Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является info@softform.by.

Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фaмилия.имя@домен.by (например: ivanov.petr@softform.by).

В локальных правовых актах организации следует опреде­лить, для достижения каких целей и решения каких задач бу­дет использоваться СЭП. Определение целевого назначения СЭП организации необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работни­ков за ее нецелевое использование.

Целью использования ЭП может быть, например, осуществ­ление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи [37, c. 142]:

- пересылка служебных документов;

- пересылка напоминаний о сроках исполнения разосланных ранее документов;

- согласование принятия управленческих решений;

- подтверждение совершенных действий и др.

В качестве локальных правовых актов, определяющих СЭП организации и закрепляющих порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию ЭП в орга­низации, положение об информационной безопасности и т. д. Установление права собственности на информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

После того, как СЭП организации будет четко идентифици­рована, а также будут определены цели и задачи ее использова­ния, необходимо закрепить право собственности на докумен­тированную информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

Установление права собственности на всю или определенную часть документированной информации, пересылаемой посредством СЭП организации, является важным условием правового регули­рования ее использования в деятельности организации.

При установлении права собственности на такую информа­цию может использоваться два подхода: право собственности на всю информацию, отправляемую и получаемую работниками посредством СЭП организации, зак­репляется исключительно за организацией; право собственности разграничивается в зависимости от содержания информации, пересылаемой посредством СЭП организации.

Первый подход является наиболее приемлемым, так как на законном основании позволит в максимальной степени конт­ролировать состав и содержание документированной информа­ции, получаемой и отправляемой с помощью СЭП организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а так­же устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования ЭП. При таком подходе ответственность перед сторонними лицами за содержание отправляемых работ­никами сообщений полностью возлагается на организацию.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

«Информация, пересылаемая посредством системы элект­ронной почты предприятия, является исключительной собствен­ностью предприятия.

Использование системы электронной почты предприятия в личных целях не допускается».

Второй подход может применяться в случае, если органи­зация допускает использование работниками СЭП в личных це­лях. Такой подход подразумевает необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посред­ством СЭП организации, будет являться собственностью орга­низации, а какая - собственностью работников.

Определение собственника информации может произ­водиться на основании формальных и/или содержательных критериев.

В первом случае, например, может определяться, что к ка­тегории личных сообщений относятся сообщения с пометкой "Личное" либо сообщения, отправляемые работниками в уста­новленное время (во время обеденного перерыва, после оконча­ния рабочего дня и т. д.).

Во втором случае критерием отнесения сообщений к кате­гории личных будет служить их содержание.

Независимо от критериев отнесения сообщений ЭП к катего­рии личных необходимо установить порядок, при котором обра­ботка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. В том числе все личные документы ЭП в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспон­денции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные рабо­чие области (электронные папки) на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т. д.

Необходимо учитывать, что порядок, при котором допуска­ется использовать СЭП организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходи­мостью соблюдения тайны личной переписки работников, рос­том объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой лич­ной корреспонденции, риском компрометации репутации органи­зации в случае использования работниками СЭП для несанкцио­нированных рассылок и др.

Для предотвращения подобных издержек может быть опре­делен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не СЭП организации, а личные почтовые ящи­ки, расположенные на сторонних информационных ресурсах, до­ступ к которым осуществляется посредством сети Интернет (на­пример, www.mail.ru, www.yandex.ru и т. д.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО использу­ется для отправки и получения служебной электронной кор­респонденции в рамках выполнения функций и задач деятель­ности организации.

Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в личных целях не допускается.

Для отправки и получения электронных сообщений лично­го характера допускается использовать сторонние ресурсы сети Интернет в соответствии с Правилами доступа к сети Интернет, утвержденными приказом директора СП «Софтформ» ООО от 15.07.2010 №59».

Для соблюдения работниками установленного порядка исполь­зования СЭП организации в локальных нормативных правовых ак­тах организации необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их наруше­ние. В качестве таких правовых актов могут выступать положе­ния о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т. д. Четкое установление обязанностей и ответственности по ра­боте с документами ЭП требуется для того, чтобы в случае не­обходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий [40, c. 103].

В зависимости от категории работников их обязанности мо­гут различаться.

На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержа­нию соблюдения установленного порядка работы с СЭП организации.

На специалистов по ДОУ могут быть возложены обязанно­сти по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в том числе соблюдению установленных правил ведения делопроизводства (учета, движения, оперативно­го хранения документов ЭП и т. д.), передачи документов ЭП на архивное хранение, обучение персонала установленным прави­лам работы с электронной почтой и т. д.

Специалисты по информационным технологиям (про­граммисты, системные администраторы и т. д.), как правило, не­сут ответственность за техническое обеспечение функционирова­ния СЭП организации, а также защиту документов ЭП от несанк­ционированного уничтожения или неавторизованного доступа к ним.

Специалисты по информационной безопасности, как пра­вило, отвечают за установление и контроль соблюдения правил ра­боты с ЭП при пересылке информации ограниченного распростра­нения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации.

При этом все работники организации должны нести ответ­ственность за обеспечение сохранности и доступности документов ЭП, создаваемых в их деятельности, а также по­лучаемых от внешних источников. Помимо этого, все работники организации должны нести ответственность за: использование ЭП в личных целях; содержание документов ЭП; соблюдение порядка оформления, хранения документов ЭП и иных правил работы с ЭП. Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (то есть ознакомлены с соответствующи­ми локальными нормативными правовыми документами, в кото­рых эта ответственность закреплена). )