Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации

Страница 8

Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе с организаций, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы «1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые версии; версии, работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации. Все версии полностью функционально совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам использования системы.

III. Практическое применение комплекса «1С:Предприятие 7.5» в сфере автоматизации учета основных средств.

3.1. Предварительная настройка комплекса

Прежде чем начинать работу с открытой бухгалтерской программой ее необходимо настроить на специфику учета в конкретной организации, а именно:

q настроить список констант и ввести их значения;

q настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;

q организовать структуру справочников;

Проиллюстрируем пошаговое выполнение предварительной настройки программы на примере компьютерного учета основных средств.

3.1.1. Настройка констант

Константы в «1С: Бухгалтерии» используются для хранения постоянной или условно-постоянной информации, например, полного наименования организации, юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного бухгалтера, ставок налогов и т.д.

Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например, уже упоминавшееся наименование организации можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных первичных документах, бланках бухгалтерской и налоговой отчетности использовать имя константы для получения ее значения – наименования организации. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз - в константе – и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется. Вот так выглядит фрагмент списка констант программы:

3.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета

В соответствии с инструкцией № 122 от 03 11.93 г. учет основных средств в бюджетных учреждениях ведется в разрезе инвентарных объектов по местам хранения и ответственным лицам.

В типовой конфигурации синтетический учет основных средств ве­дется на счетах: 010 «Здания», 011 «Сооружения», 012 «Передаточные устройства», 013 «Машины и оборудование», 015 «Транспортные средства», 016 «Инструменты, производственный (включая принад­лежности) и хозяйственный инвентарь», 017 «Рабочий и продуктив­ный скот», 018 «Библиотечный фонд», 019 «Прочие основные средст­ва». Кроме того, за балансом учитывается имущество, принятое в аренду, но учитываемое у арендодателя (счет А01 «Арендованные ос­новные средства»).

Все счета по отношению к балансу являются активными. Остатки основных средств и их приход записываются по дебету счета, а выбытие по кредиту.

Аналитический учет на балансовых счетах ведется в разрезе инвен­тарных объектов (субконто 1 вида «Основные средства» типа спра­вочник «Основные средства») и материально-ответственных лиц (суб­конто 2 вида «МОЛ» типа справочник «МОЛ») в количественном и стоимостном измерителях.

Аналитический учет на забалансовом счете А01 «Арендованные ос­новные средства» ведется в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида «Основные средства»), материально-ответственных лиц (субкон­то 2 вида «МОЛ») и арендодателей (субконто 3 вида «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты») в количественном и стоимостном измерителях.

Для хранения информации об объектах основных средств используется справочник «Основные средства», в котором для каждого объ­екта можно указать место хранения выбором из справочника «Под­разделения».

3.1.3. Настройка справочников аналитической информации

Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую (вплоть до 10 уровней) структуру возможно организовать двухуровневый учет основных средств. На первом уровне расположим группы основных средств:

На втором уровне расположим объекты ОС как таковые, задав в качестве кода ОС их инвентарные номера:

После такого рода предварительной настройки основных параметров программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных операций по учету основных средств.

3.2. Ввод входящей информации

Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных средств. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

q справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;

q справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте основных средств в справочник.

Вот каким образом выглядит типовой диалог по вводу информации о новом основном средстве:

После занесения всей необходимой информации об основном средстве нажатием кнопки печать можно вывести инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС-6 (Приложение 1).

3.2. Ввод входящей информации

3.2.1. Ввод входящих сальдо

После настройки нашей системы: уточнения плана счетов, определения структуры аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков основных средств на начало года.

Справочник «Основные средства» может быть либо заведен заранее, либо его можно дополнять при вводе остатков.

Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период. Входящие остатки в «1С: Бухгалтерии» вводятся как конечные за предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся в следующий квартал как начальные.

Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции с фиктивным счетом «00». В бюджетном плане счетов предусмотрен счет «000».

Прежде всего необходимо определиться с датой, начиная с которой начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

Учет в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.

Тем не менее можно начинать ведение учета основных средств с произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить применимость документов «1С: бухгалтерии» для специфики нашего учреждения; в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами «1С: Бухгалтерии».

При вводе остатков по счетам, для которых учет ведется по принципу двойной записи (балансовые счета), используется в качестве корреспондирующего счета фиктивный балансовый счет «00» или «000», который не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.