В описи грузоотправитель указывает станцию отправления и назначения, отправителя и получателя, род упаковки, отличительные знаки, объявленную ценность и название предметов, упакованных в каждом месте, их число и ценность каждого. В конце описи указывается общая сумма объявленной ценности. Опись подписывается грузоотправителем. В приеме описи в ней расписывается товарный кассир, который одновременно проставляет номер перевозочного документа и календарный штемпель. Один из двух экземпляров описи возвращают грузоотправителю, второй остается в делах станции и всегда может быть затребован службой грузовой и коммерческой работы дороги назначения. Заполненную накладную отправитель обязан до предъявления груза к перевозке предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и погрузку. Порядок визирования устанавливается начальником станции. Обычно накладные представляют в товарную контору, а их визирование производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой. Прежде чем завизировать накладную, станция должна тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют: предусмотрена ли перевозка данного груза планом и заданием, соответствует ли наименование станции и дороги назначения Тарифному руководству № 4 (кн. 2) и открыта ли эта станция для выполнения коммерческих операций с данным грузом; нет ли временного запрещения или ограничения перевозки груза на данную станцию; полноту сведений о наименовании грузополучателя, его адресе, коде; соответствует ли наименование груза Тарифному руководству. Если, согласно Правилам, к накладной должны быть приложены сопроводительные документы, то проверяется наличие их и отметок о них в накладной. При визировании накладной в соответствующих графах указывают номер плана, в счет которого принимается груз, дату ввоза и погрузки груза. Указанные данные заверяются подписью начальника станции или работника, визирующего накладную, после этого она возвращается грузоотправителю. Грузы могут предъявляться отправителем к перевозке как на местах общего, так и необщего пользования. Завоз груза на места общего пользования и прием его к перевозке производятся отправителем по предварительно завизированной накладной. Завезенный груз вместе с накладной предъявляется приемосдатчику станции, который проверяет наличие на ней визы. Тщательным наружным осмотром он должен убедиться в том, что предъявленный груз и его количество соответствуют данным, указанным в накладной, а упаковка не вызывает опасений в утрате, порче или повреждении груза. Одновременно с осмотром грузовых мест проверяют наличие. на них транспортной маркировки. При приеме к перевозке домашних вещей приемосдатчик обязан проверить (перевеской на весах) массу грузовых мест, которая должна указываться в накладной отдельной строкой по каждому наименованию вещей. О приеме груза к перевозке приемосдатчик записывает в книгу приема груза к отправлению (форма ГУ-34). По окончании указанных операций приемосдатчик на оборотной стороне накладной в графе «Ввоз груза по частям» записывает данные о ввозе груза, удостоверяя их своей подписью, и пересылает ее в товарную контору. В соответствии с Уставом при сдаче грузоотправителем и приеме дорогой к перевозке груза должна быть определена и указана в накладной его масса. В зависимости от вида груза его масса может быть определена следующими способами: на весах, по трафарету, по стандарту, расчетным путем, по обмеру и условно. .Масса тарных и штучных грузов определяется только по трафарету, который должен быть нанесен отправителем на грузовых местах до предъявления их к перевозке. Масса грузов, перевозимых насыпью или навалом, определяется взвешиванием на вагонных или элеваторных весах. В случае отсутствия вагонных весов масса грузов, перевозимых навалом, определяется по обмеру или расчетным путем. Массу по обмеру определяют по специальным таблицам. Определение массы грузов, перевозимых наливом в цистернах, производится путем взвешивания или по обмеру, путем замера высоты налива и установления объема налитого груза с применением специальных калибровочных таблиц, издаваемых МПС. При этом масса нефтепродуктов определяется только по замеру, пищевых грузов — на вагонных весах, а при отсутствии их — на товарных весах. При определении массы по замеру отправитель обязан указать в накладной высоту налива, температуру и плотность продукта. Масса грузов, перевозимых в бункерных полувагонах, лесных грузов и дров определяется условно. Способ определения массы груза отправитель обязан указать в соответствующей графе накладной, что имеет важное значение, поскольку в зависимости от этого устанавливается порядок выдачи груза получателю.

Масса груза определяется железной дорогой при погрузке на местах общего пользования, грузоотправителем — при погрузке на местах необщего пользования. Грузоотправители определяют массу грузов по трафарету, стандарту, расчетным путем, по обмеру или условно. Масса грузов в контейнерах определяется грузоотправителем. Грузоотправители и грузополучатели могут определять массу груза на любых типах весов, взвешивание же грузов железной дорогой или с ее участием должно осуществляться лишь на вагонных, товарных или элеваторных весах. При сдаче груза автотранспортной организации, осуществляющей централизованный вывоз, масса груза может определяться на автомобильных весах. Товарный кассир станции, получив накладную (комплект перевозочных документов), проверяет правильность оформления приема груза приемосдатчиком. При этом обращается внимание на соблюдение технической нормы загрузки вагона и на отметки приемосдатчика, принимавшего груз. На основании накладной заполняется дорожная ведомость. Дорожные ведомости являются бланками строгого учета, имеют строго последовательную типографскую нумерацию, серию, на них нанесено наименование дороги отправления. Комплект перевозочных документов (ф. ГУ-29-0) изготавливается без нумерации. После оформления перевозки и присвоения номера он считается бланком строгого учета. Каждому комплекту перевозочных документов присваивается восьмизначный номер по книге нумерации грузовых отправок. Книга нумерации имеет заранее внесенные восьмизначные номера грузовых отправок, причем для каждой станции они различны (неповторяющиеся). Оформляя накладную (комплект перевозочных документов), товарный кассир проставляет в графе «Место для особых отметок и штемпелей» отметки о порядке прикрытия вагона в составе поезда, об опасности груза, негабаритности и др. Заполняются данные о вагоне и технической норме загрузки, коды станции и дороги отправления при погрузке средствами дороги отправления. При нецентрализованных расчетах товарный кассир определяет причитающиеся за перевозку платежи (таксирует), взыскивает их с грузоотправителя по квитанции разных сборов (форма ГУ-57), делает об этом отметку в перевозочном документе, проставляет календарный штемпель станции отправления с датой приема груза к перевозке и выдает грузоотправителю квитанцию в приеме груза. При централизованных расчетах все платежи за перевозки грузов и дополнительные сборы начисляются технологическими центрами по обработке документов (техПД) или финансовыми службами через учреждения Центробанка. Накладные, дорожные ведомости и вагонные листы передают в техническую контору и отправляют с грузами на станцию назначения. Корешки дорожных ведомостей и квитанции в приеме груза прилагают к отчету о грузах, принятых к отправлению и погруженных в вагоны (ф. Ф0-4), составляют сопроводительную ведомость (ф. ГУ-4) и сопроводительную опись (ф. ФДУ-93) и пересылают в техПД. После таксировки отправок на каждого грузоотправителя в техПД составляют перечень перевозочных документов, подбирают к нему квитанции в приеме груза, в которых указаны суммы, предъявленные к оплате через госбанк, и высылают их в товарную контору станции отправления для вручения грузоотправителю. При централизованных расчетах особое значение приобретает предварительная таксировка перевозочных документов по заявкам грузоотправителя, передаваемым заблаговременно в товарную контору станции для последующей пересылки их в техПД. Данные предварительной таксировки, полученные из техПД, грузоотправитель переносит в перевозочный документ, а товарный кассир только сверяет данные таксировки и заверяет своей подписью и штемпелем. Квитанция в приеме груза сразу вручается грузоотправителю, в техПД высылается лишь корешок дорожной ведомости. Предварительные заявки рекомендуется подавать за пять дней до начала планового месяца. При нецентрализованных расчетах плата за перевозку груза взыскивается с грузоотправителя в товарной конторе станции отправления наличными деньгами, чеками или платежными поручениями, акцептованными (т. е. подтвержденными к платежу) госбанком. Предприятиям и организациям, имеющим постоянные расчеты по перевозкам со станциями, госбанк выдает лимитированные (на определенную сумму) и нелимитированные чековые книжки. При централизованных расчетах документами, подтверждающими право грузоотправителя рассчитываться за перевозки централизованно, являются справки госбанка или расписки формы ФДУ-89, выданные станцией или техПД взамен лимитированной справки госбанка. Для ряда массовых народнохозяйственных грузов (нефти, лесных грузов и др.), имеющих цены франко-станции назначения, когда расходы по перевозке несет грузоотправитель, наиболее эффективной формой централизованных расчетов является межведомственная централизация. Расчеты за перевозку грузов выполняются безакцептно, т. е. без подтверждения грузоотправителями и грузополучателями согласия на списание с их расчетных счетов причитающихся сумм через учреждения Центробанка. Отличительной особенностью межведомственных централизованных расчетов является то, что они предусматривают определение провозных платежей за перевозки не по каждому перевозочному документу, а в целом по указанным грузам, отгруженным в течение месяца. Основной способ расчетов — плановые платежи, сумму которых устанавливают на основании месячного плана перевозок и размеров платежей, полученных за предшествующий месяц, и перечисляют в виде аванса на счет дороги. В конце месяца авансовые и фактически начисленные суммы сверяются и по результатам сопоставления делается соответствующий перерасчет. )