Коммуникационная структура и классификация субъектов внешней и внутренней среды

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Среда прямого воздействия (микросреда) включает факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним относят поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия (макросреда) понимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научнотехнический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п.

Внешние коммуникации отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Непосредственно руководитель персонифицирует организацию в целом, представляет ее во внешней среде.

Алгоритм коммуникационного планирования: Задачи и бюджет. Позиционирование. Исследования тАФВыбор ЦА и практические задачи тАФ Коммуникационные задачи тАФКреативная стратегия тАФ Медиа-стратегия и ИМК (интегрированные маркетинговые коммуникации).

Прежде чем с внешней средой будут установлены контакты, важно убедиться, что сотрудники знают об этом и понимают, зачем это делается.

Структура внутренних коммуникаций.

Управленческая деятельность
связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей.

Различают механистический
и деятельностный подход к коммуникации
.

Коммуникация тАФ в механистическом подходе тАФ однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения.

Коммуникация тАФ в деятельностном подходе тАФ совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.

Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы.

Вертикальные коммуникации
Ва тАФ это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные
Ва тАФ обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие
Ваи восходящие коммуникации
.

Коммуникации вида Влруководитель тАФ подчиненныйВ»

Коммуникации вида Влруководитель тАФ руководительВ»
Вавключают две разновидности: между руководителями паритетных подразделений внутри организации и между руководителем всей организации и руководителями иных учреждений и организаций.

Представленная вертикаль включает также коммуникации вида Влруководитель тАФ рабочая группаВ»
.

Внутриорганизационные коммуникации подразделяются по признаку канала общения на формальные
Ваи неформальные
. Они включают ряд разновидностей:

1) неформальные контакты между рядовыми членами организации;

2) неформальные связи между руководителем и подчиненными;

3) неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен Влбольших связейВ» руководителя).

Особая роль среди всех неформальных коммуникационных контактов принадлежит такой разновидности, как слухи
, которые в превалирующей степени создают социальную микросреду организации

Основные направления коммуникационного менеджмента: лоббирование, управление человеческими ресурсами, взаимодействие с внешними контрагентами.

Лоббирование (lobby)
Ва тАФ продвижение интересов организации через органы государственной власти.

Лоббизм' (то же что и "лоббирование") тАУ институт политической системы, представляющий собой процесс по продвижению интересов частных лиц, корпоративных структур (а также представляющих их профессиональных лоббистских фирм и общественных организаций) в органах государственной власти, с целью добиться принятия выгодного для них политического решения.

тАЬ..управление человеческими ресурсами - это особый подход к управлению людьми в компании, нацеленный на достижение конкурентных преимуществ путем стратегического размещения квалифицированного и лояльного персонала, использующий целостный набор кулътуральных, структурных и кадровых техник. Если для Управления персоналом главные цели - административная эффективность и минимизация издержек, то для Управления человеческими ресурсами таковыми являются адаптивная рабочая сила и достижение ее максимальной полезноститАЭ. (Джон Сторей, тАЬУЧРтАЭ)

Управление человеческими ресурсами - ориентация на людей с акцентом на максимальное использование их таланта, повышение качества жизни;

Патернализм - осторожный отбор персонала, обучение и забота со строгой ориентацией на клиента;

Профессиональная модель - ориентация на профессионализм (отбор, обучение, оплата, юридический контракт);

Продуктовая модель - ориентация на производительность, жесткие трудовые отношения.

Контрагент - Противоположная сторона по договору, для продавца - это покупатель, для покупателя, соответственно, - продавец, и т.п.

Основные направления коммуникационного менеджмента: связь с клиентами, логистика, связь с центром принятия решений.

Значение и особенности CRM - технологий в системе управления взаимоотношениями с клиентами

Информационными системами, обеспечивающими эффективную ориентацию на рынок, в настоящий момент являются системы класса CRM (customer relationship management - - управление взаимоотношениями с клиентами). Customer Relationship Management - - современное направление в сфере автоматизации корпоративного управления. Данные системы направлены на создание обширной базы ВлверныхВ» клиентов, которая как раз и является для предприятия долгосрочным конкурентным преимуществом.

Итак, можно выделить 3 основные цели использования CRM-систем:

В· оперативное (оперативный доступ к информации в ходе контакта с клиентом в процессе продаж и обслуживания);

В· аналитическое (совместный анализ данных, характеризующих деятельность, как клиента, так и фирмы, получение новых знаний, выводов, рекомендаций);

В· коллаборационное (клиент непосредственно участвует в деятельности фирмы и влияет на процессы разработки продукта, его производства, сервисного обслуживания).

Логистические системы очень разнообразны по охвату деятельности предприятия (и по пониманию современного российского менеджмента). Для некоторых логистика это просто умение работать с базами данных, для некоторых тАФ снабженческая или складская деятельность. Но по своему назначению (а главное её назначение тАФ уменьшение затрат при условии выполнения плановых заданий, а следовательно увеличение эффективности производственной деятельности) логистические системы должны охватывать практически все (кроме бухгалтерских, кадровых и т. п.) направления деятельности.

И все же одним из основных направлений коммуникационного менеджмента были и остаются связи с центрами принятия решений тАФ GR.

Понятийно к ним относятся связи и отношения с органами власти и управления, лоббирующими структурами, консалтингом в области политтехнологии, общественными организациями и политическими центрами.

Коммуникациями в этом секторе занимаются GR-менеджеры.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Поэтому процесс принятия решений тАУ центральный пункт теории управления. Наука управления старается повысить эффективность организаций путем увеличения способности руководства к принятию обоснованных,Ва объективных решений в ситуациях исключительной сложности с помощью моделей и количественных методов.

Внешняя среда организации.

Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов.

Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды:

взaимocвязaннocть фaктopoв внeшнeй cpeды тАФ ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы. Измeнeниe кaкoгo-либo фaктopa oкpyжeния мoжeт oбycлaвливaть измeнeниe дpyгиx;

cлoжнocть внeшнeй cpeды тАФ чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;

пoдвижнocть cpeды тАФ cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции. Окpyжeниe coвpeмeнныx opгaнизaций измeняeтcя c нapacтaющeй cкopocтью. Пoдвижнocть внeшнeгo oкpyжeния мoжeт быть вышe для oдниx пoдpaздeлeний opгaнизaции и нижe для дpyгиx. В выcoкoпoдвижнoй cpeдe opгaнизaция или пoдpaздeлeниe дoлжны oпиpaтьcя нa бoлee paзнooбpaзнyю инфopмaцию, чтoбы пpинимaть эффeктивныe peшeния;

нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды тАФ cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции. Чeм нeoпpeдeлeннee внeшнee oкpyжeниe, тeм тpyднee пpинимaть эффeктивныe peшeния.

Сpeдa пpямoгo вoздeйcтвия включaeт фaктopы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo влияют нa дeятeльнocть opгaнизaции. К ним oтнocят пocтaвщикoв, aкциoнepoв, тpyдoвыe pecypcы, зaкoны и yчpeждeния гocyдapcтвeннoгo peгyлиpoвaния, пpoфcoюзы, пoтpeбитeлeй и кoнкypeнтoв.

Пoд cpeдoй кocвeннoгo вoздeйcтвия пoнимaют фaктopы, кoтopыe мoгyт нe oкaзывaть пpямoгo нeмeдлeннoгo вoздeйcтвия нa opгaнизaцию, нo cкaзывaютcя нa ee фyнкциoниpoвaнии. Рeчь идeт o тaкиx фaктopax, кaк cocтoяниe экoнoмики, нayчнo-тexничecкий пpoгpecc, coциoкyльтypныe и пoлитичecкиe измeнeния, влияниe гpyппoвыx интepecoв и cyщecтвeнныe для opгaнизaции coбытия в дpyгиx cтpaнax.

Организационные структуры организаций. Причины их развития.

Линейная организационная структура

Рис.1. Линейная структура управления

Преимущества линейной структуры:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

Недостатки линейной структуры:

отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

Линейно - штабная организационная структура

Достоинства линейно - штабной структуры:

более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов;

некоторая разгрузка высших руководителей;

Недостатки линейно - штабной структуры:

недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;

тенденции к чрезмерной централизации управления;

Дивизионная структура управления

Преимущества дивизионной структуры:

она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;

обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;

Недостатки дивизионной структуры:

большое количество "этажей" управленческой вертикали; между рабочими и управляющим производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и руководством компании - 5 и более;

разобщенность штабных структур отделений от штабов компании;

Органический тип структур управления

Бригадная (кросс - функциональная) структура управления

Рис.4. Кросс - функциональная организационная структура

Рис.5. Структура организации, состоящей из рабочих групп (бригадная)

Преимущества бригадной (кросс-функциональной) структуры:

сокращение управленческого аппарата, повышение эффективности управления;

гибкое использование кадров, их знаний и компетентности;

Недостатки бригадной (кросс-функциональной) структуры:

усложнение взаимодействия (в особенности для кросс-функциональной структуры);

сложность в координации работ отдельных бригад;

Матричная (программно - целевая) структура управления

Преимущества матричной структуры:

лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос;

более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;

более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников;

Недостатки матричных структур:

трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);

необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам;

Многомерная организационная структура

Структура внутренних коммуникаций организации.

Управленческая деятельность Васвязана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего тАФ при помощи разнообразных контактов членов организации тАФ в процессе коммуникации .

Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.

Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций совместно с отделом по персоналу.

Коммуникативный поток внутри организации (соответственно пространственному расположению каналов) может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.

Вертикальные коммуникацииВа тАФ это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальныеВа тАФ обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие Ваи восходящие коммуникации .

Коммуникации вида Влруководитель тАФ подчиненныйВ» Ва

Коммуникации вида Влруководитель тАФ руководительВ» Ва

Представленная вертикаль включает также коммуникации вида Влруководитель тАФ рабочая группаВ» .

См.вопр.1.

Формальные и неформальные внутренние коммуникации организации.

См.вопр.1

Коммуникационные барьеры.

В системах соц. коммуникации. В ходе осуществления той или иной коммуникации могут возникать различные проблемы. Некоторые сообщения могут быть блокированы или искажены, в результате чего происходит существенное изменение смысла при восприятии информации. Рассмотрим наиболее частые причины возникновения подобных проблем.

1. Технический барьер в виде шумов и помех в искусственных коммуникационных каналах. Шумы (noises) имеют естественное происхождение, а помехи создаются умышленно. Эта задача актуальна для радиосвязи, видео-звукозаписи, компьютерной техники (вспомним компьютерные вирусы, засорение пространства Интернет) и окончательное решение ее вряд ли возможно, так как всякое новое поколение техники страдает своими "болезнями", неведомыми ранее.

II. В иных системах коммуникации. Коммуникация внутри компании или иной системы микроуровня - это целый мир, в котором возникают самые разнообразные ситуации, проблемы и парадоксы.

Все барьеры в области коммуникации можно условно разделить на два вида: личные и организационные. Личные - в большей степени связаны с недостаточно развитыми навыками эффективной коммуникации - письменной, публичной, коммуникацией в конфликтных ситуациях и т.п. Организационные - в первую очередь, связаны с низким качеством соответствующих политических, социальных или бизнес-процессов.

Пространственные барьеры: неудачный выбор места общения. Дистанции общения.

Временные барьеры: неправильный выбор времени встречи. Нехватка (цейтнот) времени. Опоздание или затягивание времени общения как барьер.

Эргономические барьеры: неподходящие условия для общения. Шум, вибрация, дефекты освещения, загазованность и прочие.

Физиологические барьеры: усталость, стресс, депрессия, плохое самочувствие, функциональная патология.

Психологические барьеры: личная неприязнь, слабая мотивация в общении, зависть, страх, комплексы неполноценности, стереотипизация, ассоциации, манипуляции, зависть.

Социальные барьеры: диспропорция в статусах и материальном положении. Несовпадение интересов.

Правовые барьеры: недостаточно развитая правовая база. Противоречие между нормативными актами. Санкции, эмбарго, протекционизм.

Лингвистические барьеры: незнание языка, недостаточный словарный запас. Применение междометий, слов-паразитов. Дефекты речи.

Этнокультурные барьеры: различия в обычаях, традициях, религии и прочие. Столкновение различных менталитетов.

Атрибутивные барьеры: шокирующая одежда, прическа, украшения, очки.

Что нужно сделать для налаживания полноценного и ничем не обремененного общения как предпосылки для эффективной коммуникации.

- Обеспечить релевантность сообщений. Общение облегчается, когда сообщение содержит информацию, ценную именно для адресата, и у того появляется интерес.

- Уменьшить сообщения, выражаясь как можно проще.

- Строить сообщение из последовательных простых частей.

- Повторять ключевые моменты.

Слухи и случайные нерегулируемые внутренние коммуникации организации.

См.в.1.

Критерии слуха как социального феномена, то есть его характерные черты, следующие:

* слух - - это форма межличностной (реже - - публичной и массовой) коммуникации. Хотя зачастую мы являемся свидетелями неосознанного распространения тех или иных слухов средствами массовой информации;

* слух - - это информативное (а не, скажем, аналитическое) сообщение, то есть ядро слуха составляют сведения о реальных или вымышленных событиях;

* слух - - это эмоционально значимое для аудитории сообщение. Если оно не затронет чувства и эмоции людей, то не будет и слуха как такового.

Каковы же главные условия и причины возникновения слухов? По мнению Ю.А. Шерковина, возникновение и распространение слухов возможно лишь при информационном вакууме, выражающемся в неудовлетворенном интересе. Другими словами, слух - - это информация, удовлетворяющая какую-либо психологическую потребность людей, неудовлетворенную другими способами.

Сплетни и слухи тАФ вездесущи. Их можно использовать.

Классы информационных ресурсов.

Информационные ресурсы - это вся накопленная информация об окружающей нас действительности, которая зафиксирована на материальных носителях или в любой другой форме, обеспечивающей передачу информации во времени и пространстве между различными потребителями для решения любых задач (научных, производственных, управленческих и других).

В зависимости от носителей информации, информационные ресурсы делятся на пять основных классов:

персонал (память людей);

документы;

объекты не живой и живой природы и их коллекции;

научный инструментарий;

организационные единицы

Анализ документальных информационных ресурсов нужно проводить на различных уровнях: международном, национальном (государственном), региональном, ведомственном и отдельных организаций. Только в этом случае можно правильно оценить полноту обеспечения информацией при решении конкретных задач.

Организация как социально-экономическая система.

Социальные организации, составляющие основу любой цивилизации, можно представить в виде большого набора правовых норм и организационных структур. В любой науке классификация занимает особое место. Классификация организаций важна по трем причинам:

нахождение сходных социальных организаций по каким-либо параметрам, это помогает создавать минимум методик для их анализа и совершенствования;

возможность определения их численного распределения по классификации для создания соответствующей инфраструктуры: подготовке кадров, контрольных служб и т.д.;

принадлежность социальной организации к той или иной группе позволяет определить их отношение к налоговым и другим льготам.

Социально-экономическая организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся:

межличностные, бытовые отношения;

отношения по уровням управления;

отношения к человеку общественных организаций.

К экономическим связям относятся:

- материальное стимулирование и ответственность;

прожиточный уровень, льготы и привилегии.

Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике организации.

3.3 Социально-экономическая система

Любая производственно-хозяйственная система, будь то организация, предприятие, банк, объединение, отрасль и т.д., является социально-экономической системой. Возникают эти системы на пересечении двух систем более высокого порядка: 1) общество и 2) ресурсы.

Все социально-экономические системы равны по двум факторам.

Первый фактор равенства - социальный, т.к. люди, осуществляющие процессы производства и управление ими, являются его главным элементом. Второй фактор равенства - экономический, т.к. в результате труда создаются материальные блага - конкретный конечный продукт: объем производства; объем строительно-монтажных работ; объем товарооборота; объем оказанных услуг и пр. Из вышесказанного определения можно вывести главное свойство социально-экономической системы - это то, что в ее основе лежат интересы людей, и основной ее элемент - человек.

Миссия тАФ смысл существования системы, ее предназначение для общества (в обществе).

Теперь дадим определение каждой составляющей.

Цели управления - конкретные конечные состояния системы или желаемый результат.

Структура организации - это логические взаимоотношения (связи) различных уровней управления и функциональных подразделений предприятия.

Задача - предписанная работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки иными словами задача тАФ это алгоритм решения цели или разрешения проблемы

Технология - средство преобразования сырья.

Макросфера функционирования и развития организации.

Инфраструктура региона

Инфраструктура региона (прежде всего, города), где территориально расположена фирма, существенно оказывает влияние на эффективность и устойчивость ее функционирования. Вместе с тем, инфраструктура региона, также как и макроструктура, оказывает влияние на работу фирмы косвенно.

К отраслям инфраструктуры относятся следующие:

тАУ рыночная инфраструктура;

тАУ мониторинг окружающей природной среды:

тАУ здравоохранение;

тАУ наука и образование;

тАУ культура,

тАУ торговля и др.

Непосредственное окружение организации.

Внешнее окружение организации можно представить в виде двух сфер.

Первая сфера тАУ это общее внешнее окружение организации, которое формируется под влиянием политических, правовых, социально-культурных, экономических, технологических, национальных и международных процессов, а также процессов природопользования. Данное внешнее окружение отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связано непосредственно с конкретной организацией. Общее внешнее окружение является более или менее одинаковым для подавляющего большинства организаций.

Вторая сфера тАУ это так называемое непосредственное деловое окружение организации, которое создают покупатели, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, а также регулирующие службы и такие организации, как административные органы, деловые объединения и ассоциации, профсоюзы и т.п. Эти субъекты окружения непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность конкретной организации. При этом важно подчеркнуть, что и организация в свою очередь может непосредственно влиять на них.

Управляя процессами взаимодействия организации с окружающей средой, менеджмент сталкивается с рядом серьезных проблем, порождаемых неопределенностью в состоянии окружающей среды. В связи с этим одной из сложнейших задач, стоящих перед менеджментом, является снижение неопределенности положения организации в окружении. Это достигается путем развития ее адаптивности (способности приспосабливаться) к внешней среде и установления широких связей с окружением, позволяющих организации органично вписываться в окружающую среду.

В зависимости от того, насколько организация адаптивна к изменениям в окружающей среде, выделяют два типа управления организацией: механический и органический.

Механическому типу управления организацией присущ следующий набор характеристик:

-консервативная, негибкая структура организации;

-четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи и др.

-гибкая структура;

-динамичные, не жестко определенные задачи и др.

Каждый тип управления имеет определенные преимущества. Соответственно каждому из типов может быть отдано определенное предпочтение в зависимости от характера окружения и уровня неопределенности. В том случае, если окружение динамично, высок уровень неопределенности, более эффективным является органический тип управления организацией. Если же окружение стабильно и неопределенность находится на низком уровне, предпочтение может быть отдано механическому типу управления.

14. Бизнес-коммуникации организации.

Бизнес коммуникации в компании делятся на две. Это внешние бизнес коммуникации, которые из себя представляют: телефонные переговоры, деловую переписку с контрагентами, поставщиками и клиентами и визиты в компанию, и встречи вне компании, те встречи, которые проводят представители компании за её пределами, разнообразные публикации в прессе, интервью по телевидению, деятельность сотрудников отдела по общественным связям.

Есть так же бизнес коммуникации, замыкающиеся внутри компании, обеспечивающие деятельность её среды. Что это за бизнес коммуникации? Это разнообразные служебные записки, телефонные переговоры между подразделениями, рабочие совещания, на основе которых строятся планы, и анализируется выполнение этих планов. Разнообразная информация, которая публикуется во внутри корпоративных изданиях, будь то печатные издания или внутренний интернет ресурс. И так же это могут быть специальные события, создаваемые компаний, как конференции, съезды, совещания сотрудников определённой направленности, для того, чтобы они могли обменяться опытом и составить планы на будущий период.

15. Управление информационными ресурсами организации.

Под информационными ресурсами мы понимаем всю накопленную информацию об окружающей нас действительности, зафиксированную на материальных носителях и в любой другой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Здесь следует выделить то, что ресурсом является вся накопленная информация, в том числе и информация недостоверная, представленная сомнительными факта ми, ложными положениями, неэффективными подходами, а также устаревшая информация; несопоставимые данные, накопленные по нестандартным методикам; информация, потерявшая конкретность в результате субъективных толкований в процессе частных "теоретических" построений; заведомая "дезинформация", поступившая в информационные потоки, и сбалансированная информация.

В зависимости от носителей информации, информационные ресурсы делятся на пять основных классов:

персонал (память людей);

документы;

объекты не живой и живой природы и их коллекции;

научный инструментарий;

организационные единицы

Enterprise content management (ECM) тАФ управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.[1]

В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной тАФ это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

По определению Gartner ECM тАФ это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

Управление документами тАФ экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.

Управление образами документов (Document Imaging) тАФ захват, преобразование и управление бумажными документами.

Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 тАФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Влуправление документамиВ») тАФ долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.

Управление потоками работ (Workflow) тАФ поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.

Управление веб-контентом (WCM) тАФ автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.

Управление мультимедиаконтентом (DAM) тАФ управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.

Управление знаниями (Knowledge Management) тАФ поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.

Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) тАФ совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

16. Основные принципы формирования информационных ресурсов организации.

Формирование и использование информационных ресурсов тАУ одна из ключевых проблем создания единого информационного пространства. В общем случае информационные ресурсы формируются в результате деятельности, как органов государственной власти, так и государственных и негосударственных предприятий, научных, учебных и общественных организаций.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев предусмотренных законодательством РФ.

В процессе формирования и использования информационных ресурсов осуществляются сбор, обработка, хранение, поиск и выдача информации по запросам или регламенту. По формам собственности информационные ресурсы подразделяются:

v государственные;

v межгосударственные;

v негосударственные (в том числе коммерческие);

v смешанной собственности.

Основные направления государственной политики в сфере информатизации является:

v обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

v формирование и защита информационных ресурсов;

v создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве РФ;

v создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;

На темпы формирования информационных ресурсов, совершенствования доступа к ним может весьма отрицательно повлиять недостаточная информационная активность пользовательской среды. Для увеличения активности пользователей необходимо разработать комплекс мер по повышению информационной и компьютерной грамотности населения, включающих чтение курсов в учебных заведениях по овладению навыками поиска и использования информации, создание центров свободного доступа к глобальным информационным системам мира, провести широкую пропаганду по радио, телевидению, в печати, издание соответствующей массовой литературы и т.д.

В ходе становления рыночных отношений значительная часть информационных ресурсов формируется в негосударственном секторе экономики.

В области формирования и использования информационных ресурсов негосударственного сектора экономики государственная политика должна способствовать:

v предоставлению возможности негосударственным структурам доступ в установленном порядке к государственным информационным ресурсам;

v доступу граждан и организаций к негосударственным информационным ресурсам;

v расширению сферы платных информационных услуг.

Государственные и негосударственные информационные ресурсы, по существу, должны образовать систему взаимоувязанных информационных ресу

Вместе с этим смотрят:

Основы менеджмента

Специфика документационного обеспечения в кадровых службах