Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариуса совмещает секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и др.
Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:
- прекращения деятельности;
- нестабильности деятельности;
- отсутствия условий для хранения документов;
- желания самого предприятия.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.
Заключение
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Список использованной литературы
1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.
2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.
3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.
6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»
7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
8.Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.
9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М,2000.
10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. –М 1998
11.Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ
12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997
Приложение №1
Утверждаю:
Директор ООО «Птицефабрика
Александровская»
_Кузнецов А.Д.
Должностная инструкция
начальника отдела кадров
)