4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Строительная Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.
4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов
4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО «Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.
Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.
4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.
4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:
01 – Генеральное управление;
02 – Управление по работе с персоналом;
03 – бухгалтерия;
04 – финансовый отдел;
05 – отдел развития бизнеса;
06 – отдел заказчика;
07 – архитектурно-планировочная мастерская;
08 – отдел информационных технологий;
)