Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

4.3. Порядок оформления документов

при переводе

В соответствии с трудовым законодательством различают три вида перевода на другую работу:

а) перевод на другую работу на том же предприятии;

б) перевод на работу на другое предприятие;

в) перевод на работу в другую местность.

Эти виды перевода допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

Переводом на другую работу, требующим согласие работника, следует считать поручение ему работы по соответствующей специальности, квалификации, должности либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при приеме на работу (заключении трудового договора).

Не допускается перевод работника на другую работу в период его отсутствия на предприятии (отпуск, болезнь, командировка).

Оформление перевода работника на другое предприятие производится в следующем порядке (разрешение на перевод дает руководитель, имеющий право найма на работу и увольнение):

а) работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

б) его непосредственный руководитель рассматривает заявление и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в двух экземплярах, заявление работника, характеристика;

в) руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

г) при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Перевод работника на другую работу на том же предприятии может быть оформлен запиской о переводе.

4.4. Расторжение трудового договора

Прекращение трудовых отношений может иметь место лишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

Увольнение работников оформляется приказом руководителя предприятия.

Увольнение работников всех категорий производится приказом по личному составу предприятия (Форма № Т-8), а также запиской об увольнении, имеющей силу приказа.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (ст.78);

2) истечение срока трудового договора (п.2. ст.58), за исключением случаев когда трудовые отношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника ( ст.80);

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст.81);

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации ( ст.75);

7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст.73);

8) отказ работника от перевода на другую работу в следствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч.2. ст.72);

9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ч.1. ст.72);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон ( ст.83);

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы ( ст.84)

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

4.5. Порядок подготовки проектов приказов

по личному составу

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланка. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

Круг работников, которым предоставляется право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.

По поручению руководителя предприятия приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделения, пользующие правами приема и увольнения.

В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Приказ по личному составу изданный вышестоящей организацией, объявляется приказом руководителя предприятия с указанием даты вступления работника в должность или ухода с нее.

Копии приказов по личному составу или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящую или заинтересованную организацию. )