению налоговых платежей от имени клиента (при необходимости),

общая финансовая информация о клиенте,

другая необходимая информация.

Информация картотеки используется для контроля правильности внесения информации о клиенте в журналы учета при осуществлении операций с клиентом.

Картотека имен и адресов является удобным инструментом для обобщения информации о клиентах. Она может быть использован бэк-офисом для отслеживания кредитоспособности и надежности клиента.

Картотека ценных бумаг предназначен для хранения справочной информации о ценных бумагах, которыми оперирует компания. По мере появления новых ценных бумаг на рынке или по мере поступления распоряжений от клиентов на сделки с новыми для компании ценными бумагами, производятся пополнения файла ценных бумаг.

Информация картотеки может использоваться как:

· Общая информация об эмитенте и/или ценных бумагах;

· Вспомогательный файл для автоматической системы обработки сделок;

Запись в картотеке ценных бумаг содержит

Название ценной бумаги,

Идентификационный номер ценной бумаги,

Символ, приписанный ценной бумаге в торговой системе,

Тип ценной бумаги (акции, корпоративные облигации, государственные облигации, муниципальные облигации, векселя и др.)

Код допуска клиринговой компании/ депозитария,

Дивиденды и проценты,

Специальная информация по облигациям:

- дата погашения,

- купонный доход

- даты выплат,

Информация о корпоративных действиях.

В данном архиве содержится основная информация, относящаяся к завершенным операциям компании. Файл содержит хронологическую информацию о совершенных операциях, полученых и выплаченных денежных средствах, движениях ценных бумаг.

Конкретная форма представления пи хранения информации в файле (или группе файлов, составляющих архив) определяется компаниями самостоятельно.

Архив сделок содержит основную информацию о всех завершенных сделках. Записи в архив заносятся после завершения расчетов по сделке.

Информация, содержащаяся в Архиве сделок, должна соответствовать информации Журнала сделок (см. главу 3). Помимо информации, содержащейся в Журнале сделок, архив содержит следующие данные:

Фактическую сумму оплаты по сделке,

Фактическую дату получения денежных средств,

Фактическую дату совершения перерегистрации,

Штрафы и пени уплаченные и полученные.

Этот файл содержит информацию о всех платежах и поступениях компании по огперациям с ценными бумагами, т.е. о платежах, относящихся к сделкам, а также о получении и выплате денежных средств от клиентов, с которыми заключены договора на управление средствами, начислении и выплаты дивидендов или процентов и т.д. Архив движения денежных средств ведется на основе информации, получаемой из журналов учета движения денежных средств.

Архив движения ценных бумаг содержит информацию обо всех изменениях количества или местонахождения ценных бумаг, принадлежащих компании или ценных бумаг, учитываемых брокером от имени клиентов. Эти изменения включают получение и отправку документов, необходимых для перерегистрации права собственности на ценные бумаги, получение выписок из реестра, подтверждающих осуществление перерегистрации, поставку и получение ценных бумаг, операции кредитования ценными бумагами, сделки РЕПО и обратного РЕПО, корпоративные действия и др.

Архив движения ценных бумаг аналогично другим архивам отражает завершенные опреации.

Для обеспечения своевременного и правильного учета и отчетности по операциям с ценными бумагами бэк-офис открывает и ведет счета внутреннего учета движения денежных средств и ценных бумаг. Правила и процедуры синтетического и аналитического учета по этим счетам определяются каждой компанией на базе Положения о внутренней учетной политике. Положение о внутренней учетной политике определяет основные правила учета в бэк-офисе, план счетов внутреннего учета, их корреспонденцию, нумерацию открываемых счетов и их названия. Данное положение разрабатывается специалистами бэк-офиса в зависимости от специфики деятельности компании и основывается на общепринятых принципах бухгалтерского учета, а также специальных потребностей учета компании.

Счета внутреннего учета используются только в рамках бэк-офиса. Счета внутреннего учета должны удовлетворять требованию корректного отражения сути операций с ценными бумагами. Их конкретный состав определяется компанией самостоятельно.

В рамках внутреннего Плана счетов каждому клиенту и контрагенту компании присваивается индивидуальный номер. Каждая ценная бумага в разрезе счетов также получает индивидуальный номер.

Ниже предложен образец внутреннего плана счетов, комментарии к нему и корреспонденция счетов.

¨ Счета денежных средств, доходов и расходов:

"Касса"

"Расчетный счет" )