Страница 15
Очевидно, что электронная почта обладает многочисленными достоинствами (доступность и простота использования, быстрота отправки и получения, экономия времени и бумаги и другие), но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов — к распространению вирусов. Предприятие может подвергаться данным рискам в силу ряда свойств электронной почты. Например, благодаря применению MIME-стандарта электронная почта может переносить большие объемы информации различных форматов данных в виде прикрепленных к сообщениям файлов. Такой возможностью сразу могут воспользоваться злоумышленники. Достоинство электронной почты превратилось в угрозу, поскольку электронная почта стала представлять собой практически идеальную среду для переноса различного рода «опасных» вложений, а именно компьютерных вирусов, вредоносных программ, «троянских» программ. Если надлежащий контроль за использованием электронной почты не обеспечен, это может привести к чрезвычайно серьезным последствиям и даже нанести непоправимый ущерб. Избавиться от данного риска можно лишь путем блокировки писем с «опасными» вложениями, а также антивирусной проверки прикрепленных файлов. На практике же оптимальным средством может оказаться блокировка определенных типов файлов. Это, как правило, исполняемые файлы (exe, com, bat) и файлы, содержащие макросы и OLE-объекты (файлы, созданные в приложениях MS Office).
Серьезную опасность для корпоративной сети предприятия представляют различного рода атаки с целью «засорения» почтовой системы. Это, в первую очередь, пересылка в качестве вложений в сообщениях электронной почты файлов больших объемов или многократно заархивированных файлов. Открытие таких файлов или попытка развернуть архив может привести к зависанию системы. Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет. Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового сервиса привели к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети.
Передача в электронных письмах графических файлов (чертежи), которые, как правило, приводят к значительной перегрузке сети, соответственно к дополнительным финансовым затратам.
К «засорению» трафика также ведет рассылка спама. Как правило, это письма, содержащие навязчивые предложения самых разнообразных услуг, товаров. Такого рода почта является «группой риска» с точки зрения переноса вирусов. Большое количество ненужной почты загружает каналы, "замусоривает" почтовые ящики, отнимает время на удаление ненужных писем и повышает вероятность случайного удаления нужных.
Таким образом, рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП «Центр электронного документооборота» Белорусского государственного университета внедряет электронные «продукты: электронное «Дело», «Дело-Web», Архивное дело, система «Карма» и прочие. Широкое применение получил программный продукт «Канцлер», который представлен: пакетом прикладных программ «Канцлер»; программным комплексом «Канцлер Мини»; системой электронного документооборота «Канцлер Экспресс».
Но возникает ряд вопросов. Окажется ли электронный документооборот по карману предприятию и будет ли он настолько эффективно работать?
Во-первых, внедрение электронного документооборота является не таким уж и дешевым удовольствием, да и не мало средств необходимо потратить на обучение сотрудников, так как далеко не все готовы принять что-то новое. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения, а ведь система электронного документооборота (СЭД) имеет некую особенность: система либо должна работать (быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации), либо эффективность от ее использования будет минимальной. Во-вторых, важнейшей проблемой является фактор руководства. Отсутствие воли руководителей, а также незнание может привести предприятие к последствиям разного уровня тяжести: система будет внедренной только в некоторых подразделениях или только на некоторых уровнях, либо всего лишь для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. В-третьих, самая распространенная и типичная проблема: сложность задачи, которая не сочетается финансовыми возможностями предприятия. Ведь на СП «Софтформ» ООО нет специального выделенного отдела информационных технологий, с которым можно взаимодействовать для формализации требований к системе. В-четвертых, не смотря на то, что в 2009 году был принят закон «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи», была и остается проблема необходимости обеспечения юридической силы электронных документов.
В заключении хочется отметить, что на предприятии существуют как сильные, так и слабые стороны использования электронной почты. Но, если события в отношении внедрения СЭД будут происходить медленно и верно, то уже через пару лет СП «Софтформ» ООО решит многие задачи и проблемы:
1. Объемы бумажного документооборота сократятся в несколько раз.
2. Повысится удобство оформления заявок на платежи.
3. Появится возможность присоединения и просмотра дополнительных документов, имеющих отношение к заявке, в электронном виде (скан-копии).
4. Значительно уменьшатся временные затраты на оформление и согласование документов.
5. Снизится трудоемкость выполнения контрольных функций согласующими подразделениями. 2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации
В СП «Софтформ» ООО офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.
Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками.
Электронная работа с входящей документацией:
1. Получение документа.
2. Экспедиционная обработка.
3. Рассмотрение документа.
4. Регистрация.
5. Передача адресату (конкретное подразделение).
6. Рассмотрение руководителем подразделения.
7. Назначение и передача исполнителю.
8. Исполнение документа.
9. Контроль за исполнением.
10. Направление документа в дело.
Электронная работа с исходящей документацией:
1. Создание проекта документа.
2. Проверка офис-менеджером.
3. Согласование (визирование при необходимости).
4. Подписание руководителем документа.
5. Регистрация документа.
6. Направление документа в дело.
Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее (рис. 2.2).
В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа.
|