- отсутствует порядок нотариального заверения бумажных копий электронных документов для представления их, в случае необходимости, во внешние организации;

- при пересмотре действующих и принятии новых норматив­ных правовых актов необходимо предусматривать внесение в них положений о ведении делопроизводства по описываемым в ак­тах процедурам в электронном виде.

По результатам проведенного анализа результатов анкетиро­вания можно сделать следующие выводы.

Наиболее широко и комплексно порядок работы с ЭД и ЭП регламентируется в органах государственного управления, а так­же в организациях банковской сферы. В наименьшей степени правила использования ЭП регламентированы в небольших орга­низациях. Учитывая, что среди таких организаций встречаются ис­точники комплектования государственных архивов, отсутствие про­думанного порядка работы с ЭП, в том числе обеспечения учета и сохранности пересылаемых посредством ее документов, может не­гативно сказаться на качестве и полноте передаваемых на постоян­ное архивное хранение документальных массивов организации.

Используемый во многих организациях подход, при котором порядок использования ЭП закрепляется в нескольких внутрен­них организационных и/или распорядительных документах, пред­ставляется оправданным. Данная ситуация обусловлена раз­нообразием регламентируемых вопросов, затрагивающих как различные организационно-правовые, в том числе делопроизвод­ственные, так и технические аспекты. В большинстве организаций объем официальной (юриди­чески значимой) электронной переписки чаще всего меньше объе­мов неофициальной информации, пересылаемой посредством ЭП. При этом значительные объемы юридически значимой элек­тронной корреспонденции в большинстве случаев пересылаются лишь в рамках функционирования системы ЭП госорганов Mail.gov.by, ведомственных (корпоративных) компьютерных се­тей и систем электронного документооборота. Указанный факт во многом обусловлен такими факторами, как отсутствие единой общереспубликанской системы управления открытыми ключами ЭЦП, проблемы совместимости ЭЦП и т. д. Данные факторы в настоящее время сдерживают широкое распростране­ние полноценного юридически значимого электронного докумен­тооборота между госорганами, организациями и гражданами. Несмотря на указанное, в настоящее время ЭП использует­ся для пересылки практически любых категорий докумен­тов, пересылавшихся ранее исключительно на бумаге. С ее по­мощью осуществляется пересылка организационных и распоря­дительных документов, договорной, плановой и отчетной доку­ментация, финансовых, бухгалтерских документов и др.

Массовое использование ЭП демонстрирует ситуацию, при которой во многих организациях на смену централизованному порядку отправки и получения документов через службу ДОУ приходит децентрализованный порядок, при котором электрон­ная корреспонденция отправляется и получается работниками организации напрямую через персональные служебные ящики ЭП или даже через личные (неслужебные) ящики ЭП, доступ к кото­рым имеет исключительно сам работник. Учитывая это, а так­же отсутствие должной регламентации порядка использова­ния ЭП, в ряде организаций может складываться ситуация, при которой работники организации оперируют значительными мас­сивами не учитываемых и не контролируемых докумен­тов, что может приводить к следующим проблемам: отсутствие должного контроля за документальными мас­сивами организации со стороны ее руководства и, как следствие, потенциальная возможность утраты значительного количества информации о деятельности организации, а также снижение управляемости внутренних деловых процессов; неоправданное "обеднение" архивных фондов организа­ций (особенно актуально в отношении организаций - источников формирования Национального архивного фонда).

Дополнительную лепту в недостаточное осознание работниками значимости ЭП как инструмента деловой деятельности и важности соблюдения определенных правил при работе с ней, в том числе в части сохранения информации, вносит то, что в большинстве органи­заций не проводится обучение работников правилам работы с электронными документами и ЭП, а также в целом использованию информационных технологий в повседневной деятельности [39, c. 45].

Проведенное исследовании продемонстрировало, что подав­ляющее большинство организаций при экспорте сообщений ЭП из почтовой системы в автоматизированную систему ДОУ либо при их распечатке экспортируют (распечатывают), помимо ос­новного содержания, лишь "стандартный" набор дополнительной информации (адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения). Организации не учитывают и не используют иные сведения из служебного заголовка сообщения ЭП, которые могли бы способствовать выявлению способов создания и путей передачи электронных сообщений в информационных и/или до­казательных целях. Подобный факт демонстрирует недооцен­ку организациями того, что при работе с ЭП важно сохранять не только основное содержимое электронных сообщений и прикреп­ленных к ним документов, но и контекстную информацию о про­цессах создания и транспортировки данных сообщений. Подобная ситуация может быть обусловлена несколькими причинами: незнанием сотрудниками организаций, отвечающими за работу с ЭП, ряда технических особенностей ее использования, а также использованием в ДОУ только тех возможностей, которые предос­тавляются стандартным массовым программным обеспечением, не учитывающим многих особенностей ведения делопроизводства.

Последнее еще раз демонстрирует ситуацию, когда при от­сутствии продуманной комплексной государственной по­литики по стандартизации и нормативному регулирова­нию автоматизации ДОУ, технологии работы с документами в электронном виде во многих организациях обуславливаются и ограничиваются возможностями существующих программно-технических средств, ориентированных в первую очередь на "ус­редненного" массового потребителя и не учитывающих специ­фику ведения делопроизводства в организациях в соответствии со сложившейся отечественной нормативно-методической сре­дой, практикой и традициями делопроизводства и архивного дела. Проблемы соответствия программно-технического обеспе­чения требованиям и традициям делопроизводства в большой степени решаются в организациях, внедряющих автоматизиро­ванные системы ДОУ. Однако, как было отмечено выше, и в этой ситуации остаются проблемы, в том числе связанные с вопросами взаимодействия подобных систем между собой, обес­печения долговременной сохранности создаваемой при их исполь­зовании документированной информации и т. д.

В большинстве организаций происходит ежегодное увели­чение объемов переписки, при этом количество отправляе­мых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно пре­вышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляе­мой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.

2 Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на примере СП «Софтформ» ООО)

2.1 Анализ использования информационных систем и электронной почты в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО

Белорусско-чешское совместное предприятие «Софтформ» Общество с ограниченной ответственностью (СП «Софтформ» ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны.

Основное направление деятельности — проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии «софтформинг». В настоящее время СП «Софтформ» ООО выпускает следующую продукцию:

1. Офисная мебель.

Включает 3 вида: мебель для руководителя, комплексный офис, оперативная мебель.

Мебель для руководителя состоит из 3-х серий: серия «Борн», серия «Вельс», серия «Соренто». )