Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов – столов. Младшим чином приказной администрации были подьячие, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями – заведовавшие в некоторых приказах повытьями – структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».

Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служимых людей. Присяги (крестоприводные записи), которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти выводам и особые грамы являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служилого человека, в том числе в области делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.

Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты (например, Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.

Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памяти и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячими «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью – правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справой») «справляли», т.е. заверяли своею подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.). В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.

На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась приказчиками или специальными «дьячками у письменных дел»8 . С середины XVI в. частно-правовые акты и челобитные писались специальными подьячими – писцами-профессионалами, которые «кормились пером». По месту работы – городской площади – они назывались площадными.9 Это был своего рода нотариат.

Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей – чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы»10 .

Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.

Образование специального штата лиц, занимавшихся делопроизводством, распределение обязанностей в работе с документами свидетельствовали о развитой канцелярской службе. В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1947, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.

Документирование

Область применения документирования и состав документов в приказах определялся характером деятельности последних. Но наряду с особенностями документирования деятельности отдельных приказов, в них создаются общие нормы делопроизводства, применяются единые приемы и техника документирования.

Основополагающими документами для работы аппарата управления были общегосударственные правовые акты (судебники, уложения), указы царя и приговоры Боярской думы, решения земских соборов, царские жалованные и указные грамоты. Органы местного управления руководствовались уставными наместническими и губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.

Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.

Кроме того, каждая отрасль управления дала свои категории документов. Например, с деятельностью Поместного приказа получили дальнейшее развитие акты феодального землевладения и хозяйства (вкладные, купчие, дельные, раздельные, меновые, духовные и другие грамоты). В Разрядном приказе создавались документы по организации вооруженных сил (боярские книги и списки, десятни со сведениями о всех боярах и других чинах, в том числе думных дьяков и дьяков в приказах с их денежными окладами, переменами в служебной деятельности, готовности и пригодности к ней; полковые и сотенные списки и др.). Документирование судебной деятельности выразилось в создании правых и судных грамот, судебных приговоров, журналов заседаний (судных списков), записей показаний свидетелей (сыскных и распросных, пыточных речей и сказок). Порядок вызова на суд оформлялся зазывной или приставной грамотой. Специфическая деятельность Посольского приказа оформлялась договорами, грамотами на проезд по территории государства, грамотами главам государств, наказами, статейными списками (отчетами по статьям наказа) и др.

Виды входящих и исходящих документов определялись сложившейся иерархией учреждений. Приказы и приказные избы получали указы царя и приговоры Боярской думы, наказные памяти. В центр приказные избы посылали отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики получали из правительственных учреждений ввозные и послушные грамоты, устанавливавшие их право на владение крестьянами и взимание с них повинностей. От служилых посадских людей и крестьян поступали челобитные. Переписка разных учреждений оформлялась памятями.

К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства. Так, губная Белозерская грамота 1539 г. обязывала губные головы при проведении розыскных действий руководствоваться специальным документом – губной грамотой, списки которой должны были находиться в каждой волости, и требовала от всех лиц губного управления представлять в письменном виде отчетность о своей деятельности («…вы б то все велели себе писати на список подлинно; …да о том бы естя отписывали на Москву, боярам, которым розбойные дела приказаны»13. )