Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу . Ежедневно в конце рабочего дня , кассир подсчитывает итоги операций за день , выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

-не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;

-не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;

-ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;

-иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

3.2Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 ”Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту -суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками:

Поступления наличных денег в кассу по чекам из банка:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 51 “Расчетный счет”.

Поступления в кассу по приходным кассовым ордерам суммы остатков подотчетных сумм:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Поступление в кассу за реализацию излишних неиспользованных МБП:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 48 “Реализация прочих активов”.

Поступление в кассу за реализацию готовой продукции и оказание услуг:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 46 “Реализация продукции (работ,услуг).

Выдача по расходным кассовым ордерам или другим , заменяющим их документам:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”,

70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,

76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.

73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

Кредит 50 “Касса”.

Депонирование не выданных вовремя сумм заработной платы:

Дебет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

Кредит 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”

Сдача выручки от реализации, депонированных сумм на счета в банках:

Дебет 51 “Расчетный счет”

Кредит 50 “Касса”.

Учет выявленной недостачи:

Дебет 84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”

Кредит 50 “Касса”.

Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”

Кредит 84 “Недостачи и потери от порчи ценностей”

Удержание недостачи из заработной платы :

Дебет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

Кредит 73”Расчеты с персоналом по прочим операциями”

Внесение суммы в погашение недостачи суммы в погашение недостачи в кассу:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

Установление излишков в кассе:

Дебет 50 “Касса”

Кредит 80 “Прибыли и убытки”.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:

Д-т сч.50 ”Касса”

К-т сч.68 ”Расчеты с бюджетом”, 80 ”Прибыли и убытки”.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

1. Д-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”

К-т сч.50 ”Касса”

2. Д-т сч.73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”

К-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.

3.3Учет подотчетных сумм.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели , на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например должны быть представлены в течении 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 “Материалы” , 26 “Общехозяйственные расходы” и др в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”. Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

3.4 Анализ учета подотчетных сумм.

За июль 1999г с кассы организации выдано в подотчет 360422.79 рублей которые практически все израсходованы. Значительные размеры этих расходов объясняются тем, что сфера деятельности организации расположена в радиусе приблизительно 500 километров, а также посменным характером работ. Значительная часть расходов приходится на приобретение ГСМ, учитывая вышеуказанную причину и большое количество механизмов и транспортных средств.

3.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами.

На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам на оплату расходов, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов: авансы на административно-хозяйственные операции расходы и служебные командировки. Авансы на служебные командировки выдаются при наличии командировочных удостоверений. При этом учитывается срок ее, стоимость проезда, сумма на оплату суточных по действующим нормам. Авансы на командировочные расходы должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии.

Могут быть выданы деньги в подотчет на командировочные расходы без наличия командировочного удостоверения, что классифицируется как выдача авансов на личные нужды и отвлекает денежные средства с оборота. Поэтому необходимо определить, имеются ли командировочные удостоверения на командирование работников, их срок, стоимость проезда, сумму на оплату суточных по действующим нормам; своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

В начале года руководитель предприятия определяет круг лиц, которым предоставлено право получать деньги в подотчет на хозяйственные цели, представительские расходы. За счет средств, полученных в подотчет, приобретают материальные ценности, оплачивают командировочные и другие расходы, обусловленные основной деятельностью. Выплаты по командировкам осуществляются в пределах норм, установленных Минфином РФ и дополнительно сверх норм. )