Использование вычислительной техники в управлении производством

Страница 5

1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов

Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и покупателям получать необходимые консультации и поддержку от фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и ночи.

Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предоставляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Использование вычислительной техники в Управлении международных связей ВГУЭС

Будучи одним из наиболее компьютеризированных подразделений университета, Управление международных связей (далее УМС) наиболее интенсивно использует персональные компьютеры в своей работе. В таблице 2-1 приведено распределение парка вычислительных машин по отделам Управления.

Таблица 2-1.

Распределение парка вычислительных машин Управления

Наименование отдела	Используемые ПК	Пользователи
Начальник Управления международных связей	Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Начальник УМС
Информационно-аналитический отдел	486DX2-66, 8Mb, 126K, 520Mb, 14”, Internet Access, CD-ROM 8x, SB16, клавиатура, мышь, pad	Главный специалист по коммерческому направлению.
486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Главный специалист по ВЭД
Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Главный специалист по Интернет, инспектор информационно-аналитического отдела
Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14”, Internet Access, CD-ROM 2x, SB16, клавиатура, мышь, pad	Инспектор информационно-аналитического отдела, инспектор протокольного отдела
Продолжение табл. 2.1
Отдел по работе с европейскими странами, США и Канадой	Pentium 60, 4Mb, 400Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Главный специалист по американскому направлению, инспектор отдела
Отдел по работе со странами АТР	286-18, 1 Mb, 40Mb, 14”, клавиатура	Главный специалист по азиатскому направлению
Протокольный отдел	486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Переводчик отдела, главный специалист по организационно-протокольному направлению
486DX4-100, 20Mb, 256K, 800Mb, 14”, Internet Access, клавиатура, мышь, pad	Главный инженер

В данной части анализируется текущее распределение парка вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесообразность его замены и перераспределения.

Таблица 2-2

Оснащенность УМС периферийными устройствами

Устройство	Количество	Пользователи
Принтер Star NX-1500	1	Главный специалист по Интернет, главный специалист по азиатскому направлению
Принтер HP Laser Jet 6L	1	Разделенный доступ для всех остальных

2.2 Основные направления использования вычислительной

техники в УМС

Вычислительная техника в УМС используется по следующим направлениям (первыми приведены основные направления использования):

· Электронная почта

Электронная почта (email) используется в УМС для ведения деловой переписки с зарубежными партнерами и значительно сокращает время, необходимое для установления контактов, и средства, которые могли бы быть затрачены на международные телефонные переговоры или факсы. В Управлении также широко используются рассылочные листы (mailing lists), позволяющие своевременно отслеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная почта является одним из средств передачи информации внутри отдела, если необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела. Таким образом рассылается информация о предстоящих незапланированных собраниях, о прибытии иностранных делегаций и др.

· Использование Интернет

Интернет является еще одним средством, используемым для отслеживания возможных грантов. Кроме того, он используется для получения информации о потенциальных международных партнерах университета. УМС также ответственно за поддержание домашней страницы, посвященной международному сотрудничеству ВГУЭС.

· Протокольная работа

Компьютеры в УМС используются также для набора и распечатки необходимых в работе отдела документов и материалов.

2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС

В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников УМС, каждому сотруднику был задан следующий вопрос: «Каковы, по Вашему мнению, основные проблемы, связанные с компьютеризацией отдела?». В результате был получен следующий список потенциальных проблем (в порядке убывания важности):

· Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств (принтеров).

Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя принтерами, один из которых – матричный. Это существенно затрудняет работу в связи с необходимостью вести большие объемы протокольной работы и переписки. Кроме того, в случае неисправности лазерного принтера, работа по существу будет сорвана.

· Плохая организация распределения времени работы на компьютерах, используемых одновременно несколькими сотрудниками.

Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно несколькими сотрудниками, что оправдано, так как трое из них работают лишь половину рабочего дня. К сожалению, время их работы часто пересекается. Несмотря на то, что в обычные дни это не создает особых трудностей, во время приема иностранных делегаций (когда работы всегда много) это создает существенные неудобства.

· Медленное соединение с сетью Интернет.

Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети Интернет также, как и все остальные подразделения Университета. В связи с тем, что в последнее время наблюдался значительный рост количества подключенных к сети абонентов, скорость соединения резко упала.

· Неудобная организация работы с локальной сетью.

УМС не подключен к общей внутренней сети университета и, следовательно, не имеет доступа ко многим ресурсам. Компьютеры Управления подключены только в свою локальную сеть, изолирующую их от сети университета. Кроме того, использование этой сети очень неудобно.