3.4. Автоматизированная система обработки информации в Курганском региональном отделении Фонда социального страхования.

В Курганском региональном отделении в течение последних 4 лет большое внимание уделяется автоматизации офисной и бухгалтерской деятельности. Это связано с тем, что:

• при объединении отраслевых отделов социального страхования в единое региональное отделение произошло объединение информационных потоков и банков данных;

• за этот же период более чем в 3,5 раза выросла численность стра­хователей ;

• численность персонала регионального отделения в результате не­скольких реорганизаций сократилась на 30-35%;

• в связи с отсутствием закона с социальном страховании, а также ввиду отсутствия четкого определения круга задач социального страхования постоянно, не реже одного-двух раз в квартал, идет изменение структуры отчетности, как правило, в сторону усложне­ния (появление дополнительных отчетных таблиц в финансовых отче­тах, дополнительных расшифровок, изменение структуры отчетных документов в сторону увеличения объема данных, предоставляемых страхователем). Следствием таких изменений обычно является появ­ление новых, часто очень сложных межтабличных увязок.

В итоге, за этот период сильно возросла нагрузка на работников регионального отделения, в особенности это касается сотрудников отдела финансовой и бухгалтерской отчетности. При сложившихся об­стоятельствах нормальное функционирование регионального отделения оказалось бы невозможным без широкого внедрения средств вычисли­тельной техники, оснащенных специализированным программным обеспе­чением. Внедрение такой системы позволило увеличить нагрузку на бухгалтера-консультанта, занимающегося приемкой финансовых отчетов от страхователей почти в 10 раз (с 95-120 отчетов, принимаемых без использования вычислительной техники, до 700-1200 в случае работы на автоматизированном рабочем месте).

В настоящее время региональное отделение располагает следующей вычислительной техникой:

Рабочие станции:

IBM PS/1 486SX – 25Mhz RAM 2Mb, HDD 125Mb – 1 шт.

IBM PC AT 486DX2 – 66Mhz RAM 4Mb, HDD 210-528Mb – 18 шт.

IBM PC AT 486DX5 – 133Mhz RAM 4Mb, HDD 510Mb – 3 шт.

Pentium – 120Mhz 5DVX RAM 16Mb, HDD 850Mb – 2 шт.

Pentium – 133Mhz 5DHX RAM16Mb, HDD 1. 08Gb – 2.5Gb – 15 шт.

Pentium – 200MMX RAM32Mb, HDD 2.6Gb – 15 шт.

Сервер:

Compaq Prosing 300, Pentium – 150Mhz, RAM 64Mb, HDD 2x1.05Gb Wide SCSI-2.

Обработка информации в Курганском региональном отделении осно­вана на использовании популярной в настоящее время технологии «клиент-сервер». Для разработки клиентской части программного обеспечения широко используется Visual Basic For Application в со­четании с ресурсами пакета MS Office, СУБД Visual FoxPro v.5.0, Visual C++ v.4.2, однако, ряд основных задач решен с использование старой версии СУБД MS FoxPro 2. 6а For DOS. В качестве серверной части автоматизированной системы используется MS SQL Server v.6.5 под управлением Windows NT Server v.3.51 Service Pack 5.

С помощью этих технических средств автоматизировано решение следующих задач:

• ведение справочника страхователей (отдел уполномоченных);

• учет прихода/расхода путевок, ЖО-4 и ЖО-5 (отдел санаторно-курортного обеспечения) ;

• подготовка и сведение отчетной информации (ревизионный отдел);

• анализ сметных предприятий (предприятий, имеющих на своем балан­се определенную социальную инфраструктуру, в содержании которой участвуют средства социального страхования, например, санатории-профилактории, детские оздоровительные лагеря и т.п.), анализ административно-хозяйственных расходов, анализ деятельности са­наториев профилакториев, анализ исполнения бюджета и т.п. (пла­ново-экономический отдел);

• подготовка корреспонденции для страхователей с контрольными циф­рами по финансовой отчетности (более 4,5 тысяч писем в квартал) (центральная бухгалтерия и организационный отдел;

• ведение банка перечислений страхователей, начисление зарплаты, бухгалтерский учет, учет материальных ценностей и т.п. (цен­тральная бухгалтерия);

• автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему финансовых отчетов страхователей по формам 4, 16, 18 ФСС;

• просмотр и контроль текущего состояния бухгалтерской отчетности, выдачи путевок и расчетов со страхователями, обработка заявок страхователей на все виды оздоровления (планово-экономический отдел, руководство регионального отделения и ряд начальников от­делов.

Основным по функциональному наполнению бухгалтерскими задачами является автоматизированное рабочее место бухгалтера по приему фи­нансовых отчетов страхователей.

Программа "АРМ бухгалтера" практически полностью охватывает рабочий цикл бух­галтера-консультанта по приемке, сведению, контролю непротиворечи­вости, анализу в динамике отчетов страхователей. Учету перечисле­ний страхователей, выдачи и возврату путевок, перечислению дотаций страхователям, Начислению пени, подготовке камеральных актов и ве­дению журнала регистрации камеральных актов проверки. Автоматизи­ровано также формирование инкассовых поручений страхователям с ис­пользованием регистрационных данных, полученных из справочника, формирование корреспонденции и частичное заполнение отчетов по форме 4 на следующий период для отправки страхователям. Здесь так­же возможно ведение справочника страхователей и карточек аналити­ческого количественного и суммового учета для формирования финан­совой отчетности по форме №6.

В программе предусмотрено создание новых выписок и платежных поручений (функциональные клавиши F2 и F3 соответственно), редактирование ранее созданных выписок и поручений (клавиши Ctrl+Enter), удаление ненужных платежных поручений (клавиша F4) , подведение итогов по выписке (клавиша F5), формирование отчетной формы ЖО-1 за указан­ный период (клавиша F6) , формирование итогов по счетам за указанный период (клавиша F7) . Отнесение сумм платежей на страхователя автоматически поддерживается только через справочник страховате­лей, без справочника возможно отнесение сумм только на счет 76.5 (невыясненные суммы). Выбор счета, на который зачисляется пришед­шая сумма, также осуществляется в полуавтоматическом режиме. Если пользователь определяет сумму как страховые взносы, то если дата банковской отметки поручение и дата выписки относятся к одному кварталу сумма ставится на счет 72/1/1 (перечисленные страховые взносы), если дата выписки относится к более позднему отчетному периоду программа относит сумму на счет 57/1 (страховые взносы в пути) . Если же сумма определяется как перечисленные пени и штраф­ные санкции, то программа относит их либо на счет 72/1/2 (перечис­ленные пени и штрафные санкции) , либо на счет 57/2 (перечисленные пени и штрафные санкции в пути). если дата выписки относится к бо­лее позднему отчетному периоду.

Кроме того, в программе предусмотрена возможность просмотра всех перечислений для одного страхователя. Для этого в поле ввода «Страхователь» надо внести регистрационный номер страхователя (предусмотрен поиск по справочнику по идентификацион­ному номеру налогоплательщика, присваиваемый предприятию государственной налоговой службой или части наименования организации) и нажимается кнопка «Просмотр».

Информация о перечислениях используется в дальнейшем при принятии отчетов и начислении пени, когда в расчетную ведомость начисления пени программа автоматически ставит перечисления страхователя по кредиту по дате банковской отметки платежного поручения, уменьшая сумму просроченной задолженности страхователя.

Если при просмотре отчета бухгалтер-консультант считает, что отчет страхователем сдан, то он должен нажать клавишу пробел, что присваивает отчету статус «Принят». Это важно при учете неотчитав­шихся страхователей и при начислении пени, так как в случае непри­нятого отчета начисление пени невозможно. Кроме того, при нажатии функциональных клавиш F2 и F3 в режиме просмотра расчетной ведомо­сти формы 4 ФСС РФ, можно просмотреть остальные таблицы отчета (расходы по ЧАЭС, выдачу/возврат путевок, отчет по производственному травматизму). )