2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 ( название ГОСТа).
Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.
Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.
АСУ – автоматизированная система управления.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
· Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
· Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
· Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
· Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
· Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
· Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
· Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
· Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по предмету «Организация делопроизводства»
Вариант №7
Работу выполнила учащаяся
I курса заочного отделения
специальность «Правоведение»
группа 002
Мицкевич Алина Арнольдовна
г. Барановичи, ул. Парковая, д.39, кв.29
тел. (0163) 40-97-54
Работу проверил
А.В. Малышко
Барановичи 2000
Л И Т Е Р А Т У Р А
1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»
2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999
3. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №1(7), 2000
4. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №2(8), 2000
5. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998 – 144 с.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 – 288 с. – ( Серия «Высшее образование»)
7. Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1989. – 184 с.
8. Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 1998 – 575с.
9. Паневчик В.В Делопроизводство.- Мн.: Высш. шк., 2000. – 263 с.: ил.
10. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М.: Экономика, 1982. – 168 с.
11. Славинская О.В. Секретарское дело: Учебное пособие, - Мн. РИПО, 1999 – 222с.
Вернуться00
Категория: Административное право
)