Excel 7.0 (методичка)

Страница 4

Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.

А. Выбор шрифтов при помощи меню:

- выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Шрифт;

- выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.

Б. Выравнивание содержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеет четыре пиктограммы:

- прижать текст в клетке к левому краю;

- расположить текст по центру клетки;

- прижать текст в клетке к правому краю;

- расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.

Выравнивание содержимого ячеек при помощи меню:

- выделить в меню Формат ® Ячейки ® Выравнивание;

- выбрать нужную позицию;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Г. Обрамление таблиц в рамки.

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

В Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панели форматирования Рамки.

Если щелкнуть мышкой по стрелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок для выбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки.

Для обрамления таблиц при помощи меню необходимо:

- выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Рамка;

- выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Чтобы убрать сетку с экрана необходимо :

Выбрать в меню Сервис ®Параметры ® Вид ® Снять флаг в поле Сетка.

Д.Фон ячеек.

В понятие фона ячеек входит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет залить выбранные ячейки цветом.

Чтобы залить выбранные ячейки цветом при помощи меню надо:

- выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;

- выбрать в меню Формат ® Ячейки ® Вид;

- выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Е. Стиль представления данных.

Стиль – это совокупность формата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличия штриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.

Печать в Excel.

А. Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре на экран выводится изображение документа в том виде, в каком оно получитчя при печати.

Для предварительного просмотра необходимо войти в меню и выбрать Файл ® Предварительный просмотр. Войти в режим предварительного просмотра можно лишь в том случае, если в рабочий лист введен хотя бы один символ.

При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять следующие действия:

- просмотр следующей страницы ( предыдущей страницы);

- вывод укрупненного изображения на экран;

- печать;

- настройка параметров страницы;

- показ полей на листе бумаги, ручная корректировка полецй;

- возврат в рабочую книгу;

- справка.

Б. Установка параметров страницы.

Для установки параметров страницы надо войти в меню и выбратьФайл ® Параметры страницы или Файл ® Предварительный просмотр ® Страница.

При этом на экране параметров появится четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

Вкладка Страница ориентирует страницу по вертикали, по горизонтали, производит масштабирование, увеличение/уменьшение распечатки в % по отношению к оригиналу.

Вкладка Поле позволяет сделать отступы от края листа до текста, расстояние от края бумаги, расстояние от края листа до колонтитулов, центрирование, горизонтальное/вертикальное расположение. Поля отступа можно быстро изменить в режиме предварительного просмотра: Файл® Предварительный просмотр ® Поля.

Изменить поля отступа можно передвинуть мышью соответствующую ограничительную линию.

Колонтитулы – информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой странице.

Чтобы напечатать свои колонтитулы необходимо выбрать Создать верхний колонтитул/ Создать нижний колонтитул.

Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул может содержать название работы – в центре, номер страницы – в правой части, текущую дату – в левой части.

Вкладка Лист дает возможность печатать только выделенную область данных, печатать на каждом листе выделенные строки в виде заголовка, выводить на печать линии сетки, вывести на печать текст примечаний к ячейкам.

Чтобы вывести документ на печать используется командное меню:

Файл ® Печать

Появится окно печати, в котором необходимо выбрать принтер для печати, установить признак печати в файл или на принтер, указать количество копий, указать ориентацию страницы.

Если необходимо вывести на печать не весь документ, а только выбранные страницы, то надо указать диапазон страниц для печати.

В. Операции над документами.

Чтобы записать табличный документ на диск следует выполнить набор команд на меню:

Файл ® Сохранить как . . .

Для перезаписи на диск уже существующего файла надо выполнить:

Файл ® Сохранить

Чтобы вызвать существующий табличный документ на экран необходимо выполнить набор команд меню:

Файл ® Открыть

Если с файлами недавно работали, то вызов его осуществляется путем выбора имени этого файла в нижней части меню Файл.

Создание нового табличного документа осуществляется путем набора команд меню:

Файл ® Создать

Переключение между несколькими одновременно загруженнымидокументами осуществляется командой Окно.

Для отображения на экране всех открытых документов используют команды меню:

Окно ® Расположить,

Затем выбирают один из вариантов расположения окон на экране (Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом).

Построение диаграмм

Excel предлагает пользователю 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных.

Для построения диаграмм необходимо:

1.Выделить данные, которые надо включить в диаграмму. Эти данные не обязательно должны быть расположены рядом. Удерживая клавишу Ctrl , можно отменить несмежные интервалы.

Чтобы сделать надпись вдоль оси X и составить легенду, надо выделить заголовок столбцов и строк.

2 Щелкнуть на инструменте « Мастер диаграмм» на Стандартной панели инструментов. Указатель мыши изменится на маленький крест со столбчатой диаграммой внизу справа.

3 Крестообразным указателем мыши указать местоположение и размер создаваемой диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму в таблицу отличную от той, из которой были взяты данные, то надо поместить указатель мыши на имя нужной таблицы в нижней части окна документа, щелкнуть по ней и пройтись по клеткам этой таблицы. Чтобы создать диаграмму на новом листе необходимо выполнить последовательность команд:

Вставка ® Диаграмма ® На новом листе

4 Отпустив левую клавишу мыши, появится первое окно Мастера диаграмм. В диалоговое окно необходимо ввести интервал (интервалы) данных. Если данные были предварительно выделены, то адреса их появятся в диалоговом окне автоматически. Щелкнуть на кнопке Далее.

5 Чтобы выбрать тип диаграмм, надо щелкнуть на ее образе или нажать клавишу с подчеркнутой буквой в ее имени. Щелкнуть на кнопке Далее.

Кнопка Назад позволяет вернуться на шаг назад и изменить диапазон выбранных данных.

6 Каждый тип диаграммы имеет несколько различных форматов по умолчанию. Чтобы выбрать новый формат на до щелкнуть на его образец в диалоговом окне. Щелкнуть на кнопку Далее.

7 На экран выводится пример диаграммы на основе реальных данных. В диалоговом окне можно изменить перечисленные ранее параметры, при этом диаграмма, показанная в окне образец тоже изменится.