7. Составьте для себя более подробный план по основным вопросам.

8. Запаситесь заранее необходимыми для дискуссии справочными материалами.

9. Набросайте проекты наиболее вероятных решений.

10. Подумайте, есть ли необходимость заранее проинформировать участников совещания по каким-либо вопросам, например, по телефону или персонально перед началом работы группы.

Во время работы группы.

11. Начинайте работу точно в указанное время и сразу же переходите к делу независимо от того, все ли участники на месте. Если кто-либо из участников опоздает на совещание больше, чем два раза подряд, то это может значить, что: а). речь идет о небольшом меньшинстве,

б). это говорит о каких-то интересах этого человека,

в). дает представление о том, сколько участников действительно нужно.

Подсчитайте, сколько стоит одна минута опоздания, и не забудьте в вежливой форме напомнить об этом опоздавшему.

12. Приучите участников к сжатым графикам работы. Исследования показывают, что на совещание требуется максимум 1,5 часа. Не забудьте объявить в начале совещания группы предлагаемое время окончания работы. Это имеет очень важное значение, так как:

а). активизирует работу совещания,

б). дает возможность более точно спланировать время после совещания.

13. Нет смысла наспех обсуждать управленческие вопросы: в этом случае вряд ли удастся прийти к серьезным, продуманным решениям. К тому же, если совещание рассчитано на полчаса, дальнейшее сокращение времени не даст заметной экономии, поскольку главными в общем балансе затраченного времени становятся скрытые потери. К ним относятся:

1) Потери времени на сборы заседания и возвращение к работе (убрать, а потом достать рабочий материал и др.);

2) Затраты времени на переключение с одного вида общественно полезной деятельности на другой;

3) Потери времени в ожидании начала заседания (замечено, что большинство сотрудников за 20-25 минут до совещания фактически прекращают работать, собираются группами и обмениваются новостями).

14. Создайте свободную и мотивированную атмосферу.

15. Попросите секретаря вести учет незавершенных вопросов. В начале совещания полезно напомнить о таких вопросах, назвать ответственных и установить срок выполнения. Это помогает контролировать ход выполнения решений и конкретных заданий.

16. Разбейте проблемы на отдельные составные части. Желательно оформить эти части в виде вопросов, так как вопрос обычно сужает рамки обсуждаемой проблемы и требует конкретного ответа. Выясните также, является ли данная проблема обычной, у которой имеется модель решения, или совершенно новой, требующей своего специального решения. Посмотрите на проблему также глазами других участников совещания.

17. Научитесь простой технике ведения записей и пользуйтесь ею постоянно на всех совещаниях.

18. Контролируйте все возникающие паузы в обсуждении вопросов. Это поможет сократить до минимума пустые разговоры.

19. Предложите свои выводы (при необходимости еще раз) и способ решения проблемы.

20. Попросите секретаря записать время, которое потребовалось для обсуждения каждого вопроса. Это даст возможность проверить, правильно ли было определено время в графике работы.

21. Пользуйтесь критическими замечаниями в конце совещания и заканчивайте его вовремя.

После проведения совещания.

22. Контролируйте выполнение решений, принятых группой, и информируйте ее членов о полученных результатах.

23. При составлении повестки дня, текстов приглашений и протоколов пользуйтесь готовыми формами.

24. Побеспокойтесь о том, чтобы протоколы совещания и памятки были разосланы участникам в течение двух дней.

25. Контролируйте рабочие группы, ненужные распускайте, создавайте новые и совершенствуйте их работу.

Повесьте эти рекомендации на стене Вашего кабинета и повторяйте их время от времени перед проведением очередных совещаний.

Если сложить все дополнительные потери времени, то окажется, что для каждого участника совещания они составят не менее часа. Таким образом, запланированное получасовое совещание отнимает у сотрудников 1,5 часа рабочего времени. Очевидно, на получасовом совещании есть смысл обсудить несколько вопросов, чтобы еще раз не собирать людей.

Но чрезмерно короткое заседание еще не главная беда. Гораздо больше страдает общество от длительных и частых заседаний. Особенно много времени на заседании тратят ответственные работники.

На основе изучения материалов исследований специалисты по научной организации труда (НОТ) пришли к выводу, что наиболее эффективное заседание с общим регламентом рассмотрения одного, причем достаточно сложного вопроса, проходит в пределах 30-40 минут.

Для совещаний следует отвести один или два определенных дня в неделю. Исключения возможны лишь с личного разрешения директора. Такие приказы играют заметную дисциплинирующую, упорядочивающую жизнь предприятия роль. Желательно, чтобы свободные от совещаний дни были стабильными. Это позволяет сотрудникам разумно планировать свое рабочее время.

Следует избегать внеплановых заседаний, выбивающих людей из колеи и, как правило, недостаточно эффективных из-за подготовки наспех. Из-за внеплановых заседаний люди вынуждены нарушать свои обещания, отменять консультации, срывать деловые встречи, о которых договорились заранее, и т.д. Все это неизбежно приводит к конфликтным ситуациям внутри коллектива и к конфликтам с другими организациями.

Производственные заседания предпочтительнее проводить в конце рабочего дня. В первой половине дня, когда отмечается наибольшая производительность труда, нужно предоставить сотрудникам возможность выполнять наиболее сложные задания.

Упорядочение и регламентация деловых совещаний существенно помогает поддержанию общего трудового распорядка дня на предприятии, позволяет инженерно-управленческому персоналу более четко планировать свой рабочий день.

Служебные совещания с повторяющейся тематикой рекомендуется проводить по следующей схеме:

· заслушивание информации о выполнении предыдущего решения (3-5 мин.);

· информация, вынесенная на обсуждение (10-15 мин.);

· выяснение отдельных деталей сообщения (3-5 мин.);

· слушание ответственных исполнителей, которые не справились с поставленными задачами (4-5 мин.);

· обсуждение поступивших предложений и принятие решения (15-20 мин.).

Хорошим способом сэкономить время являются письменные или телефонные совещания. Письменное совещание проводится следующим образом. Ваше предложение по какому-либо вопросу печатается на одной половине листа и рассылается членам группы для быстрого ответа. Они отмечают свои соображения на второй, оставленной чистой половинке листа и указывают, какие, по их мнению, дополнительные меры необходимо принять. Если в ответах содержится много изменений, то можно составить новое предложение, уже с учетом предложений. Оно проходит тот же круг. Таким образом, каждый участник рабочей группы потратит на данный вопрос максимум 15 мин., вместо того чтобы тратить на совещания и час, и два.

Совещанием по телефону можно с успехом заменить много совещаний с участием двух, а то и более человек. В настоящее время есть возможность подключить к одному проводу для участия в дискуссии от 3 до 10 человек. Проведение такого совещания не требует специальных телефонных сетей.

Важно, чтобы председательствующий во время совещаний вел соответствующие записи, поскольку полагаться только на память никогда не следует. Обычной формой записи является обычный машинописный лист бумаги, разделенный на три части: в левой пишется имя выступающего, в средней – его предложение, в правой – имя участника или имена участников, поддержавших это предложение.

Очень важно, чтобы председательствующий держал нити управления совещанием в своих руках, но не доминировал. В порядке оживления совещания можно допускать свободную дискуссию и реплики. Не забудьте своими вопросами пробудить к дискуссии даже самого молчаливого участника. Для активизации совещания иногда можно прибегать к поочередному выступлению всех участников. )