Учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами и с персоналом по прочим операциям

Страница 28

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

· к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.98 приложен только товарный чек магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 3735 руб.

· в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и комнатные двери на сумму 450 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

· Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.98 приобретены «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

ü к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

ü к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. – плательщик Шинкарук В.Е.;

ü к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.98 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.98 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3.2):

; расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.98 № 11а работникам ОАО для служебных поездок;

; расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (г. Новодвинск).

Таблица 3.2

Ф.И.О. подотчетного лица
Назначение расходов
I
квартал
II
квартал
III
квартал
IV
квартал
Итого
Буримова А.А.
проездные
6 270
4 560
6 840
7 380
25 050
Шестериков Б.Н.
проездные
-
2 280
-
-
2 280
Абатурова О.Н.
маршр. лист
41
787
264
696
1 788
Болотова А.Н.
маршр. лист
150
-
-
-
150
Панасенко Т.И.
маршр. лист
96
56
160
118
430
Мыпкина Л.Я.
маршр. лист
11
92
-
104
207
Лихачева А.В.
маршр. лист
137
134
64
104
439
Гурьева В.Н.
маршр. лист
50
66
-
-
116
Старкова Л.В.
маршр. лист
49
-
-
-
49
Всего
6 804
7 975
7 328
8 402
30 509
Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в Новодвинск – оформлять командировки.
Согласно Положению о составе затрат затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Предприятие данный пункт не учитывает, например:
s по авансовому отчету Буримовой А.А. от 25.04.98 в ИПП «Правда Севера» приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 1 250 руб.
Дт 19 Кт 71 - 250 руб.
s по авансовому отчету Кургановой Г.А. от 28.08.98 в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., ы учете отражено:
Дт 26 Кт 71 – 2 500 руб.
Дт 19 Кт 71 - 500 руб.
Эти расходы следовало отразить по дебету счета 31 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.
Информационно-консультационные услуги, относимые на себестоимость должны быть подтверждены договором и актом выполненных работ. Этими документами должен обосновываться производственный характер затрат. У предприятия эти документы отсутствуют, например:
s услуги Архангельского правления Всероссийского общества инвалидов ( Дт 26 Кт 71 – 178 руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 29.01.98).
s услуги ТОО «КИРА» (Дт 26 Кт 71 – 150 руб., Дт 19 Кт 71 – 30руб. по авансовому отчету Крапивиной Н.А. от 08.07.98) и др.
При условии оформления необходимых документов эти суммы можно отнести на себестоимость.
Согласно а/ № 95 в апреле Сопырину М.В. возмещены командировочные расходы в сумме 7 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Саранск).
Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.