Необходимость документирования, в частности, судебного процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления: «…дьяку исцовы и ответчиковы речи велети записати перед собою», «…те речи велети писати на список подлинно земскому дьячку»14 .

Составлению документов, правилам их оформления уделялось особое внимание в законах. Так, устанавливалась процедура изготовления в боярском суде рассмотрения дела судный список переписывался подьячим «с черна начисто» в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком («дьяку же дела справити самому») и удостоверялся («к тем дедам дьяку рука своя приложити»). Окончательный текст протокола читался судьями.15

В местных учреждениях делопроизводство велось параллельно двумя писцами – земским и наместническим дьяками: при рассмотрении дел наместниками судный список должен был писать земский дьяк – представитель интересов местных землевладельцев, а копию («слово в слово») – дьяк наместника. Документ, составленный земским дьяком, подписывался старостой и целовальниками16, присутствовавшими на суде. Контроль за деятельностью наместников выражался и в том, что запрещалось рассмотрение дел «без дворского и без старости и без целовальников»17.

Приставную грамоту (на право взимания дохода за исполнение своих обязанностей) согласно Судебнику должен был составлять неделыцик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк. Статья 191 Судебника 1589 г. определяла порядок составления духовной грамоты (завещания), текст которой писался со слов умиравшего («что больной говорит, то писати») при обязательном присутствии попа.18

В изучаемый период развитие документирования уже достигло уровня, когда можно говорить об определенных требованиях, предъявляемых как к отдельным документам, так и к их организации. Так, например, упоминавшееся Уложение 1649 г. отличается известной систематичностью своего изложения. Это нашло отражение в разделении документа на 25 глав и 967 статей.

Определенность формы присуща многим учетным документам, в частности, все чаще применяется графление в целях более четкой систематизации записей.

Уложением 1649 г. был введен ряд норм о порядке письменного оформления различных договоров, установлена форма договора – крепости, особого юридического документа, которым обычно оформлялись сделки на земельных: влечение, крепостных крестьян, кабальных холопов, составленного, удостоверенного и зарегистрированного площадными подьячими.

Существовали специальные «образцовые» книги, где помещались образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и «письмовниках», которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.19

На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV – XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.

Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17х45см), или на три части в ширину (полосы 15х34см). Текст располагается на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав».20 На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.

Говоря о столбцовой форме делопроизводства, не следует упускать из виду, что в этот период достаточно умело и с полным успехом пользовались тетрадями и книгами, в которых применялись те же приемы засвидетельствования, что и в столбцах (скрепы и т.п). Больше того, книжные формы являются древними приемами документационной техники.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации[5], Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях[6], Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения[7], Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров[8] и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

«Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения».[9] Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций[10] - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту.[11] Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список источников и литературы.

I. Источники.

1. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

2. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. )