Автоматизация бухгалтерского учета

Страница 18

1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

4.6. Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета.

Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента.

2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи".

Расценки на услуги скорее всего должны быть подневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта подневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина подневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка.

Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную подневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры:

1. Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.

2. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае, если имеет место одно из тех обстоятельств:

· предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек);

· имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";

· клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ,

можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента.

После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае, если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-гафике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Глава V. Отражение поступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия».

Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации отражается поступление товаров на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики «Сигма» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские серые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговой организации. Для отражения в учете хозяйственных операций оприходования товаров предназначен документ «Поступление товара». Его форма заполняется на основании складских документов оприходования и сопроводительных документов поставщика в следующем порядке.

Сначала в шапке документа указывается поставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, в которой перечисляются ассортимент товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой «Подбор» в этом случае достаточно выбрать товар из справочника «Номенклатура» и указать его количество. Остальные графы табличной части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организацию прежде не поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать в справочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается при заполнении табличной части. Ассортимент товаров может составлять тысячи позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейти в режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система могла правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите «Тип» указывается ее классификационный признак. В нашем примере «брюки детские» - это товар.