Документооборот на предприятии ресторанно-гостиничного типа

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение тАУ управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате тАУ централизованную, децентрализованную и смешанную.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы тАУ один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Гостиница ВлТуристВ» является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе гостиницы ВлТуристВ» тАУ Уставе определены основные цели и виды деятельности общества.

Гостиница ВлТуристВ» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

Гостиница ВлТуристВ» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Объект работы тАУ документооборот на предприятии.

Цель работы тАУ исследование документооборота на предприятии ресторанно-гостиничного типа.

В ходе работы решались следующие задачи:

1) Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия;

2) Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии;

3) Документооборот в ресторане при гостинице;

4) Основные принципы рациональной его организации;

5) Схема прохождения исходящих документов в ресторане при гостинице

6) Работа с внутренними документами в ресторане при гостинице

1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов)

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование тАУ регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными ВлтрадициейВ».

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы тАУ документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, тАУ это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа тАУ изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях тАУ документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

Определение понятий ВлдокументВ» и ВлинформацияВ».

ГОСТ 16487тАУ70, определявший понятие документ как Влсредство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человекаВ», в настоящее время отменен.

ВлДокументВ» тАУ запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотопленка, магнитофонная лента и т.п.В».

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифунк-ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Термин ВлинформацияВ» происходит от латинского слова ВлinformatioВ», что означает сведения, разъяснения, изложение.

В Федеральном законе от 27 июля 2006 года №149-ФЗ ВлОб информации, информационных технологиях и о защите информацииВ» используются следующие основные понятия:

Информация тАУ сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

Роль и функции документа в управленческой деятельности

Функция документа тАУ это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ тАУ объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа тАУ это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция тАУ это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция тАУ это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

кумулятивная функция тАУ это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

управленческая или регулятивная функция тАУ выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция тАУ это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации тАУ это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция тАУ способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

общекультурная функция тАУ способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция тАУ способность документа служить Влвнешней памятьюВ» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

гедоническая функция тАУ способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Формуляр документа.

Формуляр-образец документа тАУ это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Юридическая сила документа

Общие правила оформления документов говорят, что в документах не допускаются исправления, черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.

Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

Ø Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).

Ø Дата документа.

Ø Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.

Ø Подпись

Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

Ø Название вида документа, за исключением писем

Ø Номер документа

Ø В определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об утверждении документа.

Ø Подпись должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия) должностного лица.

В документах организации персональная подпись обеспечивает юридическую силу только в случае, если она собственноручно подписано лицом, чья должность указана в документе. В случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую пометку должности и расшифровки подписи.

В тех случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны несколько подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его подпишут все соответствующие лица.

Классификация документов

Классификация документов тАУ распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

тАУ По содержанию (важнейший вид классификации) тАУ это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета,
подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;

тАУ по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

тАУ по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

тАУ по месту составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние тАУ полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние тАУ составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

тАУ по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

тАУ по происхождению (официальные, личные);

тАУ по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

тАУ по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

тАУ по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

тАУ По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов тАУ это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

тАУ По количеству затронутых вопросов (простые и сложные)

тАУ По ограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)

тАУ По степени обязательности (информационные, директивные)

2. Практическое задание на основе гостиницы ВлТуристВ»

2.1 Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции)

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в гостинице ВлТуристВ» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

тАУ Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

тАУ Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются: прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрация документов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправка документов, информационно-справочная работа с документами;

2. Административно тАУ хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняет следующие функции: снабжает канцелярскими принадлежностями; обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[1]
, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях гостиницы ВлТуристВ». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления гостиницы ВлТуристВ» тАУ Общего отдела

________ тАУ непосредственное подчинение

тАУ тАУ функциональное подчинение

Основными задачами Общего отдела являются: обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы, методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота, унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании и др.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом гостиницы ВлТуристВ» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно тАУ правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

2.2 Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). гостиницы ВлТуристВ»

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов, требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив.

Подразделения гостиницы ВлТуристВ» осуществляют свою деятельность на основе ВлПоложенийВ» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Номенклатура дел тАУ это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве гостиниц ВлТуристВ»

Сводная номенклатура дела гостиницы ВлТуристВ» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям ВлТиповой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиВ».

Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел гостиницы ВлТуристВ» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

тАУ наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело;

тАУ определение участка работы или Влопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т.п.

Если дело содержит переписку, следует указывать тАУ с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины ВлделоВ» и ВлдокументыВ», если в дело включены документы различных видов.

Составление заголовков ВлРазная перепискаВ», ВлДело с отчетностьюВ», ВлРуководящие материалыВ», ВлДокументы по общим вопросамВ» и т.п. не допускается.

Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

Номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Наименование подразделения	Кол-во дел (томов)	Срок хранения	Примечание

Вместе с этим смотрят:

Автоматизацiя бухгалтерського облiку ТОВ "Хлiбороб"

Автоматизация бухгалтерского учета на малых предприятиях

Амортизация и износ основных средств

Амортизация основных средств

Амортизация основных средств и ее учет в зарубежных странах