Excel 7.0 (методичка)

Страница 3

1. спрятать рабочий лист:

- выбрать в меню Формат ® Лист ® Скрыть;

2. восстановить спрятанный рабочий лист:

- выбрать в мен. Формат ® Лист ® Показать;

3. спрятать колонку или строку:

- выделить строку или столбец;

- выбрать в меню Формат ® Строка / Столбец ®Скрыть

4. Восстановить спрятанную строку или столбец:

- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;

- выбрать в меню Формат ® Строка / Столбец ®Показать

Используя контекстное меню можно выполнить:

1. спрятать колонку или строку

- выделить строку или столбец

- щелкнуть правой клавишей по выделенной область

- в появившемся контекстном меню выбрать Скрыть.

2. восстановить спрятанную строку или столбец:

- выделить две соседние колонки (вокруг спрятанной) или две соседних строки;

- подвести курсор справа к спрятанным столбцам или снизу в спрятанным строкам (указатель мыши превратится в знак равенства с растяжкой);

- сделать двойной щелчок мышей или вызвать контекстное меню;

- выбрать Показать.

Вычисления. Формулы и функции

Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы.

Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.

Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений.

Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Правила работы с формулами и функциями

Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:

1. Формулы начинаются со знака «=»

2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.

3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.

4. Аргументы перечисляются через запятую.

5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.

6. В формулах недопустимы пробелы.

7. Функция не может иметь более 30 аргументов.

8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение 2).

9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа.

10. Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.

Перемещение и копирование содержимого клетки.

Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать меню Правка ® Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, или нажать Ctrl+C;

- перейти в новое место;

- выбрать меню Правка ® Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.

При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным ( не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

Вычисление части формулы

При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:

- установить курсор в клетку, содержащую формулу;

- в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

- нажать клавишу F9 – вычисление формулы (при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние).

Специальное копирование

При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование, которое можно выполнить:

1. с помощью меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать в меню Правка ® Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать в меню Правка ®Специальная вставка.

2. с помощью контекстного меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- вызвать контекстное меню;

- выбрать Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать Специальная вставка.

В появившемся диалоговом окне в зависимости от флага в столбце Вставить копируется: все, формулы, значения, форматы, примечания, без рамки.

Можно произвести копирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости от флага в колонке Операция можно:

- просто копировать;

- сложить содержимое клетки с копируемым значением;

- вычесть из значения в клетке копируемое значение;

- умножить значение в клетке на копируемое значение;

- разделить значение в клетке на копируемое значение.

Если установлены соответствующие флаги, то при копировании можно:

- пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифт ячейки, если в них отсутствуют значения);

- транспортировать;

- вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любое изменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки).

Автоматическое заполнение данных

Для автоматического заполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:

- ввести в клетку первое значение;

- сделать эту клетку активной;

- установить указатель мыши в правый нижний угол клетки (курсор при этом примет вид +);

- перетащить в сторону или вниз ( шаг равен 1).

Если необходимо задать шаг, отличный от 1, то следует выполнить:

- задать два значения в двух соседних клетках;

- эти клетки выделить;

- установить курсор в правый нижний угол выделенных клеток так, чтобы он принял вид +;

- перетащить курсор в сторону или вниз.

Если при автозаполнении клетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.

Создание своей последовательности для заполнения

Для создания своей последовательности пользователь должен в меню выбрать:

Сервис ® Параметры ® Списки ® Элементы списка

В опции Списки выбрать опцию Новый список. В опции Элементы списка внести свободную последовательность, затем щелкнуть по клавише Добавить (введенная последовательность при этом запоминается).

Если нужная последовательность уже существует в рабочем листе, то ее достаточно выделить и передать в это окно, щелкнув на кнопке Импорт.

Мастер функций

При вводе формулы обращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастер функций. Эту же операцию можно выполнить через меню Excel: выбрать в меню Вставка ® Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В левом окне выбрать категорию функции, в правом – саму функцию. Выбрав кнопку шаг > выполнить пошаговую подстановку аргументов. Значение аргумента можно записать вручную, а можно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнув на кнопке Закончить.

Создание текстовых документов

Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.

Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.