На руководителей организаций, допустившие указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда. Исчисление суммы административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действовавшего на момент совершения указанного нарушения.

Учреждения банков и финансовые органы в случаях выявления нарушений организациями установленного порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью обязаны направлять в налоговые органы по месту учета налогоплательщика представления с приложением копий актов или справок по указанным проверкам для наложения штрафов.

Некоторые предприятия в нарушении установленного порядка отражают операции с денежными средствами в кассовой книги не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени (декаду, месяц). При этом на листе кассовой книги указывается: “Касса за 1-10 августа 1998 г.”. Следует обратить внимание, что при таком отражении кассовых операций бухгалтеру достаточно сложно определить, соблюдается ли лимит денежных средств, установленный банком.

В данном случае можно определить остаток средств только на конец 10 августа. Многие бухгалтеры полагают, что если остаток на 10 августа не превышает установленный лимит, то нарушение в порядке ведения кассовых операций организация не допускает. Однако при проверках таких предприятий очень часто выявляется превышение лимита на какой-либо из дней с 1 по 10 августа.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций РФ организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Организации, имеющие постоянную денежную выручку по согласованию с обслуживающим их банком могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда, организациям не разрешается.

Выдача денег из выручки одних организаций, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдельных местах, где нет банков, на основе договора между организациями по согласованию с банками, обслуживающими эти организации.

В практической деятельности организаций могут возникнуть ситуации, когда необходимо оплатить те или иные расходы наличными деньгами (покупка товаров в розничной торговле, оплата расходов по служебным командировкам и т.д.).В таких случаях работнику могут быть выданы наличные деньги под отчет для выполнения определенных действий по распоряжению руководителя организации.

Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) организации или оттиском кассового аппарата. Содержание финансовой операции, указанной в приходном кассовом ордере, должно соответствовать наименованию операции в квитанции к приходному ордеру, квитанция к приходному ордеру отдается лицу, внесшему деньги в кассу организации.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам или надлежащим образом оформленным другим документом (платежным (расчетно-платежным) ведомости, заявлением на выдачу денег, счета и т.п.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или уполномоченными на это лицами.

При этом, если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

В случаи ухода работника организации в отпуск или при увольнении причитающаяся заработная плата выдается не позднее дня, предшествующего отпуску или увольнению, не дожидаясь установленных дней выдачи заработной платы.

Такие разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам, а при наличии трех и более работников может быть оформлена платежная ведомость.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке или с использованием средств вычислительной техники. Согласно пункту 9 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, в кассовых и банковских документах исправления не допустимы.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег производится только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в кассовой книге. Требования, предъявляемые к ведению кассовой книги, перечислены в разделе III Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ (кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего), с указанием даты исправления.

В организациях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). )