Электронная переписка с внешними корреспондентами в орга­низациях ведется как централизованно с использованием офи­циального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и де­централизованно, когда каждое структурное подразделение ини­циирует и ведет электронную переписку самостоятельно с исполь­зованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразде­ления ведет его руководитель или уполномоченный работник). Треть респондентов отметила, что работники, имеющие пер­сональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести элек­тронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ве­дения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешан­ный (централизованный и децентрализованный) подход к веде­нию электронной переписки в зависимости от ее содержания [39, c. 40].

При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же пра­вила, что и при оформлении бумажных писем, тогда как почти половина респондентов отметила, что порядок оформления со­общений ЭП в организации не установлен. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими элек­тронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. При этом около 19% респонден­тов отметили, что сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13% случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Зна­чительное большинство (около 80%) респондентов использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой плани­руется в виде официальных бумажных документов. В половине слу­чаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключи­тельно для распечаток электронной переписки. Примерно треть респондентов отметила, что фушшровка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только око­ло 15% респондентов осуществляет хранение и группировку доку­ментов, поступивших по ЭП, в электронном виде.

В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бу­мажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники мно­гих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего про­должают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основ­ного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и све­дения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех органи­зациях, где внедрены и активно используются автоматизирован­ные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с при­менением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки.

При использовании ЭП в качестве инструмента согласова­ния проектов документов в большинстве случаев она исполь­зуется для неофициального (предварительного) согласова­ния или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государствен­ного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутрен­ние документы в ее пределах. Около 40% участвовавших в анкетировании организаций при работе с документами используют системы электронного документооборота (далее - СЭД). Примерно столько же пла­нируют их внедрение. Среди используемых СЭД большинство - системы белорусско­го или российского производства либо же собственные разра­ботки организаций. Чаще всего СЭД используются организациями для внутреннего (внутриведомственного) электронного документо­оборота, тогда как для внешних коммуникаций применяется Интер­нет-почта (в государственных органах - почта Mail.gov.by). Сре­ди тех организаций, которые используют СЭД, около трети имеют возможность работать с ЭП, используя функционал СЭД и не при­бегая к иному программному обеспечению и почти половина орга­низаций с помощью СЭД осуществляет управление сообщениями ЭП (их регистрацию и учет, наложение резолюций, виз и т. д.) [39, c. 41].

Проведенное анкетирование выявило, что в подавляющем большинстве организаций происходит рост объемов электрон­ной переписки. При этом подобный рост неравномерен для различных организаций и может колебаться от 1-2% до 200% в год. В государственных органах объем ежедневно отправляе­мой и получаемой ЭП как минимум в два раза превышает объем бумажной корреспонденции. Малые объемы электронной пере­писки, в том числе по сравнению с бумажной перепиской, чаще всего характерны для небольших организаций.

Удостоверение ЭП при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) на постоянной основе осуществляет достаточно небольшое количество организаций. Около тре­ти респондентов используют ЭЦП "по случаю" (для подписания отдельных категорий документов). Чаще всего ЭЦП использу­ется в организациях, подключенных к ведомственным (корпора­тивным) системам электронного документооборота или к специ­ализированным системам межведомственного электронного до­кументооборота (Mail.gov.by, система "Клиент-Банк" и т. д.). Аналогичным образом обстоит дело и с использованием шиф­рования1 при пересылке сообщений ЭП. Около четверти респондентов отметили, что ЭЦП для удостоверения сообщений ЭП они применять вообще не планируют.

В подавляющем большинстве организаций, в том числе в тех, где определен порядок использования ЭП, правила хранения электронных сообщений не регламентированы. В половине слу­чаев сроки хранения электронных сообщений определяются работ­никами самостоятельно, и только в 30% случаев в этом участвуют служба ДОУ, архив и экспертная комиссия организации.

При ведении переписки посредством ЭП более половины оп­рошенных организаций используют собственный почтовый сер­вер (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, Postfix и др.). Те, кто его не имеют, пользуются услугами сторонних почтовых серви­сов, как платных, так и бесплатных, в том числе публичными бес­платными серверами (например, tutby или mail.ru) пользуется око­ло 20% респондентов. Как правило, это небольшие организации или организации с малой численностью офисных работников. При проведении анкетирования фиксировались мнения раз­личных организаций о том, какие аспекты работы с элект­ронными документами и ЭП недостаточно отражены в существующих нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу. Суммируя получен­ную информацию, можно отметить следующие наиболее час­тые и существенные замечания и предложения [39, c. 43]:

- отсутствует единый общереспубликанский удостоверя­ющий центр ЭЦП, что препятствует расширению сферы ис­пользования электронного документооборота;

- не решен вопрос совместимости различных средств ЭЦП;

- не стандартизированы форматы электронных документов;

- отсутствует государственный стандарт на коммуникативный формат обмена электронными документами между организациями;

- недостаточная урегулированность на законодательном уровне вопросов сдачи электронных документов в государственные архивы. В настоящее время де-факто в государственные архивы можно передать только электронную информацию (файлы, наборы файлов), но не электронные документы (в понятии Закона Республики Беларусь "Об электронном документе"), так как архивы не в состоянии проверить и подтвердить подлинность и целостность того или иного электронного документа; )