Документооборот

Страница 2

Баланс должен отвечать следующим основным требованиям:

- составляется по счетам второго порядка;

- по каждому счету второго порядка суммы показываются отдельно в колонках:

по счетам в рублях;

по счетам в иностранной валюте, выраженной в рублевом эквиваленте, и в драгоценных металлах по их балансовой стоимости;

итого по счету;

- по каждому счету первого порядка, по группе этих счетов, по разделам, по всем счетам выводятся итоги;

- по ряду счетов в балансе показываются суммы по контрсчетам, и выводится итог за минусом сумм по контрсчетам;

- баланс должен быть читаемый; в заголовке указываются текстом: название кредитной организации, дата, на которую составлен баланс, единица измерения; номера и названия разделов, групп счетов первого порядка, счетов первого, второго порядка, по каким счетам выведены промежуточные итоги; итоговая сумма по балансу должна называться - баланс;

- в одну строчку должны показываться остатки по дебету и кредиту.

Первичные балансы составляются в рублях и копейках, сводные (консолидированные) - в единицах, указанных для составления и представления отчетности.

При ведении счетов только в иностранной валюте, при выдаче из ЭВМ на печать остатков лицевых счетов в иностранной валюте итог по всем иностранным валютам счета второго порядка должен показываться также в рублях по действующему курсу Центрального банка Российской Федерации. Эти данные должны использоваться для сверки аналитического учета с синтетическим.

Все совершаемые кредитными организациями банковские операции в иностранной валюте должны отражаться в ежедневном едином бухгалтерском балансе банка только в рублях. Для дополнительного контроля и анализа операций в иностранной валюте кредитным организациям разрешается разрабатывать специальные программы и учетные регистры.

Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Организация документооборота кредитных организаций.

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее.

1. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

2. Если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в учреждениях Банка России или в других кредитных организациях, то операции совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка России по расчетам.

Оплата денежно-расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы "овердрафта", определенной договором.

3. Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в этот же день эти платежные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры помещаются в документы текущего дня.

При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов, операции, указанные в настоящем пункте, могут проводиться текущим днем. Эти документы в реестры принятых документов не включаются.

4. Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из РКЦ Банка России, других кредитных организаций не позднее, чем на следующий день до начала рабочего дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, включаются в баланс кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом). В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям при осуществлении расчетов через подразделения Банка России с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения.

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организации получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих подтверждающих документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откредитовываются РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками - нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними.

5. Прием расчетных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, осуществляется бухгалтерским работником, которым на всех экземплярах документа проставляются подпись и штамп, содержащий текст:

1) Если прием документов оформляется бухгалтерскими работниками различно, а зависимости от срока оплаты документа, то на документах, оплачиваемых в день приема, расписка, содержащая текст

"Принято и оплачено " " _ г.".

2) На документах оплаченных на следующий рабочий день:

"Принято" " _ г.".

"Оплачено" " _ г.".

Последний экземпляр документа возвращается клиенту.

6. При подписании документов фамилия подписавшего работника банка должна быть также обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

7. Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, организации, должны быть отправлены в тот же день (оформления приема, подписания).

8. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица - вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности и позже.

9. Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут представляться в кредитные организации в виде платежных документов на бумажных носителях, подписанных собственноручными подписями уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати клиента, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Кредитная организация в договоре банковского счета в соответствии с Положением Банка России "О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями" определяет порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня определяется в правилах документооборота кредитной организации.