Таким образом, расходный кассовый ордер оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.
Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.
Получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.
В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал . (подпись)». Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.
На ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ».
Таким образом, на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.
В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.
При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования:
· приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);
· в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
· прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
· в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу. Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.
Каждая организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом, но при условии, что машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться ревизия кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, ревизия проводится и при смене кассира. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт.
1.3.Учет кассовых операций на предприятии ООО «Окна»
ООО «Окна» – строительная компания, занимающаяся изготовлением и продажей деревянных и пластиковых окон и дверей на заказ. В штате предприятия предусмотрена должность бухгалтера-кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности за сохранность наличных денежных средств в кассе. Все денежные средства, превышающие установленный банком лимит, сдаются в конце каждого дня в банк. При этом заполняется Объявление на взнос наличными (Приложение 6)
На предприятии ведется кассовая книга (Приложение 1). При получении и выдаче наличных средств в обязательном порядке зоформляются приходные (Приложение 2) и расходные (Приложения 3-5) кассовые ордера.
Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.
Основные проводки по движению денежных средств в кассе предприятия:
1. Получено в кассу с расчетного счета:
Дт 50 "Касса";
Кт 51 "Расчетные счета".
2. Получена наличными выручка от реализации:
а) работ, услуг, продукции, товаров:
Дт 50 "Касса";
Кт 90/1 "Выручка";
б) основных средств, прочих активов:
Дт 50 "Касса";
Кт 91/1 "Прочие доходы";
3. Сдан в кассу остаток подотчетной суммы:
Дт 50 "Касса";
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
4. Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче:
Дт 50 "Касса";
Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
5. Получено наличными от дебиторов:
Дт 50 "Касса";
)