При определении мер ответственности за несоблюдение работ­никами установленных обязанностей необходимо руководство­ваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установле­на дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудо­вым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка нани­матель может применить к работнику следующие меры дисципли­нарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104].

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадле­жит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыска­ния должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, не­зависимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предостав­ления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок приме­нения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными ло­кальными нормативными правовыми актами.

Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использова­нию СЭП организации.

С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен вклю­чать лишь тех работников, которым использование ЭП необхо­димо для выполнения возложенных на них функций.

Примерная форма такого перечня приведена в приложении.

В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников) разрешается использовать СЭП организации.

Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных ин­струкциях работникам организации, инструкции по делопроиз­водству организации или иных локальных нормативных право­вых актах.

3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации

Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать на принтере, запечатывать в кон­верт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее - ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона) [42, c. 30].

Учитывая указанное, в организации следует определить кри­терии, при которых отправка электронных сообщений действи­тельно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть ис­пользован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо.

В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллеги­альный), объемом и характером взаимосвязей с другими орга­низациями и т. д.

Юридическим основанием создания документов явля­ются акты законодательства Республики Беларусь, решения су­дов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д.

Состав и количество создаваемых в организации докумен­тов также зависит от корпоративной культуры организации, сло­жившихся в ней традиций работы с документами, уровня про­фессиональной компетенции работников и т. д.

Можно выделить следующие основные факторы, влияю­щие на выбор ЭП в качестве средства осуществления докумен­тированных коммуникаций:

- тема (содержание) пересылаемых документов;

- доступность адресата;

- потребность в высокой скорости доставки;

- потребность в высокой скорости ответа;

- количество получателей.

Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пе­ресылаться посредством ЭП, а какая - нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]:

- степень закрытости (конфиденциальности) информации;

- значимость информации для решения выполняемых задач и функций;

- допустимость пересылки информации посредством ЭП с точ­ки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной фор­ме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

«Система электронной почты СП «Софтформ» ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП «Софтформ» ООО.

Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП «Софтформ» ООО и иную информацию ограниченного распространения».

Доступность адресата подразумевает оценку того, насколь­ко далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече.

Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних доку­ментов (например, докладных записок или отчетов).

При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать допол­нительные электронные сообщения, неоправданно увеличиваю­щие сохраняемый документный массив организации.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: «Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО для ведения внутренней переписки между работниками орга­низации не допускается.

При переписке с внешними корреспондентами не допуска­ется использовать систему электронной почты СП «Софтформ» ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков».

Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в каче­стве способа оперативной пересылки документированной инфор­мации. При этом следует учитывать, что высокая скорость дос­тавки документа не гарантирует такого же оперативного озна­комления с ним и получения ответа. При необходимости получе­ния немедленного ответа или подтверждения получения отправ­ленной информации вместо ЭП более целесообразно использо­вать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c. 19].

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

«В целях подтверждения получения документа, отправлен­ного посредством системы электронной почты СП «Софтформ» ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматичес­ком режиме должно быть затребовано электронное сообще­ние о доставке (прочтении) документа и/или получено подтвер­ждение об этом в устной форме посредством телефона». )