В США регламентация структуры учетных регистров практически отсутствует. Она существовала некоторое время в железнодорожной отрасли, где план счетов определялся Межштатной комиссией по торговле (ICC). Для своего времени это был достаточно прогрессивный шаг, но потом требования плана счетов разошлись с требованиями экономики и какое-то время препятствовали нормальному развитию отрасли. В настоящее время отношение к возможности регулирования структуры плана счетов в США в основном негативное. Существует определенные рекомендации по составлению плана счетов, приводимые в пособиях по финансовому учету. Но эти пособия носят чисто рекомендательный характер и просто помогают бухгалтерам более низкой квалификации в разработке реального плана счетов. Так как большинство предприятий, которые обязаны предоставлять финансовую отчетность, являются крупными и средними, то в них детальная структура плана счетов привязана к потребностям управленческого учета и анализа и просто обеспечивает возможность сформировать отчетность по имеющимся данным. Активное использование вычислительной техники для обработки учетной информации позволяет отказаться даже от иерархической структуры плана счетов, которая настолько привычна в России. Соответственно, из-за отсутствия типичной структуры плана счетов, процесс формирования отчетности определяется самой фирмой[XI].

Ведение учетных регистров.

Помимо структуры учетных регистров важную роль играет методика их ведения, т.е. отражения на каких-то материальных носителях (бухгалтерских книгах, карточках или ведомостях). В России наибольшим распространением пользуется карточный метод учета, когда учетные записи осуществляются на карточках из плотной бумаги. В США наибольшей популярностью среди немашинных видов носителей пользуются бухгалтерские книги (ledger).

В России выделяется четыре основные формы ведения бухгалтерского учета[XII]:

1. Мемориально-ордерная система;

2. Журнально-ордерная система;

3. Автоматизированная система;

4. Упрощенная система для предприятий малого бизнеса.[31]

Мемориально-ордерная система предполагает составление проводки (мемориального ордера) для каждого первичного документа, потом эти ордера регистрируются в регистрационный журнал, а потом в Главную книгу. Отдельно осуществляется ведение аналитического учета в карточках. Эта система отличается большой простотой, стандартизированностью, надежностью и чрезвычайной громоздкостью, которая сводит на нет все ее преимущества. В настоящее время она распространена только в сравнительно небольших предприятиях.

Журнально-ордерная система подразумевает отражение операции в журналах, сгруппированных по отдельным синтетическим счетам. Записи делаются в журнале, относящемся к дебетуемому счету, при этом указывается только сумма проводки и кредитуемый счет. По данным журналов формируются данные Главной книги. Хотя эта система и уменьшает нагрузку на бухгалтера, но она снижает возможности внутреннего оперативного анализа.

Работа автоматизированной системы может различаться в зависимости от используемого программного обеспечения, но общим для всех способов является перенос данных на машинные носители (путем ручного или автоматизированного[XIII] ввода первичной информации), после чего дальнейшая обработка информации вплоть до получения отчетности осуществляется в электронной форме. Естественно, что качество такой системы определяется прежде всего параметрами использованного программного обеспечения, но обычно она предоставляет больше аналитических и контрольных возможностей, чем другие, неавтоматизированные способы.

Упрощенная система использование которой предусмотрена для объектов малого предпринимательства. Она разрешает осуществлять регистрацию первичных документов непосредственно в ведомостях для аналитического учета, а итоги по ведомостям регистрировать в книге (журнале) хозяйственных операций. При малом числе операций (до 100 в месяц) предприятиям, не осуществляющих производственной деятельности, разрешается использовать только книгу регистрации хозяйственных операций. Её основное и практически единственное преимущество состоит в снижении нагрузки, приходящейся на бухгалтера.

Все эти формы носят рекомендательный характер и предприятию предоставляется право разрабатывать систему, наиболее полно отвечающую его потребностям, что сближает ситуацию с американской.

Но американская система обладает своей спецификой. Там действительно отсутствует регулирование и фирма практически не ограничена в способе ведения учетных регистров. Самым распространенным способом является журнальная система. В этой системе предусматривается регистрация исходных документов (source documents) в журналах (journals), из которых операции переносятся в главную книгу (general ledger) или отдельные книги для специальных видов операций (например, может создаваться отдельная книга для учета расчетов с поставщиками). Обычно создается общий журнал (general journal) плюс несколько журналов для часто производимых операций. Эта система проще мемориально-ордерной системы, и более гибкая, чем журнально-ордерная, так как позволяет составление сложных проводок (compound entries).

В США принцип двойной записи рассматривается как чисто технический прием, соответственно, в ней существенно меньшее внимание уделяется корреспонденции счетов, по крайней мере за ней не признается особого экономического смысла (в отличие от России). Отказ от понятия корреспонденции несколько обедняет аналитические возможности, но зато позволяет составлять сложные проводки, когда кредитуется и дебетуется несколько счетов одновременно. Эта возможность, которая совершенно не признается в России, не только упрощает работу бухгалтера, но и позволяет точнее отслеживать экономический смысл операции, позволяя не разбивать ее на несколько сумм в зависимости от того, на какой счет попала корреспондирующая сумма.

Исправление учетных ошибок. Проверка правильности данных

Процедура исправления ошибок в обеих странах в общем аналогична, за исключением одного пункта - так как двойной записи придается исключительно техническое значение, то обороты по счету не имеют принципиального экономического значения. Следовательно, все проводки, которые завышают обороты по счету, не нарушая его сальдо имеют право на существование. Такое понятие как “красное сторно” практически не находит применения в практике учета, а при неправильном составлении проводки (неправильной корреспонденции) просто составляется проводка, переносящая неправильно разнесенную сумму на правильный счет[XIV].

Также существуют различия между Россией и США при проверке правильности технической стороны учета, отсутствия арифметических ошибок. В России составляется оборотная ведомость, которая включает начальные и конечные сальдо, дебетовые, кредитовые и общие обороты по счетам. Качество контроля при этом является более высоким, но приходится сопоставлять очень много информации, часть из которой либо проверена (начальные сальдо), либо правильность которой следует из правильности других величин. В российских условиях, когда величина оборотов по счетам несет экономический смысл, проверка правильности действительных значений оборотов действительно оправдана. В США обороты по счетам не рассматриваются как значащие, следовательно, производится только сверка конечных сальдо в каждом отчетном периоде при помощи пробного баланса (trial balance). В пробный баланс входят сальдо по всем незакрытым счетам. Естественно, что сумма кредитовых сальдо должна равняться дебетовым, неравенство указывает на ошибку.

Закрытие периода.

Процедура закрытия периода достаточно сильно различается в России и США.

В России закрытие периода осуществляется непосредственно на счетах синтетического учета обычными проводками. Некоторые из этих проводок производятся при закрытии месяца или квартала, другие только в конце года. Так как эти проводки тесно взаимосвязаны, то соблюдения порядка закрытия счетов приобретает исключительно важную роль. И хотя официально порядок закрытия не фиксируется, но существуют определенные рекомендации по порядку закрытия. Все равно, сосредоточение большого количества проводок в сравнительно малом временном интервале способно создать проблемы, особенно при большом количестве субсчетов и/или операций. )