Методические рекомендации по внутреннему учету операций с ценными бумагами в брокерских и дилерских компаниях

Содержание

1. Основные принципы внутреннего учета

1.1. Документирование операций

1.2. Регистры внутреннего учета

2. Бэк-офис в структуре компании

2.1. Фронт-офис и бэк-офис

2.2. Бэк-офис и Бухгалтерия

2.3. Функциональная структура бэк-офиса

3. Первичный учет сделок

3.1. Поручение на сделку

3.1.1. Принципы составления и обращения поручения на сделку

3.2. Тикет (распорядительная записка)

3.2.1. Назначение тикета

3.2.2. Форма тикета и процедура заполнения

3.2.3. Система нумерации тикетов

3.3. Подтверждение сделки

3.4. Журнал сделок

3.4.1. Назначение и ведение журнала сделок

3.4.2. Данные журнала сделок

4. Централизованные базы данных

4.1. Принципы и задачи

4.2. Файл имен и адресов

4.3. Файл ценных бумаг

4.4. Архивы

4.4.1. Архив операций

4.4.2. Архив сделок

4.4.3. Архив движения денежных средств

4.4.4. Архив движения ценных бумаг

5. Внутренний план счетов

5.1. Схема плана счетов бэк-офиса

5.2. Комментарии к Плану счетов системы учета денежных средств

6. Система учета движения денежных средств

6.1. Принципы системы учета движения денежных средств

6.2. Принципы ведения Журнала ежедневного учета денежных средств

6.3. Структура Журнала ежедневного учета денежных средств

6.4. Пример организации Журнала учета денежных средств

6.5. Структура Книги учета денежных средств

6.6. Пример организации Книги учета денежных средств

6.7. Баланс по денежным средствам

7. Журнал учета дилерских операций

7.1. Назначение журнала учета дилерских операций

7.2. Принципы ведения журнала учета дилерских операций

7.3. Структура журнала учета дилерских операций

7.3.1. Общая информация о сделках

7.3.2. Информация о портфеле

7.3.3. Рыночная переоценка портфеля

7.4. Пример организации Журнала учета дилерских операций

7.4.1. Взаимосвязь между Журналом учета дилерских операций и Журналом учета денежных средств

7.4.2. Отчетность руководству

8. Система учета ценных бумаг

8.1. Принципы Системы учета ценных бумаг

8.2. Счета Системы учета движения ценных бумаг

8.3. Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг

8.4. Отражение операций с ценными бумагами

8.5. Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг

8.6. Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг

8.7. Структура Книги учета ценных бумаг

8.8. Пример организации Книги учета ценных бумаг

8.9. Периодическая сверка наличия ценных бумаг

9. Внутренние отчеты бэк офиса

9.1. Отчет о незавершенных сделках

9.1.1. Описание полей журнала

9.1.2. Пример организации журнала незавершенных сделок

9.2. Отчет о состоянии счетов клиентов

9.3. Журнал регистрации сделок

10. Отчетность перед клиентами

10.1. Общие принципы

10.2. Отчет о состоянии счета клиента

10.2.1. Общая информация

10.2.2. Таблица операций

10.2.3. Структура портфеля ценных бумаг клиента

10.2.4. Сальдо счета денежных средств

10.2.5. Сводная таблица операций по счету клиента

10.2.6. Общая стоимость портфеля клиента

10.3. Файлы клиентов

11. Пример использования учетных регистров бэк-офиса

1. Основные принципы внутреннего учета

Специфика деятельности брокерских и дилерских компаний определяет особые требования, предъявляемые руководством таких компаний к получению внутренней финансовой информации - информации о наличии денежных средств и ценных бумаг в портфеле компании и клиентов в любой момент времени.

Для получения подобной информации недостаточно данных бухгалтерии, деятельность которой ориентирована, в основном, на подготовку финансовой и налоговой отчетности регулирующим органам.

В связи с этим возникает необходимость в осуществлении внутреннего учета операций с ценными бумагами, направленного, в первую очередь, на предоставление финансовой информации руководству для принятия инвестиционных решений и планирования операций.

Главными задачами внутреннего учета являются:

· формирование полной, достоверной и оперативной информации об операциях с ценными бумагами

· подготовка документов для совершения сделок с ценными бумагами

· составление регулярной внутренней отчетности руководству

· подготовка регулярной отчетности клиентам.

Брокерские и дилерские компании осуществляют внутренний учет операций с ценными бумагами отдельно и в дополнение к бухгалтерскому учету их финансово-хозяйственной деятельности для целей более точного отражения специфических операций, проводимых этими компаниями на рынке ценных бумаг.

Основными принципами внутреннего учета операций с ценными бумагами являются:

· отражение всех операций с ценными бумагами в ведомостях внутреннего учета на день совершения операции, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена. В случае, если компания получает информацию о факте совершения операции с ценными бумагами позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена, то указанная операция отражается в ведомостях внутреннего учета не позднее конца рабочего дня, когда информация о совершении операции была получена;

· разделение во внутреннем учете собственных денежных средств и ценных бумаг и денежных средств и ценных бумаг своих клиентов. Система внутреннего учета предполагает открытие и ведение отдельных счетов по ценным бумагам и счетов аналитического учета по денежным средствам для каждого клиента и контрагента компании. Каждому счету клиента или контрагента присваивается уникальный номер в соответствии с внутренними принципами нумерации счетов в системе учета;

· предоставление регулярной отчетности клиентам компании по результатам операций с ценными бумагами, которые были совершены для данного клиента. Отчетность клиентам отражает все операции, произведенные для клиента с использованием его средств и ценных бумаг, а также остаток денежных средств и ценных бумаг на счете клиента согласно данным внутреннего учета.

1.1. Документирование операций

Основанием для записей в регистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующие факт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценных бумаг, движения денежных средств):

· документы внутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами - поручения клиентов, и факт совершения сделки с ценными бумагами - распорядительные записки (тикеты) и подтверждения сделок.

· договора, контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;

· платежные документы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиеся основанием для признания платежей согласно действующему законодательству);

· документы, удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки из реестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточные распоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрации права собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, а также акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;

Документирование первичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа, удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценными бумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценными бумагами.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах бэк-офиса.

1.2. Регистры внутреннего учета

Учет операций с ценными бумагами в бэк-офисе ведется с использованием следующих журналов и ведомостей внутреннего учета:

Журнал сделок

Журнал учета дилерских операций

Журнал ежедневного учета денежных средств

Книга (ведомость) учета денежных средств

Журнал ежедневного учета ценных бумаг

Книга (ведомость) учета ценных бумаг