При проведении проверки с выездом на предприятие, аудитор оформляет и подписывает у Управляющего дополнительным офисом, в котором ведется счет клиента, Поручение на проведение проверки по форме Приложения 3, для предъявления руководителю предприятия.
При отказе организации в проведении проверки, за исключением случаев, указанных выше, проверяющий направляет письмо, подписанное Управляющим дополнительного офиса, начальником расчетно-кассового обслуживания и главным бухгалтером, в налоговые органы по месту учета налогоплательщика в произвольной форме.
Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.
Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:
· инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
· проверка правильности документального оформления операций;
· проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
· проверка полноты сдачи денег в кассу банка;
· проверка правильности списания денег в расход;
· проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
· оформление результатов проверки (Приложение 4,7).
В ходе проверки проверяющий имеет право беспрепятственно (по первому требованию) получать все необходимые документы, снимать ксерокопии, получать устные и письменные объяснения от сотрудников организации.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:
· отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
· наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
· отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
· отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
· отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;
· предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Инвентаризация кассы
Прибыв на место проверки, проверяющий может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.
Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы проверяющему для дальнейшей проверки.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:
· обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
· имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
· застрахована ли касса организации;
· соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия; результаты ее фиксируются в акте;
· соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств
Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм Согласно действующему законодательству меры ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования (инструктивное письмо Центрального банка РФ от 16.03.95 № 14-4/95).
Аудитор должен проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).
Полнота сдачи денег в кассу Банка
Рассматривается соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в учреждение банка, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Проверяется своевременность возврата в учреждение банка не выплаченных в срок средств на заработную плату, выплаты социального характера, других денежных средств.
Сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк с записями в кассовой книге, при наличии расхождений между данными учреждения банка и записями в кассовой книге выясняются причины такого положения.
Проверка правильности списания денег в расход
На основании первичных документов по учету кассовых операций и других бухгалтерских данных рассматривается соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу предприятия.
Практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляется к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.
Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
)