Страница 7
Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 - Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів
Вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.
Маршрутизація вихідних документів можна представити у вигляді схеми (рисунок 2.5).
Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів
У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу
(поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).
2.5 Графік документообігу
Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який затверджується наказом керівника підприємства, зазначаються строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби.
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Він має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить конкретний первинний документ, визначити мінімальний термін його перебування у підрозділах, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації.
Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У ньому наводяться перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються документи.
З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.
На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємство розробляє графік документообігу.
Графік документообігу повинен містити:
- типові форми первинного обліку, затверджені наказами Державного комітету статистики України;
- бланки суворої звітності;
- спеціалізовані первинні документи, затверджені наказами Мінагрополітики України;
- документи розроблені підприємством самостійно.
Графік регламентує терміни складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині бухгалтерської служби підприємства, термін завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та подання фінансової звітності.
При складанні графіка документообігу необхідно врахувати терміни подання податкової, статистичної та фінансової звітності.
Для ефективності управління та контролю керівник підприємства повинен вибрати певний порядок обліку і документування господарських операцій з урахуванням особливостей діяльності підприємства. Це досягається шляхом запровадження облікової політики підприємства.
Так, відповідно до пункту 5 статті 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. Це означає, що для зручності відображення, управління і контролю за господарськими операціями підприємство самостійно розробляє методи такого контролю та форму обліку. Для цього керівництву підприємства необхідно вжити ряд заходів, а саме: розробити наказ про облікову політику на підприємстві та додатки до нього.
До наказу про облікову політику підприємство складає три додатки:
1) перелік осіб, які наділяються правом дозволу на проведення господарських операцій;
2) перелік осіб, яким дозволено отримувати та видавати товарно-матеріальні цінності;
3) графік документообігу.
Із складанням перших двох додатків у підприємств не виникає труднощів, оскільки це звичайний список осіб, уповноважених керівником підприємства вчиняти зазначені дії від імені підприємства [«Головбух» № 29].
Графік документообігу — це індивідуально розроблена схема взаємодії усіх підрозділів підприємства від моменту створення (отримання) документа до моменту його передачі в архів (у місця зберігання).
Графік документообігу може бути складений як для кожного структурного підрозділу підприємства (наприклад, для бухгалтерії), так і для того чи іншого нормативного або внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, щодо укладення договорів). За його основу береться перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. Графік документообігу складається у вигляді таблиці, на основі якої, в разі потреби, може бути створено різні схеми та графіки. Існують такі види графіків документообігу: типові, уніфіковані та індивідуальні. Застосування типових та уніфікованих графіків практикується в основному на підприємствах, що підпорядковуються одному органу управління, тощо. Індивідуальні графіки розробляються для окремо функціонуючого підприємства.
Графік документообігу повинен передбачати оптимальну кількість підрозділів та осіб, які його обробляють, і час роботи над ним. Переконувати в цьому не потрібно. Є різниця, коли покупець сплачує кошти і забирає товар у магазині, і коли він сплачує кошти в одному місці, видатковий документ виписують у другому, підписують — у третьому, а товар видають у четвертому.
Відповідальним за складання графіка документообігу є головний бухгалтер, а затверджує його керівник підприємства.
2.6 Організація контролю за виконанням документів
Забезпечення своєчасного та якісного виконання документів є основним завданням контролю. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
|