Организационная структура предприятия

Страница 4

Желательно проводить разработку долгосрочных целей сни­зу вверх. Алгоритм может быть следующим:

1. подробное обсуждение руководством фирмы стратегиче­ских планов фирмы с управляющими подразделениями;

2. рассмотрение всех замечаний и предложений;

3. использование их для дополнения и расширения перво­начальных планов.

Опыт ряда компаний показывает, что данный подход к раз­работке стратегических планов является более разумным и по­зволяет усовершенствовать перечень целей, стоящих перед ка­ждым подразделением.

II. Оценка действующей организационной структуры управле­ния. Разработать организационную структуру управления, со­ставить положение о подразделениях и расписать их функции — не такая уж сложная задала. Сложно ответить на следующие вопросы:

· Правильно ли распределены функциональные обязанно­сти? Насколько хорошо их выполняют сотрудники?

· Соответствует ли организационная структура требовани­ям окружающей среды? Если нет, то как наиболее быстро и с минимальными затратами провести ее реорганизацию?

· Привлекает ли управляющий высшего звена к разработке целей своих подчиненных или он делает это единолично? Другими словами, насколько хорошо налажены двусторонние связи в данной структуре управления?

Следует помнить, что любая организация не будет работать эффективно, если в ней нет четкого распределения обязанно­стей и персональной ответственности.

III. Разработка целей структурных подразделений. От пра­вильности этих целей зависит успех выполнения всего долгосрочного плана фирмы. Осуществление этих целей ориентировано скорее на развитие, чём на достижение результатов. Сущность выполнения данного этапа заключается в том, что цели должны быть сформулированы на каждом уровне управления, прежде всего по горизонтали. Исходя из того, что все реальные организации многоцелевые, на данном этапе на каждом уровне управления должны быть сформулированы все цели выбранной стратегии. С другой стороны, должны быть выбраны главные цели, под которые и предстоит проектировать организацию.

Для координации выбранных целей необходима их оценка и по вертикали (как исходный материал построения дерева целей).

IV. Доведение выбранных целей до подразделений — обосно­вание построения дерева целей. Сущность данного этапа заклю­чается в выявлении взаимозависимых целей, реализуемых на каждом уровне управления. В результате такой работы оказыва­ется возможным построение дерева целей. Дерево целей представляет собой струк­турное отображение распределения целей по уровням управле­ния рассматриваемой организации и их взаимосвязи. Такое дерево целей строится для каждого уровня управле­ния, а затем производится «сшивание» дерева целей каждого уровня в общее дерево целей организации.

V. Доведение целей до каждого конкретного исполнителя. На этом этапе прежде всего выясняется возможность реализации сформулированной ранее цеди конкретным исполнителем. В ряде случаев для понимания необходимой деятельности потре­буется выбранные цели детализировать. Только после установ­ления согласованности системы целей и конкретной деятель­ности можно утверждать, что выбранные цели доведены до ка­ждого конкретного исполнителя.

Реальная работа в этом направлении предполагает широкое обсуждение всех целей на производственных совещаниях.

VI. Реализация целей. Этот этап включает:

· закрепление целей за каждым исполнителем;

· выявление наличия всех ресурсов, необходимых для реа­лизации целей;

· установление графика выполнения работ;

· контроль выполнения целей во всей системе управления сверху до низу;

· своевременность вмешательства в процесс управления на любом уровне управления.

VII. Оценка достигнутых результатов. Оценка достигнутых результатов должна производиться снизу вверх с выходом на глобальные цели. Обсуждение результатов должно быть произ­ведено неформально с учетом мнения сотрудников организа­ции. Иногда для этой цели разрабатываются специальные анке­ты, которые обрабатываются с учетом теории экспертных оце­нок. Результаты обработки доводятся до каждого уровня управ­ления несколько раз, обсуждаются и повторно обрабатываются до получения полного согласия.

VIII. Корректировка целей. Цели корректируются после вы­явления степени прогресса в реализации поставленных целей, т. е. с учетом достижения целей выбранные ранее цели коррек­тируются. Практически это означает окончание цикла форми­рования целей и переход к этапу I.

Оценка эффективности организационных решений

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

· по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

· по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системой, а также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.

Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, может рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.