3. В большинстве организаций происходит ежегодное увеличение объемов переписки, при этом количество отправляемых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно превышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляемой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.
4. Белорусско-чешское совместное предприятие «Софтформ» Общество с ограниченной ответственностью (СП «Софтформ» ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны. Основное направление деятельности — проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии «софтформинг».
5. Рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета внедряет электронные «продукты: электронное «Дело», «Дело-Web», Архивное дело, система «Карма» и прочие.
7. Электронный архив СП «Софтформ» ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов.
8. Организация электронного документооборота в СП «Софтформ» ООО в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.
В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребления и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумажном виде и при необходимости иные формальные средства деловых коммуникаций.
Список использованных источников
1. Акулов О.А., Медведев Н.В. Информатика. Базовый курс. – М.: Высшее техническое образование, 2008. – 560 с.
2. Алексеев Е.Р. Электронная почта от А до Я. – М.: НТ Пресс, ВКТ, 2008. - 192 с.
3. Берлинер Э., Глазырина И., Глазырин Б. Microsoft Windows XP. – М.: Бином, 2004. – 510 с.
4. Бойс Дж Windows 2000. – М.: ДМК, 2004. – 304 с.
5. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника. - СПб.: Питер, 2004. – 624 с.
6. Гладкий А. Интернет и электронная почта. – М.: НТ Пресс, 2007. - 256 с.
7. Девянин, П. Н. Модели безопасности компьютерных систем: учеб. пособие / П. Н. Девянин. — М.: Академия, 2005.— 144 с.
8. Дымов В. Электронная почта: Самоучитель. – М.: Майор, 20012. – 176 с.
9. Евсеев Г.А., Симонович С.В. Windows XP: Полный справочник в вопросах и ответах. - СПб.: Питер, 2007. – 835 с.
10. Зелинский С. Windows XP. – СПб: Питер, 2005. – 480 с.
11. Зима, В. М. Безопасность глобальных сетевых технологий / В.М. Зима — 2-е изд. — СПб.: БХВ-Петербург, 2003.— 368 с.
12. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 416 с.
13. Каймин В.А. Информатика. – М.: Высшее образование, 2007. – 285 с.
14. Капелюх С. Электронная почта. – СПб: BHV, 2006. – 144 с.
15. Кириленко А.П. Самоучитель работы на персональном компьютере. - СПб.: Питер, 2006. – 663 с.
16. Конеев, И. Р. Информационная безопасность предприятия / И. Р. Конеев, А. В. Беляев.— СПб.: БХВ-Петербург, 2003. — 752 с.
17. Коцюбинский А.О. Персональный компьютер в работе руководителя. – М.: ГроссМедиа, 2005. – 386 с.
18. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. – М.: Издательский торговый дом «КноРус», 2001. – 538 с.
19. Левин М. E-mail `безопасная`. Взлом, `спам` и `хакерские` атаки на системы электронной почты Internet. – М.: Майор, 2005. - 192 с.
20. Левин М. Антиспам без секретов. Практические рекомендации по борьбе с нелегальной рассылкой по электронной почте. – М.: Новый издательский дом, 2005. – 320 с.
21. Левин М. Электронная почта, интернет-пейджер и ICQ без секретов: Пособие по работе с электронной почтой и лучшими средствами общения в Интернет. – М.: Новый издательский дом, 2005. – 320 с.
22. Леонард В. Windows XP для чайников. Полный справочник. – М.: Вильямс, 2007. – 720 с.
23. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия. Самые необходимые программы. – М.:ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2006. – 775 с.
24. Луенбергер Дэвид Дж – Информатика. – М.: Мир программирования, 2008. – 448 с.
25. Маринин С.А. Основы работы с электронной почтой. – М.: НТ Пресс, 2007. - 160 с.
26. Меженный О. Windows XP. Самоучитель. – М.: Вильямс, 2002. – 304 с.
27. Михайлов А.В. Электронная почта и ее защита. – М.: Диалог-МИФИ, 2008. - 128 с.
28. Михеева Е.В. Практикум по информатике: Учеб. Пособие для сред. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 482 с.
29. Нортон П. Windows XP: энциклопедия. – М.: ДМК, 2007. – 736 с.
30. Пащенко И. Интернет и электронная почта. – М.: ЭКСМО, 2008. – 464 с.
31. Прончев Г.Б., Бухтиярова И.Н., Фесенко В.В. Компьютерные коммуникации. Сервис электронной почты. – К.: КДУ, 2009. - 122 с.
32. Сергеева И.И., Музалевская А.А., Тарасова Н.В. Информатика. – М.: Инфра-М, 2006. – 336 с.
33. Смирнова, Г. Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; под ред. Ю. Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 512 с.
34. Соболь Б.В., Галин А.Б., и др. Информатика. – Ростов н/Дону: Феникс, 2005. – 448 с.
35. Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский.— М.: Высш. шк., 2005. — 263 с.
36. Сукач, А.Н. Документоведческая терминология в условиях применения технологии электронной почты // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: Зб. наук. пр. / Київський нац. ун-т культури і мистецтв; iн-т державного управління. За заг. ред. В.В. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2009. – Вип. 3. – С. 140 – 153.
37. Сукач, А.Н. Законодательная регламентация отнесения документированной информации к категории коммерческой тайны организации // Архівы і справаводства. – 2006. – № 6. – С. 46 – 50.
38. Сукач, А.Н. Использование электронной почты в организациях Республики Беларусь // Архівы і справаводства. – 2010. – № 1. – С. 38 – 46.
39. Сукач, А.Н. Научно-методические аспекты использования электронной почты в документационном обеспечении управления организаций // Архівы і справаводства. – 2007. – № 5. – С. 102 – 107.
40. Сукач, А.Н. Организация защиты конфиденциальных документов // Архівы і справаводства. – 2006. – № 3. – С. 16 – 21.
)