Страница 11
Электронная переписка с внешними корреспондентами в организациях ведется как централизованно с использованием официального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и децентрализованно, когда каждое структурное подразделение инициирует и ведет электронную переписку самостоятельно с использованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразделения ведет его руководитель или уполномоченный работник). Треть респондентов отметила, что работники, имеющие персональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести электронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ведения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешанный (централизованный и децентрализованный) подход к ведению электронной переписки в зависимости от ее содержания [39, c. 40].
При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же правила, что и при оформлении бумажных писем, тогда как почти половина респондентов отметила, что порядок оформления сообщений ЭП в организации не установлен. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими электронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. При этом около 19% респондентов отметили, что сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13% случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Значительное большинство (около 80%) респондентов использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой планируется в виде официальных бумажных документов. В половине случаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключительно для распечаток электронной переписки. Примерно треть респондентов отметила, что фушшровка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только около 15% респондентов осуществляет хранение и группировку документов, поступивших по ЭП, в электронном виде.
В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бумажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники многих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего продолжают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и сведения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех организациях, где внедрены и активно используются автоматизированные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с применением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки.
При использовании ЭП в качестве инструмента согласования проектов документов в большинстве случаев она используется для неофициального (предварительного) согласования или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государственного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутренние документы в ее пределах. Около 40% участвовавших в анкетировании организаций при работе с документами используют системы электронного документооборота (далее - СЭД). Примерно столько же планируют их внедрение. Среди используемых СЭД большинство - системы белорусского или российского производства либо же собственные разработки организаций. Чаще всего СЭД используются организациями для внутреннего (внутриведомственного) электронного документооборота, тогда как для внешних коммуникаций применяется Интернет-почта (в государственных органах - почта Mail.gov.by). Среди тех организаций, которые используют СЭД, около трети имеют возможность работать с ЭП, используя функционал СЭД и не прибегая к иному программному обеспечению и почти половина организаций с помощью СЭД осуществляет управление сообщениями ЭП (их регистрацию и учет, наложение резолюций, виз и т. д.) [39, c. 41].
Проведенное анкетирование выявило, что в подавляющем большинстве организаций происходит рост объемов электронной переписки. При этом подобный рост неравномерен для различных организаций и может колебаться от 1-2% до 200% в год. В государственных органах объем ежедневно отправляемой и получаемой ЭП как минимум в два раза превышает объем бумажной корреспонденции. Малые объемы электронной переписки, в том числе по сравнению с бумажной перепиской, чаще всего характерны для небольших организаций.
Удостоверение ЭП при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) на постоянной основе осуществляет достаточно небольшое количество организаций. Около трети респондентов используют ЭЦП "по случаю" (для подписания отдельных категорий документов). Чаще всего ЭЦП используется в организациях, подключенных к ведомственным (корпоративным) системам электронного документооборота или к специализированным системам межведомственного электронного документооборота (Mail.gov.by, система "Клиент-Банк" и т. д.). Аналогичным образом обстоит дело и с использованием шифрования1 при пересылке сообщений ЭП. Около четверти респондентов отметили, что ЭЦП для удостоверения сообщений ЭП они применять вообще не планируют.
В подавляющем большинстве организаций, в том числе в тех, где определен порядок использования ЭП, правила хранения электронных сообщений не регламентированы. В половине случаев сроки хранения электронных сообщений определяются работниками самостоятельно, и только в 30% случаев в этом участвуют служба ДОУ, архив и экспертная комиссия организации.
При ведении переписки посредством ЭП более половины опрошенных организаций используют собственный почтовый сервер (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, Postfix и др.). Те, кто его не имеют, пользуются услугами сторонних почтовых сервисов, как платных, так и бесплатных, в том числе публичными бесплатными серверами (например, tutby или mail.ru) пользуется около 20% респондентов. Как правило, это небольшие организации или организации с малой численностью офисных работников. При проведении анкетирования фиксировались мнения различных организаций о том, какие аспекты работы с электронными документами и ЭП недостаточно отражены в существующих нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу. Суммируя полученную информацию, можно отметить следующие наиболее частые и существенные замечания и предложения [39, c. 43]:
- отсутствует единый общереспубликанский удостоверяющий центр ЭЦП, что препятствует расширению сферы использования электронного документооборота;
- не решен вопрос совместимости различных средств ЭЦП;
- не стандартизированы форматы электронных документов;
- отсутствует государственный стандарт на коммуникативный формат обмена электронными документами между организациями;
- недостаточная урегулированность на законодательном уровне вопросов сдачи электронных документов в государственные архивы. В настоящее время де-факто в государственные архивы можно передать только электронную информацию (файлы, наборы файлов), но не электронные документы (в понятии Закона Республики Беларусь "Об электронном документе"), так как архивы не в состоянии проверить и подтвердить подлинность и целостность того или иного электронного документа;
|