Організація документообігу на підприємстві та шляхи його вдосконалення
Страница 12
3) затвердження документу: визначається особа яка має право затверджувати даний документ протягом відповідного строку;
4) відображення даних у регістрах бухгалтерського обліку: передбачається конкретний виконавець і допустимі строки виконання;
5) передача документів в архів відбувається працівником із обліку основних засобів через встановлений термін.
Запровадження графіка документообігу первинних документів із обліку основних засобів дозволить чітко розподілити функціональні обов`язки між працівниками щодо створення таких документів, а також правильно і в строк відображати усі операції у регістрах бухгалтерського обліку.
3.2 Документообіг виробничих запасів
Відповідно до ПСБО 9 "Запаси", запаси - це активи, які:
- утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;
- перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
- утримуються для споживання під час виробництва [псбо].
На підприємстві запаси можуть мати різне призначення залежно від функцій, яку вони виконують у процесі виробництва, а також від особливостей підприємства.
Необхідними передумовами правильної організації обліку запасів є:
- раціональна організація складського господарства;
- розробка номенклатури запасів;
- наявність інструкцій з обліку виробничих запасів;
- правильне групування (класифікація) запасів;
- розробка норм витрачання запасів.
Від правильно організованого документування господарських засобів залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначатися з тим, яку документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.
Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом матеріальних запасів.
Для забезпечення виробничої програми відповідними запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділів підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, що відноситься до операцій даного складу.
На складах запаси розміщують за секціями, а всередині них за групами, типо та сорторозмірами в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановлених нормам ліміту.
Складський облік організовується за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання за кількістю запасів. За необхідності складський облік організують за партіями надходження запасів.
Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.
Облік матеріалів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально-відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сирову, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів – споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами – відправниками, з примірниками тих же накладних що надійшли зі складів – одержувачів.
Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури – цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберігання і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для проведення підсумків інвентаризації.
Існує декілька варіантів обліку виробничих запасів бухгалтерії підприємства (таблиця 3.2.).
Таблиця 3.2 - Варіанти обліку виробничих запасів
Варіанти
Зміст варіанту | |
1 |
2 |
|
Сортовий |
На підставі первинних документів на кожен вид виробничих запасів відкривається картка аналітичного обліку, де їх обліковують в натуральному і грошовому вираженні. По закінченні звітного періоду складається оборотні відомості аналітичного обліку. Залишки і обороти по них порівнюються з даними карток складського обліку |
|
Партіонний |
Первинні документи групуються за номенклатурними номерами і в кінці звітного періоду кінцеві дані по кожному з номерів заносяться до оборотних відомостей. Оборотні відомості складаються в натуральному і грошовому вираженні по кожному складу і для кожного рахунку |
Продовження таблиці 3.2
1
2 | | Сальдовий (оперативно-бухгалтерський) |
Сальдовий метод обліку базується на використанні регістрів аналітичного обліку карток складського обліку. Щоденно (щотижня, раз на 10 днів) працівником бухгалтерії перевіряється правильність записів про надходження і витрачання виробничих запасів на складі і підтверджується залишок по картці складського обліку особистим підписом бухгалтера, а кожного першого числа місяця залишок по кожному номенклатурному номеру переноситься до відомості обліку залишків матеріалів на складі (без оборотів витрат і надходження виробничих запасів). На підставі даних відомості виводяться підсумки по складу |
Основними документами щодо надходження запасів виступають:
- рахунки-фактури;
- прибуткові накладні;
- акти приймання матеріалів тощо.
В цих документах фіксуються наступні відомості:
- від кого надійшли матеріали або продукти харчування;
- найменування;
- сорт;
- кількість (вага);
- ціна;
- сума;
- дата надходження;
- підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.
При отриманні запасів безпосередньо від постачальника, контроль за виконанням плану договорів, вчасним надходженням і оприбуткуванням виробничих запасів здійснює служба постачання. Порядок документального оформлення придбання запасів, які надходять на підприємство від постачальника представлено на рисунок 3.1.
Рисунок 3.1 - Порядок документального оформлення запасів, які надходять на від постачальника
Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.
Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:
1) накладна (вимога) – призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках;