Органiзацiя i технологiя конфiденцiйного дiловодства
Органiзацiя i технологiя конфiденцiйного дiловодства
Вступ
Актуальнiсть теми даноi роботи зумовлена, перш за все тим, що на сучасному етапi робота з документами, якi становлять комерцiйну таiмницю вiдiграi значну роль у дiяльностi управлiнських органiв будь-якого пiдприiмства. Конфiденцiйне дiловодство поширюiться на документи, якi мiстять у собi вiдомостi, що складають комерцiйну i службову таiмницю. Комерцiйна таiмниця прямо пов'язана з комерцiйною дiяльнiстю, i необхiдною умовою ii iснування.
Таким чином, комерцiйна i службова таiмниця i свого роду збiрним поняттям, що включаi рiзнi носii з вiдповiдною iнформацiiю, i захист цих видiв таiмницi в пiдсумку зводиться до захисту ii носiiв.
Типи матерiальних об'iктiв як носiiв iнформацii рiзнi. Ними можуть бути магнiтнi й оптичнi диски, фото-, кiно-, вiдео- i аудiоплiвки, рiзнi види промисловоi продукцii, технологiчнi процеси й iн. Але найбiльш масовим типом i носii на паперовiй основi. РЖнформацiя в них фiксуiться рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формi тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графiка, карти i т. п. У цих носiях iнформацiя вiдображаiться у виглядi символiв i образiв.
Документи, що мiстять iнформацiю, яка складаi комерцiйну i службову таiмницю, прийнято називати конфiденцiйними, а процеси iхнього виготовлення й органiзацiю роботи з ними тАУ конфiденцiйним дiловодством.
Органiзацiя i технологiя конфiденцiйного дiловодства не регламентованi державними нормативними актами. РЗх повинен визначати власник конфiденцiйних документiв, з огляду на специфiку дiяльностi пiдприiмства. Однак при цьому йому необхiдно керуватися визначеними нормами i правилами роботи з конфiденцiйними документами, що забезпечують потрiбний рiвень функцiонування пiдприiмства, збереженiсть документiв i конфiденцiйнiсть iнформацii, що мiститься в них.
Розвиток ринкових економiчних вiдносин в Украiнi поряд iз позитивними здобутками супроводжуiться i певними негативними явищами. Особливу занепокоiнiсть викликаi збiльшення кiлькостi злочинiв у сферi господарськоi дiяльностi, оскiльки вони не лише гальмують позитивнi тенденцii, а й завдають iстотноi шкоди державi, суб'iктам вiдносин у сферi господарювання та окремим громадянам.
Велику небезпеку представляi собою поява нових форм злочинноi дiяльностi, якi ранiше не були вiдомi. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримiнального переслiдування, так i застосування органiзацiйно-управлiнських i кримiнологiчних заходiв з метою iх попередження. До таких злочинних посягань слiд вiднести незаконне збирання, використання та розголошення вiдомостей, що складають комерцiйну таiмницю.
Метою роботи i висвiтлення та загальнотеоретичне обТСрунтування особливостей органiзацii роботи з документами, що становлять комерцiйну таiмницю.
iнформацiя конфiденцiйний дiловодство обмежений
1. Загальнi вiдомостi про iнформацiю з обмеженим доступом
Таiмна iнформацiя тАУ це iнформацiя, що мiстить вiдомостi, якi становлять державну та iншу передбачену законом таiмницю, розголошення якоi завдаi шкоди особi, суспiльству i державi.
Вiдповiдно до Закону Украiни ВлПро державну таiмницюВ» вiд 21.01.1994 р. (в редакцii вiд 21.09.1999 р.) державна таiмниця тАУ вид таiмноi iнформацii, що охоплюi вiдомостi у сферi оборони, економiки, науки i технiки, зовнiшнiх вiдносин, державноi безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди нацiональнiй безпецi Украiни та якi визнанi державною таiмницею i пiдлягають охоронi державою.
Вiдомостi, пов'язанi з виробництвом, технологiiю, управлiнням, фiнансовою та iншою дiяльнiстю суб'iкта господарювання, що не i державною таiмницею, розголошення яких може завдати шкоди iнтересам суб'iкта господарювання, можуть бути ви знанi його комерцiйною таiмницею (ст. 36 Господарського кодексу Украiни). Комерцiйна таiмниця тАУ це iнформацiя, яка i секретною в тому розумiннi, що вона в цiлому чи в певнiй формi та сукупностi ii складових невiдома та не i легкодоступною для осiб, якi звичайно мають справу з видом iнформацii, до якого вона належить, у зв'язку з чим маi комерцiйну цiннiсть та була предметом адекватних iснуючим обставинам заходiв щодо збереження ii секретностi, вжитих особою, яка законно контролюi цю iнформацiю (ст. 505 Цивiльного кодексу Украiни).
Адекватними заходами захисту комерцiйноi таiмницi i:
1. Прийняття локальних нормативних актiв тАУ наказiв, розпоряджень про затвердження i введення в дiю Положення про комерцiйну таiмницю. Це положення маi мiстити перелiк вiдомостей, якi становлять комерцiйну таiмницю конкретного пiдприiмства, а також перелiк наслiдкiв, види юридичноi вiдповiдальностi за втрату iнформацii, що i iнтелектуальною власнiстю пiдприiмства.
2. Затвердження форми зобов'язання (договору) про нерозголошення вiдомостей, якi становлять комерцiйну таiмницю.
3. Ознайомлення працiвникiв, якi мають доступ до конфiденцiйноi iнформацii, з об'iктом правовоi охорони та вiдповiдальнiстю за порушення правил його використання i пiдписання ними договору про нерозголошення вiдомостей, що становлять комерцiйну таiмницю.
4. Якщо перелiк вiдомостей, якi становлять комерцiйну таiмницю пiдприiмства, i значним за обсягом, то доцiльно видати його працiвнику на руки, щоб у разi необхiдностi вiн мiг поновити його у пам'ятi.
У зобов'язання про нерозголошення комерцiйноi таiмницi можуть також бути включенi пункти про нерозголошення вiдомостей комерцiйного характеру не тiльки в перiод роботи працiвника на даному пiдприiмствi, але й протягом певного часу пiсля його звiльнення. Таке зобов'язання маi зберiгатися в особистiй справi працiвника. Але до зобов'язання про нерозголошення вiдомостей, якi становлять комерцiйну таiмницю пiдприiмства, можуть бути включенi тiльки такi положення, якi не Конституцii Украiни та чинним нормативно-правовим актам (у тому числi Кодексу законiв про працю Украiни).
Вiдповiдно до Постанови Кабiнету Мiнiстрiв Украiни №611 вiд 19.08.1993 р. комерцiйну таiмницю не становлять:
В· установчi документи, документи, що дозволяють займатися пiдприiмницькою чи господарською дiяльнiстю та ii окремими видами;
В· iнформацiя за всiма встановленими формами державноi звiтностi;
В· данi, необхiднi для перевiрки обчислення i сплати податкiв та iнших обов'язкових платежiв;
В· вiдомостi про кiлькiсть i склад працюючих, iх заробiтну плату в цiлому та за професiями й посадами, а також наявнiсть вiльних робочих мiсць;
В· документи про сплату податкiв i обов'язкових платежiв;
В· iнформацiя про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов працi, реалiзацiю продукцii, що завдаi шкоди здоров'ю, а також iншi порушення законодавства Украiни та розмiри заподiяних при цьому збиткiв;
В· документи про платоспроможнiсть;
В· вiдомостi про участь посадових осiб пiдприiмства в кооперативах, малих пiдприiмствах, спiлках, об'iднаннях та iнших органiзацiях, якi займаються пiдприiмницькою дiяльнiстю;
В· вiдомостi, що вiдповiдно до чинного законодавства пiдлягають оголошенню.
Таким чином, склад i обсяг вiдомостей, що становлять комерцiйну таiмницю, спосiб iх захисту визначаються суб'iктом господарювання самостiйно з урахуванням положень Постанови КМУ №611, а також вимог чинного законодавства.
Для забезпечення безпеки господарськоi дiяльностi та захисту законних iнтересiв суб'iктiв господарювання чинним законодавством Украiни передбачене вiднесення комерцiйноi таiмницi до об'iктiв права iнтелектуальноi власностi. Це створюi певнi особливостi правового статусу конфiденцiйноi iнформацii, бо надаi широкi можливостi правовоi охорони i захисту вiд протиправних дiй.
Так, вiдповiдно до ст. 506 Цивiльного кодексу Украiни майновими правами iнтелектуальноi власностi на комерцiйну таiмницю i:
В· право на використання комерцiйноi таiмницi;
В· виключне право дозволяти використання комерцiйноi таiмницi;
В· виключне право перешкоджати неправомiрному розголошенню, збору або використанню комерцiйноi таiмницi;
В· iншi майновi права iнтелектуальноi власностi, встановленi законом.
Так, згiдно зi ст. 162 Господарського кодексу Украiни суб'iкт господарювання, що i власником технiчноi, органiзацiйноi або iншоi комерцiйноi iнформацii, маi право на захист вiд незаконного використання цiii iнформацii третiми особами, за умов, що ця iнформацiя маi комерцiйну цiннiсть у зв'язку з тим, що вона не вiдома третiм особам i до неi немаi вiльного доступу iнших осiб на законних пiдставах, а власник iнформацii вживаi належних заходiв до охорони ii конфiденцiйностi.
Проте вiдповiдно до ст. 30 Закону Украiни ВлПро iнформацiюВ» iнформацiя з обмеженим доступом (комерцiйна таiмниця) може бути поширена без згоди ii власника, якщо ця iнформацiя i су спiльно значимою, тобто якщо вона i предметом громадського iнтересу i якщо право громадськостi знати цю iнформацiю переважаi над правом ii власника на ii захист.
2. Органiзацiя роботи з конфiденцiйним дiловодством
Конфiденцiйне дiловодство тАУ це окремий напрям дiловодства. Для забезпечення його ефективного функцiонування важливе значення маi розроблення спецiальноi iнструкцii та додаткiв до неi, складання списку конфiденцiйноi iнформацii, проставлення грифа обмеження доступу. При веденнi конфiденцiйного дiловодства слiд придiлити увагу вiдповiднiй пiдготовцi документiв, що мiстять комерцiйну таiмницю, належному порядку робiт з ними, зокрема на електронних носiях.
Конфiденцiйне дiловодство здiйснюiться шляхом вирiшення комплексу органiзацiйно-правових, iнженерно-технiчних, криптографiчних та оперативно-пошукових заходiв, спрямованих на запобiгання розголошення iнформацii з обмеженим доступом та втратами ii матерiальних носiiв. Технологiчнi процеси цiii практичноi сфери дiяльностi загалом базуiться на тих самих принципах, що i загального (вiдкритого) дiловодства, але вiдрiзняються низькою суттiвих вiдмiнностей.
До органiзацiйно-технологiчних особливостей конфiденцiйного дiловодства належать:
В· жорстке регламентування складу документiв та процесу документування, у т.ч. i стосовно проектiв створюваних документiв;
В· облiк усiх примiрникiв конфiденцiйних документiв, включаючи iх проекти;
В· реiстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;
В· фiксування проходження кожного документа та мiсця його перебування;
В· проведення систематичних перевiрок наявностi документiв;
В· дозвiльна система допуску до документiв i справ;
В· суворi вимоги до умов зберiгання документiв i до iх використання;
В· персональна та обов`язкова вiдповiдальнiсть за облiк, збереження документiв i порядок користування ними.
Сукупнiсть органiзацiйних, трудових та iнших аспектiв органiзацii роботи з конфiденцiйною iнформацiiю може бути подана в РЖнструкцii з органiзацii роботи з документами, що мiстять комерцiйну таiмницю (далi тАУ РЖнструкцiя).
Основними завданнями локальноi РЖнструкцii i встановлення загальних правил збереження iнформацii, яка наявна у документах обмеженого доступу, iдиного порядку документування й органiзацii роботи з документами, що мiстять комерцiйну таiмницю (далi тАУ КТ). Таку iнструкцiю розробляють для захисту пiдприiмства вiд несанкцiонованого витоку iнформацii. Для цього винаходять новi методи удосконалення роботи з документами, що мiстять КТ, методи органiзацii захищеного документообiгу та його упорядкування, принципи оптимiзацii технологiчних процесiв роботи з документами, що мiстять КТ.
При розробцi РЖнструкцii слiд керуватися РЖнструкцiiю про порядок облiку, зберiгання i використання документiв, справ, видань та iнших матерiальних носiiв iнформацii, якi мiстять конфiденцiйну iнформацiю, що i власнiстю держави, затвердженою постановою Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 27 листопада 1998 року №1893, РЖнструкцiiю про порядок вiдбору та передавання секретних документiв на архiвне зберiгання, затвердженою спiльним наказом Державного комiтету Украiни з питань державних секретiв та технiчного захисту iнформацii i Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв Украiни (нинi Держкомархiвом Украiни) вiд 3 березня 1997 року №25/7 та вiдомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.
Усi працiвники, якi займаються веденням дiловодства на пiдприiмствi, мають бути ознайомленi з правилами та положеннями РЖнструкцii пiд розписку при прийняттi на роботу, а також у разi внесення до неi змiн або доповнень.
РЖнструкцiя може складатися з таких роздiлiв:
В· Загальнi положення.
В· Перелiк вiдомостей, що становлять КТ.
В· Пiдготовка службових документiв, що мiстять КТ.
В· Порядок роботи з документами, що мiстять КТ, на електронних носiях.
В· Прийняття i облiк документiв, що мiстять КТ.
В· Розмноження i розсилання (вiдправлення) документiв.
В· Формування справ виконаних документiв.
В· Вiдбiр документiв для зберiгання i знищення.
В· Забезпечення збереження документiв. Перевiрка iх наявностi.
В· Облiк, зберiгання i використання печаток, штампiв i бланкiв.
В· До РЖнструкцii можуть додаватися численнi додатки, як то:
В· Акт про вiдсутнiсть вкладень у конвертi (пакетi);
В· Журнал облiку документiв та видань з грифом ВлКТВ»;
В· Картка облiку документiв та видань з грифом ВлКТВ»;
В· Журнал облiку магнiтних носiiв iнформацii з грифом ВлКТВ»;
В· Картка облiку магнiтних носiiв iнформацii з грифом ВлКТВ»;
В· Журнал облiку та розподiл видань з грифом ВлКТВ»;
В· Картка облiку справ i видань, що мiстять гриф ВлКТВ»;
В· Опис справ постiйного зберiгання;
В· Акт про знищення документiв i справ, що не пiдлягають зберiганню;
В· Акт перевiрки наявностi та стану документiв i справ;
В· Журнал облiку бланкiв тощо.
Вимоги до порядку зберiгання архiвних документiв з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою iнструкцiiю або ж долучатися до цiii. У такому разi окремими роздiлами РЖнструкцii можуть бути:
Пiдготовка документiв з обмеженим доступом до передавання на архiвне зберiгання;
Складання i оформлення описiв справ та актiв про вiдбiр для знищення документiв, що не пiдлягають зберiганню;
Оформлення справ з обмеженим доступом;
Передавання документiв з обмеженим доступом i справ на архiвне зберiгання;
Зберiгання архiвних документiв з обмеженим доступом у державних архiвних установах.
Основнi умови вiднесення iнформацii до KT:
В· справжня або потенцiйна комерцiйна важливiсть iнформацii; вiдсутнiсть вiльного доступу до iнформацii на законних пiдставах;
В· вжиття заходiв володарем iнформацii для ii охорони та збереження конфiденцiйностi.
Для органiзацii зберiгання конфiденцiйноi iнформацii комерцiйного пiдприiмства необхiдно:
В· визначити iнформацiю, що становить комерцiйну таiмницю;
В· забезпечити порядок ii захисту.
Якщо цi умови не виконуватимуться, то пiдприiмство не матиме законних пiдстав для притягнення працiвникiв до вiдповiдальностi за розголошення чи передавання iнформацii, яка мiстить комерцiйну таiмницю.
Склад i обсяг вiдомостей, що становлять комерцiйну таiмницю пiдприiмства, порядок схоронення й доступу до конфiденцiйноi iнформацii, а також правила ii використання визначаi керiвник.
Органи державноi влади й мiсцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерцiйноi таiмницi (крiм випадкiв, передбачених чинним законодавством).
Основна мета захисту конфiденцiйноi iнформацii полягаi в тому, щоб запобiгти ii розголошенню й заволодiнню нею конкурентами. Часто необхiдно забезпечувати захист i ВлчужихВ» комерцiйних таiмниць, про якi можна довiдатися з ВлдодатковихВ» джерел. Якщо не буде такого захисту, то пiдприiмство може втратити клiiнтiв, вигiдних партнерiв.
Захист комерцiйноi таiмницi полягаi в здiйсненнi таких заходiв:
В· забезпечення облiку й схоронностi документiв, якi мiстять комерцiйну таiмницю;
В· використання органiзацiйних, технiчних та iнших засобiв захисту конфiденцiйноi iнформацii;
В· обмеження доступу до носiiв конфiденцiйноi iнформацii; встановлення правил вiднесення iнформацii до KT;
В· розроблення iнструкцiй стосовно дотримання режиму конфiденцiйностi й виконання iх особами, якi мають доступ до конфiденцiйноi iнформацii;
В· здiйснення контролю за дотриманням установленого режиму охорони комерцiйних таiмниць.
Для обмеження доступу до iнформацii, яка мiстить KT, керiвник повинен видати спецiальний наказ про введення ВлПерелiку вiдомостей, що мiстять комерцiйну таiмницю пiдприiмстваВ», заходи з охорони цих вiдомостей, визначення кола осiб, котрi мають доступ до цiii iнформацii, правила роботи з документами з грифом ВлКомерцiйна таiмницяВ». Вiдповiдальнi працiвники пiдприiмства повиннi пiд розписку ознайомитися з наказом i додатком до нього
Дiловодство в разi роботи з документами, що мiстять комерцiйну таiмницю, маi особливостi. Так, наказом керiвника пiдприiмства призначаiться посадова особа (особи), яка вiдповiдаi за облiк, зберiгання й використання документiв, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працiвник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язкiв, або вiдповiдальний працiвник, для якого виконання цих функцiй становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфiденцiйностi, на вiдмiну вiд грифа таiмностi, означаi, що право власностi на iнформацiю, яка мiститься в документi, належить пiдприiмству.
Якщо iнформацiя, яка становить KT, мiститься в документах, котрi належать пiдприiмствам-партнерам, то про нерозголошення ii маi бути зазначено в текстi (текстах) договору (договорiв) мiж цими пiдприiмствами.
Якщо на документi не проставлено гриф обмеження доступу й у текстi немаi вказiвок на конфiденцiйнiсть, то це означаi, що автор та особи, якi пiдписали чи затвердили документ, передбачили всi можливi наслiдки вiльноi (без обмеження доступу) роботи з ним.
Виготовлення (друкування) документiв iз грифами ВлКомерцiйна таiмницяВ», ВлТаiмноВ», ВлЦiлком таiмноВ» здiйснюiться централiзовано, в спецiально вiдведених примiщеннях (на робочих мiсцях), куди не мають доступу стороннi особи.
Вместе с этим смотрят:
Амортизация и износ основных средств
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности
Анализ издержек обращения торгового предприятия
Анализ организации делопроизводства в дошкольном учреждении (на примере муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада 19 - центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области)
Аудит господарськоi дiяльностi ВАТ "Криворiзький мiськмолокозавод №1"