Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт) организационно подразделяется на три направления:

- Торговые подразделения (“Фронт-офис”),

- Бэк-офис,

- Бухгалтерия.

Место бэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:

оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,

внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),

формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,

предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.

Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.

Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-офис не «дает» прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного «товара», но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К тому же компания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса продает клиенту «качественное» исполнение его поручений и, таким образом, обеспечивает компании хорошую репутацию.

Бэк-офис, выполняя вышеуказанные функции, заносит информацию в систему взаимосвязанных регистров внутреннего учета, обеспечивающих осуществление оперативного учета операций с ценными бумагами. Учет операций в бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бумаг. Он основан на более широкой, нежели в бухгалтерии, информационной базе, поэтому система книг и журналов учета бэк-офиса существует независимо от бухгалтерии.

Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеют обособленный бэк-офис с разделением на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы, связанные с исполнением документов и их учетом, поскольку каждый этап прохождения сделки связан с формированием, получением и отправкой определенных документов.

Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами в общем виде включает в себя:

1. Документарное оформление сделки.

2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке, а именно:

перерегистрация (поставка) ценных бумаг,

организация своевременной оплаты по договору.

3. Контроль за исполнением сделки.

4. Внутренний учет операций и этапов их прохождения.

5. Передача первичных документов в соответствующие подразделения.

6. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответствующие подразделения для принятия оперативных управленческих решений.

7. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам.

Из анализа технологического процесса видно, что он непосредственно связан с технологией прохождения документов, т.е. с документооборотом. ГОСТ определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз и является одной из основных задач, стоящих перед бэк-офисом.

Процесс прохождения документов по сделке достаточно жестко регламентирован и предельно короток. Поэтому именно от качества организации документооборота зависит не только работа самого бэк-офиса, но и всей компании в целом, т.к. именно документооборот по сделке является составной частью основной деятельности брокерских и дилерских компаний.

Для того, чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необходимо определить и проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы, определить документы, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки, а затем «построить конвейер» по прохождению документов, большинство из которых являются основанием для записей в регистрах внутреннего учета.

Для примера рассмотрим операции по купле-продаже акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий).

Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным этапом, зависят от характера контрагента (физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент или нерезидент), от условий исполнения обязательств по сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и от места заключения сделки (определят порядок и процедуру подписания и исполнения договора), от места учета прав по ценным бумагам (регистратор, депозитарий, номинальный держатель), а так же от наличия счета в системе учета прав по ценным бумагам и др.

Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг у юридического лица - резидента, заключенную в РТС (Российской Торговой Системе), в результате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системе учета регистратора. В данном случае у нас возникает обязательство по оплате, у контрагента - по поставке ценных бумаг. При этом «готовит» договор, регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав по ценным бумагам контрагент.

Исполнение нами обязательств по данной сделке (покупка - перерегистрирует контрагент) можно разбить на следующие основные этапы:

1. Заключение сделки торговым отделом.

2. Отправка подтверждения сделки.

3. Подписание договора и передаточного распоряжения.

4. Передача необходимых для перерегистрации документов.

5. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации.

6. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.

7. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.

8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации.

В зависимости от порядка исполнения обязательств (предпоставка или предоплата) изменится порядок прохождения этапов.

Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае, если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель (покупка - перерегистрируем мы):

1. Заключение сделки торговым отделом.

2. Отправка подтверждения сделки.

3. Подписание договора и передаточного распоряжения.

4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов.

5. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов.

6. Получение от регистратора счета на оплату услуг.

7. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета.

8. Оплата счета на перерегистрацию

9. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг.

10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ.

11. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации.

12. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.

13. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.

Аналогично рассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг.

Продажа - перерегистрируем мы:

1. Заключение сделки торговым отделом.

2. Получение подтверждения сделки.

3. Оформление договора и передаточного распоряжения.

4. Подписание договора и передаточного распоряжения.

5. Получение необходимых для перерегистрации документов.

6. Регистрация сделки в инвестиционном институте.

7. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов.

8. Получение от регистратора счета на оплату услуг.

9. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета.

10. Оплата счета на перерегистрацию.

11. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг.

12. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. )