1) инициативная часть , т.е. изложение содержания поступившего к слушанию документа ;

2) изложение материалов и различных справок по соответствующему вопросу , имеющихся в делах или в архиве Канцелярии;

3) результативная часть , где выносилось определение или резолюция ;

4) заключение-указание или помета о дальнейшем направлении , продвижении слушанного вопроса , т.е. копии с протокола направлялись в одно из повытий (школьное , заводское , приказное и т.д.) , о чем в конце подлинника ставилась заверительная надпись : “с сего копию в (название структурного подразделения) принял . “ , далее ставилась подпись канцеляриста или повытчика , принявшего эту копию. Протокол подписывался членами присутствия и секретарем , реже , при решении наиболее важных вопросов , приглашенными для слушания дела берг-офицерами.

Из комплекта протоколов за один месяц составлялся журнал , в начале которого составлялся алфавит , т. е. перечисление в алфавитном порядке аннотаций всех протоколов , но в июня 1756 г. алфавиты перестали составляться. Дела с протоколами формировались помесячно или по третям года , а в конце XVIII в. , иногда по два месяца. Сохранились также отдельные протоколы , журналы дел и записные книги , дела с копиями и черновиками поступивших документов за определенный период . В соответствии с протоколами составлялись определения или указы , иногда по комплектам ( помесячно , по третям года , годовые ) .

Кроме того , в Канцелярии велись документы , связанные с вопросами комплектования штатов , именные , семейные и другие формулярные списки , годовые отчеты , аттестаты , табеля по отдельным предприятиям и по всему ведомству и краю с численностью кадров , а также различные ведомости о состоянии производства ; составленные в судной и земской конторе , партикулярными заводчиками о выплавке меди , железа и т. д. , и от заводских контор . В ведомостях также отражались расходы Канцелярии на казенные заводы . В связи с их передачей в частные руки в конце 50-х годов в КГЗП составлялись подробные ведомости - “ сколько заприписных к бывшим в казенном содержании заводам государственных крестьян , мастеровых и работных людей , подушных и накладных денег по отдаче тех казенных заводов в партикулярное содержание из казны , и все ли те подушные и накладные деньги со оных в здешнюю Канцелярию и прочие принадлежащие места получены , или что в доимке состоит , показав о каждом заводе порознь .[130]

Бумагу , на которой составлялись документы , как правило привозили из Москвы , и по филиграням она была 12 типов. Для отправления документов в 1755 г. по указу из Сената была учреждена почта , которая проходила по маршруту Москва , Нижний Новгород , Казань , Кунгур , Екатеринбург , Тобольск .[131]По указу Берг-коллегии от 3 августа 1758 г. бумаги и документы должны были посылаться через почту в конвертах из толстой картузной бумаги , а большие конверты следовало еще обшивать холстом для лучшей сохранности документов .

К 1750 г. управленческо-обслуживающий персонал КГЗП насчитывал 679 человек [132], но несмотря на это их постоянно не хватало : “ . как при Канцелярии , так и при других местах в повытчиках и их помощниках состоит недостаток “, [133] поэтому постоянно производились их перестановки по различным учреждениям.

У канцелярских служащих существовала своя субординация : секретарь , канцелярист , копиист , рудный писарь . У прихода и расхода денег и канцелярских припасов назначался подканцелярист , как правило приказные люди этой же должности назначались во главе повытий и столов . По штату 1737 г. в КГЗП должно было “ быть секретарю , протоколисту и регистратору , да подьячим двум повытьям , в коих также для протокола , регистратуры и архива двум канцеляристам , пяти подканцеляристам и двенадцати человекам копиистам .”[134]За нарушение дисциплины канцелярских служащих наказывали батожьем , например копииста Столова было решено “ за кражу денег и уход со службы для питья наказать плетьми нещадно .”[135]

Долгое время секретарем КГЗП был Е. Яковлев . В 1750 г. из-за плохого зрения он попросил отставки или дать ему помощника ,[136]в качестве которого в мае 1751 г. к нему был определен шихтмейстер А. Порецкий .[137] В апреле 1752 г. по канцелярскому определению “ для лучшей поспешности “ их функции были распределены по экспедициям следующим образом : в первой у Е. Яковлева быть “ 1. Секретным и другим нужнейшим делам ., 2. дела . повытий ( 1) разрядного . ( 2 ) партикулярного , и школьного ; во второй у шихтмейстера Порецкого 1) архиву канцелярскому , 2 ) повытью горному и заводскому , 3 ) окончания передела кружков . “ [138]

Таким образом , делопроизводство в КГЗП соответствовало Генеральному Регламенту и было на довольно высоком уровне , хотя штаты канцелярских служащих никогда не были полностью укомплектованы , и каждый служащий выполнял не только свои , но и функции недостающего делопроизводственного персонала.

Несмотря на все трудности , возникающие в деятельности КГЗП , она все же выполняла все свои функции по внедрению экономической политики правительства и ЦО на местах . Она постоянно субсидировала подведомственные ей заводы , отпуская из казны большие суммы на их развитие . Через казну Канцелярии выплачивалось жалованье только Екатеринбургским , Верх-Исетским и Уктусским мастеровым и работным людям , с рабочими же остальных предприятий расчет производился через учреждения второй ступени , имевших свою казну , Горные начальства , либо через конторы . Формирование казны производилось из различных источников . Это были поступления от губернских и провинциальных канцелярий , от реализации и продажи припасов , провианта .Сюда же относились и пошлинные сборы с заводчиков и т. д. Немаловажную роль играли различные поступления от подведомственных контор : подушный оклад , штрафные сборы , сборы за рекрутские наборы и многое другое .

В этой связи видится необходимым рассмотреть структуру , штаты и функции некоторых контор , находившихся в подчинении КГЗП .

2.2. КОНТОРЫ , ПОДВЕДОМСТВЕННЫЕ КГЗП. ИХ ФУНКЦИИ , СТРУКТУРА , ШТАТЫ И ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ.

2.2.1. СУДНЫХ И ЗЕМСКИХ ДЕЛ КОНТОРА.

Одной из крупных контор являлась Екатеринбургская контора судных и земских дел. Аналогичные конторы существовали также в Камышловском дистрикте и при Пермском Горном начальстве . Функции этих контор были весьма разнообразны . Они отвечали за сбор подушного оклада , различных доимочных денег с приписных к заводам крестьян , вели перепись и учет населения . проводили ревизии , размежевание земли и угодий между слободами , разрешали спорные вопросы по этому поводу , направляли депутатов , разбирали дела по различным челобитным , исследовали дела о взятках приписных крестьян должностным лицам . Судные и земские конторы также отвечали за взимание штрафов за неуказное . вне церкви бракосочетание , за раскол , за содержание беглых и пришлых , за уклонение от исповеди и причастия . Кроме того эти конторы за сбор рекрут . контролировали определение крестьян на заводские работы .

Входе выполнения этих функций , помимо организационно-распорядительной документации , в делопроизводстве откладывались и отчетные документы . Это и окладные , и именные книги , здесь составлялись доимочные ведомости на основе присланных с заводов зачетных ведомостей .

С Екатеринбургским комиссарством , Горной экспедицией , Денежной конторой , так же как и с Воеводскими канцеляриями , Городскими Магистратами и Ратушами , Екатеринбургская контора судных и земских дел имела сношения премориями , следовательно по положению в системе управления и по своим правам они были равны .

В судной и земской конторе , как и во всех учреждениях того времени , все дела решало присутствие . За делопроизводство конторы отвечал секретарь . По штату 1737 г. “ для присутствия в Екатеринбургской судных и земских дел конторе положено быть первому члену , земской главный судья или воевода ранга подполковничья , при нем асессоры , полицмейстер от роты капитан , да адвокат на безгласные дела от ротных поручик .”[139], но проблема кадров и здесь стояла остро . )