Суть этого метода сводится к тому, что в синтетическом и аналитическом учете отражаются только те операции, которые приводят к изменению остат­ков малоценных и быстроизнашивающихся предметов у материально ответ­ственных лиц, за исключением операций по учету, связанных с движением инструментов, содержащих алмазы и драгоценные металлы.

Суть метода обменного фонда заключается в следующем:

1. Для каждой инструментально-раздаточной кладовой устанавливается норма постоянного запаса инструментов и предметов в разрезе позиций но­менклатуры их учета по группам, видам, наименованиям, номерам чертежей. Указанная норма запаса инструментов устанавливается расчетным путем ис­ходя из потребностей для обеспечения:

- постоянного комплекта инструментов и приспособлений, закрепленного за станочным оборудованием;

- рабочих и специалистов инструментами, которые должны находиться в их индивидуальном длительном пользовании;

- оборотного фонда, находящегося на рабочих местах и в кратковременном пользовании;

- минимального переходящего запаса, необходимого для бесперебойной текущей выдачи на рабочие места взамен пришедших в негодность или тре­бующих заточки.

2. Остатки инструментов и предметов, числящиеся за инструментально-раздаточной кладовой, приводятся в соответствие с установленными расчет­ными нормами запаса. Для этого лишние и ненужные инструменты из инст­рументально-раздаточной кладовой и передаются в центральный инструментальный склад, а недостающие - пополняются отпуском из центрального инструментального склада.

Все перечисленные операции по регулированию остатков инструментов в инструментально-раздаточной кладовой оформляются первичными докумен­тами (ф. № М-11) с отражением в синтетическом и аналитическом учете, по­скольку это приводит к изменению остатков в инструментально-раздаточной кладовой

Первоначальная выдача инструментов производится на основании требо­вания мастера, в котором указывается:

- рабочие места;

- перечень инструментов и приспособлений, необходимых на каж­дом рабочем месте в соответствии с технологическими картами;

- время, на которое выдается инструмент;

- получатели инструментов и приспособлений: рабочие-станочники, наладчики и т.д.

На каждого получателя инструментов и приспособлений открывается ли­цевая карточка, в которой работники расписываются за полученный инстру­мент. Выдача инструмента во временное пользование производится по запис­ке мастера, в которой на ряду с наименованием и количеством инструмента, указывается время на которое выдается инструмент.

Возвращенные работниками в инструментально-раздаточную кладовую инструменты и приспособления подлежат обязательному осмотру и техниче­ской проверке на предмет определения возможности их дальнейшего исполь­зования, а также установления факта сохранности всех его съемных частей.

Нормально изношенные или затупленные инструменты сдаются работни­ками непосредственно в раздаточную кладовую и обмениваются на годные инструменты, штука за штуку, без оформления документов.

Во всех случаях поломки, порчи или потери инструментов, если это про­изошло по вине работника, составляется акт выбытия (ф. № МШ-4) в двух эк­земплярах, один из которых передается в бухгалтерию для удержания с ви­новного в установленном законом порядке соответствующей суммы для воз­мещения причиненного ущерба.

Нормально изношенные, поломанные и негодные инструменты предъяв­ляются в центральный инструментальный склад для обмена. Операции обмена центральным инструментальным складом негодных инструментов на годные производятся по принципу «только штука за штуку» и оформляются актом обмена. В актах обмена по строке «Причина списания» в соот­ветствующих случаях указывается:

- «естественный износ»;

- «поломка, порча»;

- «подлежит переточке, перешлифовке, переделке».

На каждую из указанных причин списания составляется отдельный акт обмена. При этом к акту на списание по причине поломки и порчи должны быть приложены вторые экземпляры актов выбытия с распиской бухгалтерии в получении первых экземпляров для удержания с виновных причиненного предприятию ущерба.

Обмен инструментов осуществляется в установленные графиком сроки в присутствии лиц, ответственных за составление актов.

При отсутствии или недостатке в центральном инструментальном складе отдельных инструментов составляется сигнальная записка и передается в ин­струментальный отдел (бюро) для принятия мер.

Подписанные и оформленные акты на списание инструментов (приспособ­лений) и обмен их на годные центральным инструментальным складом по реестру передаются в бухгалтерию предприятия, где группируются и отража­ются в учете в корреспонденции со следующими счетами.

Таким образом, записи по регистрам бухгалтерского учета по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, подлежащим учету на балансовом сче­те 22, сокращены до минимума.

Учет инструментов (предметов) по принципу обменного фонда в сравне­нии с вариантом их учета на основе отражения всех операций в аналитиче­ском и синтетическом учете имеет следующие преимущества:

- значительно сокращается работа по ведению карточек в инструменталь­но-раздаточной кладовой, разноска, выверка и уточнение записей в них по сравнению с данными бухгалтерского учета, поскольку операции по обмену негодных инструментов и предметов на годные в них не отражаются;

- кладовщики инструментально-раздаточной кладовой, освобожденные

от трудоемкой работы, по записям в карточках операций по выбытию и по­полнению запасов инструментов получают возможность полнее использовать рабочее время для выполнения обязанностей по содержанию в порядке инст­рументального хозяйства цеха и лучшего обслуживания производственных нужд;

- использование одной и той же картотеки в течение нескольких лет в свя­зи с тем, что в карточках учета инструментов отражаются только немногочис­ленные операции, вызванные периодическим изменением норм запаса;

- происходит существенное сокращение первичной документации по опе­рациям между инструментально-раздаточной кладовой и центральным инст­рументальным складом, поскольку она, в основном, заменяется единым приходно-расходным документом - актом обмена;

- отпадает необходимость составлять акты на списание малоценных и бы­строизнашивающихся предметов, которые уже списаны при выдаче и отражены в количественном учете;

- самое главное - потерянный и поломанный инструмент выявляется в том периоде, когда это произошло, и оперативно принимаются соответствующие меры. ,

Основные бухгалтерские проводки, используемые при учете малоцен­ных и быстроизнашивающихся предметов.