Билеты к экзамену по менеджменту
Страница 7
3. контроль
Мотивация - выполнения решения начинается с организационных мероприятий по совершенствованию структуры и технических средств его доведения до исполнения. Бывает, что документ принят своевременно, но по техническим причинам (бюрократическим и др.) доходит до места через месяц два, теряя свою актуальность, а иногда и смысл, поскольку ситуация изменилась.
Не менее важно убедить работника в том, что данное решение выражает интересы его самого и его коллег, что оно ко времени и вполне выполнимо. Недостаточная мотивация деятельности работников государственной службы - одна из причин низкой эффективности управленческого аппарата в целом. Эффективным методом повышения мотивации является привлечение в той или иной форме (представителей предприятия, территории, региона) к разработке концепции, ключевых положений и целей проекта решения. Будущие исполнители становятся соавторами готовящегося документа, хорошо понимают его замысел, согласны с ним, чувствуют свою ответственность за его реализацию.
Также эффективны результаты достигаются приглашением "рядовых" работников на специальные совещания, семинары, конференции; публикации материалов в печати, по радио, телевидению.
В итоге формируется общественное мнение по актуальному вопросу и способствует выполнению принятого решения.
Маневр кадрами, ресурсами. Поскольку в ходе реализации стратегических решений что возникают непредвиденные проблемы, целесообразно создавать временные (на год два) творческие группы из молодых и опытных специалистов. Сочетание профессиональных кадров. несущих в себе элементы консерватизма, устойчивости, с энергией и стремлением молодежи все создавать заново, а также с профессиональной учебой тех и других - необходимые условия успеха маневра кадрами в переломные моменты.
Контроль - это особый вид целенаправленной аналитической деятельности органов управления, основная функция которой состоит в том, чтобы обеспечить выполнение принятых решений, планов, программ в намеченные сроки.
Механизмы принятия решения :
1.Коллективные
2. Распоряжение (индивидуальные).
17. Организация контроля выполнения решения.
Решением называют выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения поставленных целей.
По своему содержанию контроль это сбор и обработка информации о траектории движения управляемого объекта. сопоставление ее с параметрами, заданным решением ( планом, программой), выявление отклонений, анализ причин, вызвавших такие отклонения и сбои, их оценка и выводы.
Задача контроля не в том, чтобы зафиксировать невыполнение, срыв решения, а в том, чтобы не допустить такового срыва. т.е. достигнуть цели в намеченные сроки. Поощрять контролеров следует за выполнение задания всем коллективом, а не за то, что они "поймали" виновных.
Особый аспект контроля - профессиональное наблюдение за использованием финансовых и кредитных средств, за денежными потоками.
В коммерческих структурах движение денег фиксируется в соответствующих балансах, где результаты и затраты имеют количественное выражение, взаимосвязаны между собой. Их контролируют: рынок, акционеры и специальные аудиторские организации.
В бюджетном секторе, где основными целями выступает решение социальных проблем. конечные результаты во многих случаях имеют качественный характер и не поддаются точному количественному измерению. поэтому велика вероятность появления злоупотреблений. Это обуславливает необходимость создания адекватной системы отчетности и контроля. Все бюджетные организации и учреждения обязаны регулярно предоставлять в вышестоящие органы статистическую информацию по установленным формам и специальные финансовые отчеты.
В ходе контроля и анализа результатов социально-экономического региона ( предприятия) руководство вынуждено вносить коррективы в принятые решения. Документ не может оставаться правильным на все время т.к. любая социальная и хозяйственная система движется во времени и меняется, спустя некоторое время ситуация становится другой. Могут появиться новые элементы и связи внутри системы. Часто трансформируются внешние факторы. Одним словом, руководитель приходит к выводу. что в новой ситуации возникают иные проблемы и нужно скорректировать стратегический курс, а значит принять новое решение.
Так начинается очередной управленческий цикл.
Контроль необходим:
1) т.к. существует неопределенность. множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому. чтобы задуманное реализовать.
2. Для предупреждения возникновения кризисных ситуаций.
3. Для поддержания успеха, чтобы определить какие именно направления деятельности организации наиболее активно способствовали достижению ее общих целей.
Контроль должен быть всеобъемлющим:
1. Предварительный контроль -по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам в организациях - это способ убедиться. что работа развивается в заданном направлении.
2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, что позволяет исключить отклонения от намеченных планов (инструкций). Для осуществления текущего контроля необходима обратная связь.
3. Заключительный контроль (обратная связь) используется после того, как работа выполнена. полученные результаты сравниваются с требуемыми. чтобы лучше оценить насколько реалистичны были составлены планы.
18. Оценка эффективности решения
Решением называют выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения поставленных целей.
Решение - основной инструмент воздействия профессиональных работников государственной службы и коммерческих учреждений на управляемый объект.
Эффективность решения - один из основных показателей, определяемых посредством сопоставления результатов, ресурсов, издержек, затраченных на достижение решения.
Но такая оценка результатов и затрат не сводится лишь к экономическим критериям (получение прибыли). необходимо учитывать социальные. психологические. экологические. На начальном этапе при появлении проблемы проводится анализ ситуации. чтобы прогенерировать альтернативные варианты решений, провести отбор наиболее эффективного решения. После сбора и обработки информации необходимо выработать наиболее эффективные критерии решений, рассмотреть различные ситуации , зависящие от принятого решения.
Для выработки эффективного решения проводится экспертная оценка (индивидуальная и групповая) для чего формируется оценочная система. включающая основные факторы (критерии) . влияющие на развитие ситуации. В ходе реализации решения возможны корректировка плана действий для более эффективного достижения цели. Эффективность решения оценивается его своевременностью, реальностью, сбалансированностью, экономичностью, действенностью, результативностью.
Схема процесса принятия решений
Постановка проблемы:
- возникновение проблемы
- ее определение
- описание проблемной ситуации
- определение необходимых ресурсов
- формированные решений сбор и обработка информации (получение - сбор - оценка- анализ)
- выбор и реализация решения
- проблемы возможные последствия принятого решения
- план действий по реализации решения
- выполнение принятого решения
- результаты контроля хода реализации
19. Цели и функции управления персоналом.
Управление персоналом (УП) гос. аппарата. Персонал аппарата - основной, штатный проффесионально-подготовленный контингент. УП гос. службы - управленческое воздействие органов гос. власти их руководителей, кадровиков направленное на поиск, оценку, отбор, проф. развитие персонала, его мотивацию, стимулирование на выполнение задач организации. УП внутреннее качество системы гос. службы. Элементы УП: субъект- управляющий элемент; объект - управляемый элемент УП как процесс: формирование (прогнозирование структуры, определение потребности, подбор и расстановка, заключение договоров, контрактов, увольнение); использование (продвижение, создание постоянных кадров, улучшение морально-психологического состояния); стабилизация (учет квалификации, средства ее повышения, выявление потенциала, обучение , переподготовка.)