Система управления своей работой

В одном из исследований по проблеме управления отмечается, что 72% руководителей не могут найти для себя достаточного количества времени для обдумывания задач и планирования. Кто же в этом виноват?

Истина, вероятно, в том, что руководители просто не хотят использовать свое рабочее время на планирование. Они с легкостью приступают к работе, которая в данный момент кажется им самой неотложной. Чем больше накапливается на нашем рабочем столе всевозможных бумаг, тем с большей жадностью мы набрасываемся на какую-нибудь рутинную работу. Мы не умеем подчас сосредоточиваться и заниматься самым существенным, выполнять прямые обязанности.

Очень важно, чтобы планирование своей работы проводилось не изолированно, а в единстве с другими системами организации. Управление самим собой также неплохо начинать с планирования. Именно с его помощью отчетливо очертить задачи на ближайшее время. Одновременно стоит подумать также над тем, какие задачи можно отбросить и какие делегировать. От ненужной работы надо отказаться сразу. По каждой задаче следует продумать, как и когда ее выполнять.

Позднее следует обязательно проконтролировать, как были выполнены запланированные задачи. Кроме того, надо постоянно помнить также о необходимости непрерывного совершенствования своей работы и использования рабочего времени.

Лучше всего повышение эффективности своей работы на практике проводить путем составления системы управления использованием рабочего времени, которая может выглядеть, например, следующим образом:

1. Определение и анализ использования своего рабочего времени;

2. Должностные обязанности в данный период;

3. Индивидуальный план деятельности;

4. Рабочий план;

5. Недельный план;

6. Дневной план;

7. Контроль за выполнением плана использования своего рабочего времени.

Очень важно найти действительные возможности и проблемы, связанные с работой и использование рабочего времени. При этом мы узнаем, в частности, не теряется ли наше рабочее время каждый день по одним и тем же причинам. Анализ использования рабочего времени является хорошим способом для тестирования работоспособности руководителя.

Правильно определенные должностные обязанности – это основа эффективного управления. Основным вопросом при этом является то, почему в данной должности находится именно это лицо, а не другое и какова его отдача для организации. Существенным является и то, каковы зоны ответственности этого лица, и какова действительная сила его влияния. Под зонами ответственности понимаются окончательные результаты, достижение которых предусматривается данной должностью. Таких зон ответственности у одного человека обычно 3-5. Их можно представить следующим образом.

1. Управление деятельностью.

2. Управление людьми.

3. Управление внешними связями.

4. Совершенствование управления деятельностью, людьми и связями с другими организациями.

5. Собственно «делание работы».

Круг полномочий руководителя следует рассматривать отдельно в части каждой зоны ответственности. Он должен знать, каковы его полномочия в плане принятия решений и предложений, особенно с точки зрения достижений результатов. В части полномочий по принятию решений должны быть указаны вопросы, которые не могут быть делегированы другими. Каждому руководителю, кроме того, полезно знать, за что и перед кем он отвечает, кто и за что является ответственным перед ним самим, по каким вопросам и с кем он должен сотрудничать. Круг должностных обязанностей руководителя должен быть определен таким образом, чтобы он не стеснял деятельности и не связывал руководителя выполнением только рутинных работ.

После того как организация и ее подразделения определят свои ключевые результаты и соответствующие цели, можно более четко выработать ключевые результаты и задания также для остальных руководителей. Другими словами, каждый руководитель может на их основании составить свой индивидуальный план работы. Такой план работы можно составлять 1-2 раза в год.

Когда цели и задачи определены, необходимо решить, как организовать контроль за ходом их выполнения. При этом не надо забывать, что контролируется именно цель, ее осуществление, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности уделяется внимание способу осуществления контроля, измерителя времени и человеку, ответственному за данный вопрос.

После определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. На этом этапе в управлении по результатам часто возникает кризисный момент. Такая программа остается или вовсе не составленной, или же она составляется небрежно. Цель без программы мероприятий для ее достижения – это пустая мечта. Цель отвечает на вопрос «что?», а программа мероприятий – на вопрос «как?». Цель – это мысленная деятельность для достижения результата, а мероприятие – это практическое действие. План мероприятий можно составить, например, следующим образом.

После определения необходимых для достижения цели мероприятий необходимо выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это является очень существенным моментом при планировании индивидуальной работы.

Когда руководитель окончательно определит мероприятия и уточнит календарь времени, то готовый индивидуальный план полезно вывесить перед глазами, скажем, на стене рабочего кабинета.

Недельный план является уточнением общего плана, детальным распределением имеющихся ресурсов. В каждую пятницу, во второй половине дня, рекомендуется определять задания на следующую неделю и вносить их в календарь или вписывать в специальный бланк. Лучше всего использовать для этой цели еженедельники с тем, чтобы все задания не неделю поместились на одной страничке. Здесь можно проставить время, необходимое для выполнения заданий, и останется еще достаточно места для пометок.

При составлении недельного плана можно придерживаться следующих проверенных на практике принципов.

· Не загружайте свой рабочий день больше чем на 60%, поскольку каждый день Вам приходится заниматься и непредвиденными заранее делами.

· Если в Вашем подразделении проводятся еженедельные совещания, то не забудьте записать в календаре время их проведения.

· Не забывайте о своем индивидуальном плане работы и переносите из него запланированные на соответствующую неделю задания в еженедельник, отведя для их выполнения необходимое время.

· Проверьте по еженедельнику, какие дополнительные работы Вам предстоит сделать на данной неделе, и потребуют ли они время на подготовку.

· Выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы.

· На основе недельных планов рекомендуется составлять ежедневные планы, особенно в тех случаях, когда нет полной ясности о предстоящих работах на соответствующий день. При этом мы рекомендуем соблюдать следующие принципы.

- Если Вы ездите на работу на автобусе или метро, то используйте это время на обдумывание плана работы на предстоящий день или же составьте такой план дома накануне вечером.

- Возьмите себе за правило выполнять определенные задания в течение рабочего дня до конца.

- Несмотря ни на какую спешку, начинайте свой рабочий день со спокойного обдумывания в течение 10-15 мин. предстоящих в этот день работ.

- Если у Вас есть секретарь, то начинайте рабочий день с совещания с ним.

- Определите последовательность выполнения работ.

- Если есть возможность, то выполните сначала самое трудное задание дня. Оно обычно содержит основное ядро рабочего дня. После этого другие задания выполняются как бы сами по себе.

- Ни в коем случае не поддавайтесь соблазну «сначала убрать с дороги всякую мелочь».

- Не привыкайте к тому, чтобы начинать свой рабочий день с ознакомления с почтой, так как она редко содержит что-либо срочное.

- Если только возможно, используйте час в первой половине дня для работы «за закрытыми дверями».

- Составьте для себя приблизительный план выполнения работ в течение дня. )