- установить места ее накопления;

- выявить потенциальные каналы утечки информации;

- получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;

- проанализировать соотношение затрат по использованию различных систем, обеспечивающих защиту секретной информации, и выбрать наиболее приемлемую;

- назначить людей, ответственных за каждый участок этой системы;

- составить график проверки состояния дел на участках.

Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя следующие организационные мероприятия:

- контроль помещений и оборудования (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль за посетителями);

- работа с персоналом ( беседы при приеме на работу, ознакомление вновь принятых с правилами защиты информации, обучению сохранению коммерческой тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, беседы с увольняющимися);

- организация работы с конфиденциальными с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);

- работа с конфиденциальной информацией, накопленной в компьютерах фирмы (создание систем защиты электронной информации от несанкционированного к ней доступа, обеспечение контроля за пользованием ЭВМ);

- защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).

Вышеизложенный план является примерным. Однако во всех случаях защиты коммерческой тайны необходимо обратить особое внимание на документы, поскольку в нашей стране основные объемы коммерческой информации хранят в документах.

Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено на столько, что оно станет невыгодным для похитителя.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила, которые сводятся к следующему:

- строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам;

- назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделения их соответствующими полномочиями;

- разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;

- контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;

- введение материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;

- внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;

- личный контроль со стороны руководителя фирмы служб внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Существуют различные способы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Как уже было указано выше, документы, да к тому же различных по степени значимости.

При работе с документами нельзя отлучаться из комнаты, а если приходится выходить, то необходимо закрыть дверь. Посторонних к документам допускать не следует. Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг.

По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф, менее важные- в специальные контейнеры. Те и другие следует опечатывать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.

При пересылке документов следует иметь в виду, что использование телемониторов-игл позволяет через непроклееные уголки конвертов прочитать содержимое делового письма, не вскрывая его. Поэтому конверты с документами целесообразно дополнительно проклеить скотчем.

Доверяя свои бумаг почте необходимо отправлять их заказными письмами и письмами с уведомлением о вручении адресату.

Перемещения документов внутри фирмы также следует держать под контролем.

Организация защиты документов - обязанность руководителей фирмы и ее службы безопасности. Следует быть уверенным, что с момента появления до уничтожения документ к посторонним не попадал. Если документ утерян (украден), специалисты из службы безопасности должны провести расследование .

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. Для разделения документов по степени важности можно использовать яркие цветные наклейки. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов. При этом необходимо помнить: чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Копирование документов - один из способов получения сведений, составляющих тайну фирмы. Множительная техника должна находится под надежным контролем. Количество копий должно строго учитываться, а их уничтожение - контролироваться. Следует придерживаться правила: наиболее ценные документы руководители фирм копируют сами.

Если документы размножаются на принтерах ЭВМ, то следует позаботиться о защите информации на магнитных носителях. Если это пишущая машинка, то следует принять меры по хранению перфоленты, позволяющей повторно печатать один и тот же текст в автоматическом режиме. По стуку клавишей пишущей машинки специалист с помощью электроники получит текст, аналогичный оригиналу, находясь вне помещения офиса.

Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения(допуска) на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери с замками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц. Эти помещения должны надежно охраняться, в том числе системой охранной сигнализации, электронно-механическими приспособлениями, кабельным телевидением, и т.п.

Черновики секретных документов должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики должны уничтожаться уполномоченными на это сотрудниками. Число копий секретных документов должно строго учитываться, а копировальные машины снабжаться счетчиком копий и колючем, запускающим машины в действие.

Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин- предмет особых забот, так как с них можно снять секретную информацию. Поэтому использованная копировальная бумага и лента уничтожается под контролем ответственных лиц.

Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Если нет возможности пользоваться услугами военизированной фельдсвязи, доставку секретных документов и ценностей следует организовать своими силами с привлечением сотрудников собственной службы безопасности или же обратиться в специализированные фирмы, которые такие услуги оказывают за плату.

Служащие фирмы, отвечающие за ее сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но весьма надежным способом - хорошей зарплатой.

В процессе хранения информации и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним. Одна из новинок - светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявится под воздействием света, указывая тем самым на факт ознакомления с документами или их фотографирование посторонними лицами.

Используют в этих целях и электронику. Электронное устройство величиной со спичечный коробок реагирует на свет. Стоит его включить и поместить в сейфе, под бумагами на рабочем столе, в его ящиках, - и вашем распоряжении надежный сторож. Электронное устройство срабатывает при попадании на него света и подает пронзительный звуковой сигнал. Называется оно «Хоум детектив» (домашний детектив) и стоит 10 долларов США. По желанию заказчика фирма снабжает «Хоум детектив» радиопередатчиком, включающим на значительном расстоянии иные защитные системы и внешнюю сигнализацию. )