Далее в работе анализируются структурные категории текста — связность и цельность. Определяются их различия и взаимовлияние, предлагается через схематизацию структуры вычленять заложенную в тексте коммуникативную программу, т.е. потенциальную программу осмысления его основной концепции (идеи, мотива), что позволяет достаточно надежно оценивать меру адекватности интерпретации. Нарушение единства структуры текста предлагается трактовать как структурную неточность, а реализацию элементов структуры в полном объеме как структурную точность.

Категории стиля принимаются автором в значениях, располагающихся по всей терминологической амплитуде стилистики от стиля языка как языкового употребления (Т.Г.Винокур, 1984), или стилистического узуса, до стиля языковой личности (Ю.Н.Караулов, 1987) как речевого образа говорящего, манеры его поведения, выражаемой речевыми действиями.

ДП-личные обращения относятся к текстам, отражающим противоположные установки — институциональное общение (Деловое письмо) и личностное общение (Личное обращение). Вследствие этого возникает противоречие между личным характером интенции и содержания обращения и институциональностью роли получателя. Личное начало коммуникации требует использования экспрессивной лексики и синтаксиса, а институциональная фигура получателя — формализованного языка. Таким образом, адресат должен учитывать противоположные начала этого текста. Однако коммуникатор, который применительно к стилистической дифференциации речевых навыков определяется как "представитель демократических слоев", ограничивается частным переключением стилистического кода и не учитывает необходимых в условиях делового общения ограничений: а) обусловленных темой, жанром, коммуникативными нарушениями говорящего; б) связанных с употреблением в условиях деловой коммуникации слов с "предельными" экспрессивными характеристиками, т.е. бранной и вульгарной лексики; в) этического характера.

В результате создается стилистически неоднородный текст с нарушенной официально-деловой тональностью, что влечет за собой сбои при декодировании. Отступление коммуникатором в условиях деловой коммуникации от стилистических норм делового общения при создании ДП предлагается квалифицировать как стилистическую неточность, соблюдение этих норм — как стилистическую точность.

Таким образом, составляющие элементы коммуникативной точности текста ДП — информационная, тематическая, структурная и стилистическая точность, — являются элементами разных уровней и охватывают различные характеристики текста, но объединяются в систему, именуемую жанровым каноном ДП.

Предлагается рабочее определение коммуникативной точности текста: это такая категория текста, которая, формируясь на его разных уровнях, достигается посредством реализации жанрового канона данного произведения и обеспечивает высокую степень эффективности коммуникации.

Вторая глава "Способы выражения коммуникативной точности в тексте делового письма" посвящена анализу отклонений от жанрового канона ДП, приводящих к созданию коммуникативно неточных текстов.

В первом параграфе "Информационная точность делового общения (на примере ДП)" дается последовательное описание компонентов прогнозируемого восприятия текстов реципиентом, в котором выделяются осмысление текста и, как результат, его понимание. Целью восприятия ДП-личного обращения должностным лицом, является получение им необходимой для реализации своих управленческих функций информации. С этой точки зрения его восприятие направлено на поиск нужной информации, оцениваемой по критериям необходимости и пользы. Поэтому коммуникатор должен осознанно планировать степень выраженности, а значит, развернутости текста.

Поскольку качественные характеристики фоновых знаний должностного лица-реципиента принципиально могут быть обозначены (они реализуются в целевой установке прогнозируемого восприятия), то критерии оптимальной свернутости/развернутости текста ДП в его информационном плане могут быть определены.

Установлено, что в исследуемых текстах преобладают два направления отклонений от "нормального изложения" (В.Я.Шабес, 1989) необходимой информации, квалифицированные в исследовании как информативная неточность, — отклонения в количественном и качественном составе информации ДП.

Отклонения в качественном составе информации определяются в работе как гипервербализация и гиповербализация текста.

Гипервербализация в текстах ДП характеризуется сверхконкретным изложением фактов, событий, мыслей автора и т.п. Излишняя детализация изложения уменьшает информационную плотность документа (отношение физического объема текста к информационному объему) (Г.Г.Воробьев, 1973), что увеличивает время усвоения необходимой реципиенту информации и снижает эффективность коммуникации в целом. Так, обращаясь к президенту страны с жалобой на городскую газовую техническую инспекцию и просьбой помочь отремонтировать газовую горелку, пенсионерка NN описывает всю свою нелегкую жизнь.

Гиповербализация в текстах ДП — это свертка необходимой для должностного лица информации (обычно фактической), без которой невозможно точно и однозначно истолковать намерение автора. Например, автор обращается с просьбой помочь ему в устройстве чужого человека в дом инвалидов, не указывая, какое отношение он имеет к излагаемой проблеме, и ведет речь так, как будто бы неизвестное ему должностное лицо знает все обстоятельства дела (в социолингвистике такое явление трактуется как произвольное расширение пресуппозиций).

Отклонения в качественном составе информации ДП выражаются как неконкретные формулировки (например, непонятно, в чем проблема, чего хочет от органов власти и управления Гражданин в связи с изложенной проблемой, почему Гражданин обратился в эту структуру, а не в другую) и как вынесение содержательно-фактуальной информации в содержательно-подтекстовую (намеки), следствием чего является высокая интерпретируемость текста.

Во втором параграфе "Тематическая точность текстов делового общения" рассмотрены критерии создания тематической точности делового письма, выявлены типы точности делового письма и типы ее нарушений.

Текст представляет собой обусловливаемое целью объединение ситуативных субстанциальных высказываний на основе общности темы. В тексте присутствует макротема, реализуемая автором через микротемы. Анализ их соотношения показывает, что микротемный уровень включается в последующий, являясь его компонентом. Соединяясь между собой, микротемы включаются в макротему (т.е. предмет текстового высказывания). Связность на уровне микротематического и макротематического высказываний является важным смыслообразующим элементом, способствующим адекватному пониманию текста реципиентом. Отсутствие связности между данными текстовыми уровнями трактуется нами как тематическая неточность.

Выделены следующие типы тематической неточности в текстах ДП: невключенность микротемы в макротему текста и отсутствие соединительных смысловых связей между микротемами.

Анализ текстового материала показывает, что авторы ДП-личных обращений зачастую неоправданно расширяют микротемный набор биографического, личного характера с целью воздействия на должностное лицо. Например:

“Уважаемый депутат !

Наша семья: отец, мать и все мы, дети, всю свою жизнь прожили в Перелазовском. После службы в рядах Советской Армии нас четыре брата остались работать в совхозе "Перелазовский".

Два брата работают механизаторами, один работает шофером, а я работал механизатором, шофером, а сейчас работаю заведующим машинно-тракторной мастерской. После службы в Советской Армии остались работать в совхозе "Перелазовский" мой сын Сергей и мой племянник Геннадий. Мой сын работает шофером, а во время уборки урожая садится на комбайн и убирает хлеб. Шофером работает и мой племянник Геннадий. Второй мой сын служит в Советской Армии. Жена моя работает медсестрой в Перелазовской участковой больнице. Вот такая у меня семья. )