Требования к оформлению кадровых документов
Страница 2
При заключении контракта, рекомендуется указывать следующие основные условия:
Ø место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
Ø конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
Ø дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
Ø оплату труда;
Ø обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести:
Ø испытательный срок;
Ø совмещение профессий (должностей);
Ø повышение квалификации;
Ø дополнительный отпуск и др.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
Ø на постоянных работников;
Ø на временных работников;
Ø работающих на основном месте работы;
Ø работающих но совместительству.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно КЗОТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.
По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации.
Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.
При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
Ø основания увольнения работника;
Ø дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
Ø введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй — у работника.
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел (75 лет). Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет - "В", если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, №2 л/с .).
Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизит "заголовок к тексту" приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: "О приеме на работу Зотова А.В.", "Об увольнении Гудкова Л.И.", "Об изменении штатов АО" (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания/например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.
Аналогично можно составить приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:
Ø в реквизите "заголовок" фразу "О приеме" на "Об увольнении .";
Ø графу "вид приема" на "причину увольнения";
Ø графу "дата приема" на "дату увольнения".
В графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.
Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов "подпись" и "виза" самим работником и содержит следующее: "С приказом ознакомлен", подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19б). Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к .) и формируются в самостоятельное дело.
Чтобы сократить количество деловых "бумаг", издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т.к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.
Трудовые книжки
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный, и специальный стаж работы (статья 39 КЗОТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по личному составу.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.