Порядок проведения инвентаризаций установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Методическими указаниями установлены как общие правила проведения инвентаризации, так и правила проведения отдельных видов имущества и финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливается организацией, кроме случаев когда проведение инвентаризации является обязательным.

Организует и руководит проведением организации руководитель предприятия, его заместитель или главный бухгалтер. Руководитель предприятия должен обеспечить не только все условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки, но и обеспечить внезапность в случае внеплановой проверки.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» при отсутствии на предприятии материально ответственного лица им становится руководитель предприятия.

На больших предприятиях обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя, которая и занимается проведением обязательных и выборочных инвентаризаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав комиссии обычно включаются представители администрации, бухгалтерии, специалисты, а также в некоторых случаях представители аудиторских организаций. Задачей комиссии является проверка правильности использования и хранения материальных ценностей, своевременное нахождение ошибок в бухгалтерском учете.

В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению ценностей, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результат проведенной инвентаризации признается недействительным.

Проверка наличия материальных ценностей, денежных средств и документов производится в обязательном присутствии материально-ответственного лица.

Проведение инвентаризации обязательно:

ü При передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или другие негосударственные организации

ü Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года

ü Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет

ü При ликвидации (реорганизации) предприятия

ü При смене материально-ответственных лиц

ü При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей

ü В случае пожара, стихийного бедствия, аварий

ü При переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей

ü При коллективной материальной ответственности инвентаризация обязательна при смене руководителя, при выбытии из коллектива более 50 % его членов, а также по требованию членов коллектива

Инвентаризация может не проводится при передаче предприятий, зданий и сооружений разным подразделениям одной организации.

Проведение инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по местам хранения и по материально-ответственным лицам. Складские операции в период проведения инвентаризации не производятся. Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков имущества на начало инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. )