Документооборот

Страница 7

О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о произведенной сверке.

При выявлении расхождений выясняются причины этого расхождения и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке.

Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускается.

Контроль документооборота.

Организация внутреннего контроля.

В банковской практике по операциям, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским работником. В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Контроль должен быть направлен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация, исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

При приеме денежно - расчетных документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организацией образцам.

При этом оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручной подписью бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные операции, возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет которых механизирован на вычислительных машинах, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации.

Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка. Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их поручению доверенные лица.

Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Главный бухгалтер кредитной организации банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, группе переводного ключа, абонентскому телеграфу. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе, особенно в связи с увольнением работников банка.

Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах. Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно-денежных документах утвержденным образцам работники должны иметь образцы их подписей.

Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.

Контроль может обеспечиваться программным путем, а также применением кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

При применении технических средств руководителем кредитной организации должно быть обеспечено:

- ограничение доступа к совершению операций;

- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;

- невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;

- применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель банка, наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетно-денежных документов по назначению.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка, к экранам ЭВМ.

Последующий контроль.

Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.

При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций. В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Результаты последующих проверок должны оформляться справками. Руководящие работники (руководитель или его заместители) банков обязаны в пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующий проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.