Целью групповой работы является развитие и решение рассматриваемой на совещании проблемы. Важной предпосылкой для свободного и делового обмена мнениями является создание благоприятного климата групповой работы, его поддержание и сохранение во время проведения совещаний.

Переговоры. Все сказанное о проведении совещания может быть использовано при проведении переговоров, но поскольку на переговорах речь идет, как правило, о контактах сторон, представляющих интересы разных кругов, к ним следует готовиться особенно тщательно. К переговорам подготовка ведется разными путями:

1. Анализ факторов ситуации;

2. Анализ поведения участников;

3. Составление плана ведения переговоров, включающего следующие вопросы;

- предварительная информация;

- уточнение целей;

- план проведения переговоров.

Перед началом переговоров особое внимание следует обратить на оценку поведения участников. Никакой общей схемы для этого нет. Тем не менее, некоторые вопросы здесь всех же надо рассмотреть.

Каждый участник переговоров:

- хочет быть накормленным, т.к. голодный не может быть в своей наилучшей форме на переговорах;

- хочет быть принятым в группу, принимающую участие в переговорах, чувствовать себя в ней уверенным и равноправным;

- хочет быть замеченным и получить признание;

- хочет действовать разумно. Решения, принятые вопреки имеющимся лучшим данным, его не удовлетворяют.

Изучение содержания труда и структуры затрат рабочего времени ИТР и служащих

Изучение рабочего дня инженерно-технических работников (ИТР) и служащих по затратам времени необходимо для:

1. установления фактически существующей системы руководства и организационно-технической структуры исследуемых подразделений (отделов, бюро, участков)

2. анализа отклонений фактически существующей структуры управления от проектируемой;

3. определения содержания деятельности управленческого аппарата на основе изучения и анализа выполняемых операций;

4. построения оптимального состава численности аппарата управления;

5. выявления структурных и не учитываемых потерь рабочего времени по различным причинам;

6. выбора направлений рационализации деятельности работников структурных подразделений (в том числе разделения и кооперирования их труда) и определения путей устранения выявленных недостатков;

7. выявления состояния организации нормирования труда ИТР и служащих;

8. выявления условий труда и уровня механизации на каждом рабочем месте;

9. выявления потоков и объема информации (документооборота);

10. изучения личных и деловых качеств работников аппарата управления для правильного подбора, расстановки и подготовки кадров;

11. повышения эффективности труда и управления в подразделениях и по предприятию в целом и т.д.

В промышленности применяются следующие методы изучения затрат рабочего времени ИТР и служащих:

1. индивидуальные и групповые фотографии рабочего дня;

2. самофотографии;

3. хронометраж рабочего времени;

4. метод моментных наблюдений;

5. интервью;

6. интервью-анкета;

7. анкетный опрос.

Точность результатов наблюдений при использовании каждого из этих методов различна и зависит в основном от применяемых приемов и условий проведения наблюдений. Каждый из этих методов предполагает три этапа работы:

1). выбор объекта и маршрута наблюдений, определение цели наблюдения и его объема, ознакомление наблюдателя с условиями изучаемой работы и ознакомление самого работника с характером и целью наблюдения;

2). Проведение наблюдения (фиксация затрат времени и изучение методов выполнения работы);

3). Обработка данных наблюдений и их анализ.

Фотография рабочего дня представляет собой фиксацию затрат рабочего времени ИТР и служащих в течение смены. При проведении фотографии рабочего дня наблюдатель должен подробно зафиксировать в наблюдательных листах (картах) все виды выполняемых работ (в том числе и перерывы), т.е. содержание труда работников. Изучение затрат рабочего времени может быть как индивидуальным, так и групповым.

Индивидуальная фотография рабочего дня обычно проводится на тех сотрудников, которые в течение смены в силу своей специфической деятельности находятся в различных местах предприятия (напр., начальники цехов, технологи, мастера и другие).

Групповые фотографии рабочего дня проводятся на работников отделов заводоуправления и обычно применяются для анализа сложившегося разделения и кооперирования труда в аппарате управления. Групповая фотография рабочего дня по сравнению с индивидуальной более эффективна с точки зрения экономии рабочего времени наблюдателя.

Самофотография рабочего времени в отличие от фотографии предусматривает фиксацию затрат рабочего времени самим исполнителем.

Метод самофотографии рекомендуется применять для выявления продолжительности работ, связанных с выполнением прямых обязанностей, и потерь времени, вызываемых различными отклонениями в ходе производства. Эти данные позволяют решить в какой-то степени вопрос разделения и кооперирования труда ИТР и служащих, механизации инженерно-управленческих функций и другие проблемы, связанные с внедрением НОТ в сфере управления, в том числе вопрос определения численности структурных подразделений предприятия и др.

Хронометраж – это метод наблюдения, при помощи которого изучаются повторяющиеся элементы оперативной работы, а также отдельные элементы подготовительно-заключительных работ и обслуживания рабочего места. Примерами могут служить: оформление различных видов документации, расчеты ручным и механизированным способами, машинописные, копировально-множительные работы и др.

Метод моментных наблюдений обычно применяется для уточнения структуры затрат рабочего времени по укрупненным категориям. Метод моментных наблюдений – это способ получения фактических данных в случайные моменты времени. При применении этого методы исходят из того, что в динамическом процессе управления затраты времени на отдельные элементы есть величины вероятные, и их точные границы можно установить с помощью методов исследования, основанных на теории вероятности. Определение размера поэлементных затрат базируется на неоднократных повторных замерах. Чем чаще моменты наблюдений и короче интервалы между наблюдениями, тем точнее будут результаты наблюдений.

Этот метод труда ИТР и служащих требует намного меньше трудозатрат по сравнению с другими методами, однако, практика показывает, что и он не лишен недостатков. Во-первых, очень трудно определить вероятную зависимость между отдельными (смежными) элементами рабочего времени. Если, например, у рабочего предыдущая операция определяет последующую, то у инженера или служащего такой зависимости не существует. Эта зависимость наблюдается только у отдельных групп работников аппарата управления, поэтому этот метод применяется при изучении рабочего времени функциональных групп. Во-вторых, этим методом могут пользоваться хорошо подготовленные специалисты.

Интервью – это беседа исследователя (а точнее – получение ответов на задаваемые вопросы) с работником или коллективом работников. При изучении содержания труда ИТР и служащих, установлении продолжительности выполнения функций применяются различные виды интервью: интервью с отдельными работниками, интервью-рассказ, интервью-диалог, массовые интервью, анкетное интервью в сочетании с фотографией рабочего дня и хронометражем.

Интервью-анкета – это форма опроса, при которой опрашиваемый заранее знает вопросы и отвечает на них письменно.

Интервью-анкета может охватить подавляющее большинство работников предприятия. Однако такое массовое интервью без применения механизированных средств обработки весьма трудоемко.

Анкетный опрос – наиболее популярный и наиболее распространенный метод изучения содержания труда ИТР и служащих.

Анкетный опрос рекомендуется применять при изучении объема и потока информации, состояния организации труда в подразделениях и на рабочих местах, при анализе использования работников аппарата управления в соответствии с занимаемой ими должностью и их образованием, при решении вопросов подбора, расстановки и подготовки кадров, в том числе проведение аттестации ИТР и служащих и т.д. )