Страница 10
Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюються особливості нумерації (літерні і пропущені номери). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначається "Документи з даного питання див. також у розділі за рік, №".
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії (ЕК), опис розглядається і затверджується нею.
Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складається у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів України. Зведений опис справ постійного зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі 4 примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.
Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи у державний архів в установлені строки.
Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольне - обліковими картками на документи передаються в архів установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2007 р. передаються архів у 2009 р.). Справи тимчасового зберігання передаються архів за розсудом керівника установи.
Передавання справ в архів установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу у тимчасове користування.
Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідуючий - спеціальний співробітник відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, а решта залишається в архіві. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів установи за номенклатурою.
РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
3.1 Документообіг основних засобів
Виробничо-господарська діяльність та фінансовий стан підприємства багато в чому залежать від забезпеченості основними засобами та від їх використання.
Основні засоби - це матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік) [псбо].
Усі операції, пов’язані з рухом основних засобів, оформляються первинними документами, які забезпечують правильність їх обліку.
Мета первинного обліку основних засобів – збирання та обробка даних про факти господарської діяльності, їх подальше перетворення на інформацію, яка дає можливість апарату управління розробляти, ухвалювати рішення та уникати економічних прорахунків.
Змістом первинного обліку є первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації – документах.
Одиниця обліку основних засобів – це окремий інвентарний об’єкт, яким вважається закінчена будова з усіма до нього пристосуваннями відповідно до технічної документації або окремий конструктивно відокремлений предмет, який виконує самостійні функції згідно з паспортом чи іншою технічною документацією.
На підприємство основні засоби надходять у результаті капітальних вкладень, придбання за плату в інших підприємств і осіб, отримання від інших підприємств або осіб безоплатно, внесення засновниками в рахунок їхніх внесків до статутного фонду підприємства, оприбуткування надлишків основних засобів, виявлених під час інвентаризації, а також внутрішнього переміщення.
Основні засоби вибувають із підприємства внаслідок часткової чи повної
ліквідації, безоплатної передачі їх іншим підприємствам або особам, реалізації, а також нестачі, виявленої під час інвентаризації.
Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо і використовується вони на підприємствах усіх форм власності. Це:
- ОЗ-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів".
- ОЗ-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів".
- ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів".
- ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів".
- ОЗ-5 "Акт пор установку, пуск та демонтаж будівельної машини".
- ОЗ-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів".
- ОЗ-7 "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів".
- ОЗ-8 "Картка обліку руху основних засобів"
- ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів".
- ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)".
- ОЗ-15 "Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)".
- ОЗ-16 “Розрахунок амортизації автотранспорту”.
Для отримання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їхніми класифікаційними ознаками бухгалтерія на підставі підсумкових даних в інвентарних картках (книгах) за звітний місяць заповнює картку обліку руху основних засобів за формою 03-8.
За даними картки складають оборотну відомість руху 03, підсумки якої, звірені з даними синтетичного обліку, є підставою для складання звітності про наявність і рух 03.
Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб: усі перші особи підприємства: головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик; посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди подається) об’єкт основних засобів: керівник (або його заступник), механік, технолог, бухгалтер.
Уведення в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів за формою 03-1, який використовують для:
- оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів;
|